Facilitair specialist

All About Work; Amsterdam; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

All About Work zoekt een facilitair specialist die regie houdt op operationele facilitaire dienstverlening, contracten en budgetten. Je fungeert als spil tussen gebruikers, leveranciers en collega's, bewaakt voortgang en behandelt klachten klantgericht.

Je hebt ervaring met FMIS zoals TOPdesk, budgetbeheer en aanbestedingen en werkt nauw samen met contractmanagers en servicemedewerkers. Een HBO-niveau en vloeiende Nederlandse taal zijn vereist.

Qualifications

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal (C1-niveau).
• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare rol.
• Kennis van FMIS zoals TOPdesk.
• Ervaring met aansturen van leveranciers.
• Kennis van en ervaring met budgetbeheer/financiën is een pré.

Responsibilities

• Verantwoordelijk voor dagelijkse uitvoering van de facilitaire contracten, met focus op gebouwbeheer en werkomgeving.
• Aanspreekpunt voor interne klant en afhandeling van meldingen vanuit Topdesk.
• Regievoerder van kleine facilitaire contracten/projecten en ondersteuning aan facilitair specialisten.
• Beheer van budgetten en financiële rapportages; aanbestedingen deelnemen.
• Samenwerken met project-, contractmanagers en servicedesks; externen aansturen waar nodig.

Skills

Facilitair beheer

Leveranciersleiding

Teamwork

Proactief

Education

HBO niveau

Tools

TOPdesk

Job description

Over de functie

Je gaat aan de slag als facilitair specialist binnen Facilitaire Zaken en vervult een spilfunctie tussen gebruikers, leveranciers en collega's op de afdeling. Je voert regie op de operationele facilitaire dienstverlening, meldingenbeheer en aanverwante projecten en contracten. Daarbij bewaak je de voortgang, stuur je bij waar nodig en signaleer je actief kansen en knelpunten in de werkomgeving. Je bent aanspreekpunt bij facilitaire vragen en klachten en handelt deze oplossings- en klantgericht af. Daarnaast heb je affiniteit met financiële administraties in verband met projectbudgetten en het kunnen opstellen van projectbegrotingen.

Wat ga je doen

• Je bent vanuit de regierol operationeel verantwoordelijk voor de dagelijkse uitvoering van de facilitaire contracten voor met name het cluster gebouwbeheer en werkomgeving.
• Je fungeert in de regierol als aanspreekpunt voor de interne klant en meldingen vanuit Topdesk worden door jou beoordeelt en behandeld.
• Je bent regievoerder en beheerder van kleine facilitaire contracten en/of aanverwante projecten en verleent ondersteunende werkzaamheden aan de facilitair specialisten.
• Je hebt kennis van en affiniteit met budgetbeheer/financiën.
• Je draagt zorg voor een actuele en correcte administratie zodat de contracten goed beheerd en uitgevoerd worden en neemt deel aan aanbestedingen.
• Je fungeert als operationeel aanspreek punt voor externe partijen.
• Je controleert werkzaamheden, deadlines en ziet toe op het nakomen van gemaakte afspraken.
• Je werkt intensief samen met de collega's op de afdeling, bent de spil tussen de verschillende contractmanagers, facilitair servicemedewerkers en servicedesks.
• Je ondersteunt bij budgetbewaking, financiële rapportages, verplichtingenregistratie.
• Vanuit jouw rol verricht je je werkzaamheden op kantoor. Werktijden variëren op ma-vr tussen 07:30 uur - 17:00 uur. (incidenteel buiten deze tijden en in het weekend)
• Je richt je op de harde kant van facility management. Samen met het team ben je verantwoordelijk voor het zorgvuldig beheren van het gebouw en de werkomgeving en voor het continu waarborgen van de veiligheid.
• Je focus ligt op de continuïteit op operationeel gebied.
• Dit doe je in nauwe samenwerking met projectmanagers, contractmanagers en facilitair specialisten en medewerkers.

Over jou

• Je fungeert als de spin in het web tussen gebruikers, leveranciers en collega's op de afdeling.
• Je beschikt over aantoonbare kennis van facilitair/huisvesting en werkt vanuit een proactieve en zelfstandige houding.
• Je komt terecht in een dynamisch en gedreven team binnen de afdeling Facilitaire Zaken.
• Je werkt in een sociale en betrokken omgeving met fijne collega's.

Eisen

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Je hebt aantoonbaar HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring opgedaan in een vergelijkbare rol.
• Je hebt kennis van FMIS zoals TOP-desk.
• Je hebt ervaring met het aansturen van leveranciers.
• Je hebt kennis van en ervaring met budgetbeheer/financiën is een pré.

Wensen

• Je hebt een diploma op facilitair gebied of bouwkundig.
• Je hebt ervaring met/in gebouwbeheer en werkomgeving.
• Je hebt ervaring met werkvergunningen.
• Je bent in het bezit van VCA VOL (of bent bereid deze te behalen).

Competenties

• Je kijkt vanuit een facilitaire bril, signaleert kansen/knelpunten en pakt deze zelfstandig op.
• Je bent een teamspeler, die samen met de rest van het team een mooie prestatie wilt neerzetten.
• Je bent proactief en klant- en doelgericht.
• Je beschikt over een sterk facilitair inzicht en het vermogen om operationele afwijkingen, risico's en knelpunten tijdig te signaleren en hier adequaat op te sturen.
• Je weet prioriteiten te stellen, de voortgang van werkzaamheden te bewaken en externe leveranciers en interne stakeholders effectief aan te sturen.