Document Controller

Dura Vermeer Groep NV; Utrecht; On-site; EUR 48,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

43 verlofdagen

Laptop

Pensioenregeling

Mobiliteitsbudget

Elektrische leaseauto

Dura Vermeer Academie

Bedrijfsfitness

Goede werk-privébalans

Job summary

Dura Vermeer in Utrecht zoekt een Document Controller die zorgt dat grote tenders en infra-projecten altijd met actuele documenten werken. Je beheert het DMS, traint teams in gebruik en bewaakt documenten en data in SharePoint.

Je werkt projectmatig aan opdrachten in Nederland en levert een bijdrage aan continue verbetering van templates en koppelingen met applicaties als Relatics en Power BI.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde MBO 4 opleiding.
• Affiniteit met infra, bouw of techniek; ervaring in de sector is een pré.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met documentmanagement.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare software ervaring met SharePoint, MS Forms en Power Automate.
• Vermogen deadlines te bewaken, prioriteiten te stellen en collega’s aan te spreken op afspraken.
• Goede communicatieve vaardigheden en eigenaarschap.
• Secuur, systematisch en houdt het overzicht op prioriteiten.

Responsibilities

• Toegang geven tot het DMS (Dura Vermeer template in SharePoint).
• Verwerken van contractdocumenten incl. nota’s van inlichtingen.
• Team opleiden in het gebruik van het DMS.
• Controleren op onjuist gebruik van het DMS en verbeteren hiervan door opleiding en data aanpassing.
• Maken van projectpecifieke weergaven in het DMS.
• Controleren van documentnummering, versies, status en volledigheid.
• Bewaken dat documenten op tijd worden ingediend, beoordeeld en vrijgegeven.
• Overleg met procesmanager/ Project informatiemanagement team over DMS en koppelingen met Relatics, PowerBI, Forma.
• Signaleren van ontbrekende documenten en opvolgen van acties bij projectteam en externe partijen.
• Verzenden en ontvangen documenten van en aan klant en stakeholders.

Skills

Affiniteit met infra/bouw/techniek

Documentmanagement

SharePoint

MS Forms

Power Automate

Deadline management

Communicatieve vaardigheden

Eigenaarschap

Nauwkeurigheid

Education

MBO 4 opleiding

Tools

SharePoint

MS Forms

Power Automate

Job description

Als Document Controller zorg jij dat projectteams op grote landelijke tenders en complexe infraprojecten altijd met de juiste en actuele documenten werken. Je richt het documentmanagementsysteem goed in, bewaakt afspraken en helpt collega’s om informatie zorgvuldig vast te leggen en te delen. Zet jij jouw ervaring met documentmanagement en SharePoint in om onze projecten aantoonbaar in control te houden?

Dit wordt jouw baan

Je houdt van projectmatig werken, werken in diverse teams aan mooie, uitdagende omvangrijke infra projecten. Als document controller zorg je op grote landelijke tenders en projecten voor een up to date documentmanagementsysteem (DMS), waarin tijdig de juiste contractdocumenten beschikbaar zijn voor het team en waarbij je het team ondersteunt in het vastleggen en verspreiden van alle projectdocumenten, zodat we in control blijven.Je ervaringen op de tenders en projecten deel je met de productowner SharePoint om samen de documentmanagementtool te verbeteren voor toekomstige projecten.Voor deze functie zijn wij op zoek naar iemand met ervaring op het gebied van documentmanagement en softwareprogramma's zoalsSharePoint, MSForms enPower Automate.

Als document controller heb je o.a. de volgende taken binnen een projectteam:

• Het team de juiste toegang geven tot het DMS (Dura Vermeer template in SharePoint).
• Verwerken van contractdocumenten incl. nota’s van inlichtingen.
• Het team opleiden in het gebruik van het DMS. Het gehele team slaat zelf haar eigen gemaakte documenten op.
• Het controleren op onjuist gebruik van het DMS en het verbeteren hiervan, door opleiding teamleden en aanpassen van data in het DMS.
• Het maken van projectpecifieke weergaven in het DMS om het team zo goed/snel mogelijk te voorzien van gevraagde gegevens uit het DMS.
• Controleren van documentnummering, versies, status en volledigheid volgens de projectafspraken.
• Bewaken dat documenten op tijd worden ingediend, beoordeeld en vrijgegeven.
• Overleg met procesmanager/ Project informatiemanagement team binnen het project over het DMS in combinatie met koppelingen met andere applicaties zoals Relatics, PowerBI, Forma om als team te zorgen dat de informatie van documenten, data en modellen op elkaar afgestemd blijven gedurende looptijd van de tender en/of het project.
• Signaleren van ontbrekende documenten en opvolgen van acties bij het projectteam en externe partijen.
• Het verzenden en ontvangen documenten van en aan onze klant en stakeholders (Via SPO of via gewenste applicatie van de klant).

Meer bij Dura Vermeer

Dura Vermeer is een onafhankelijk familiebedrijf. En dat merk je. In hoe we samenwerken, naar elkaar omkijken en bouwen met oog voor de volgende generaties. Al sinds 1855 bouwen we aan Nederland, in woningbouw, utiliteitsbouw, infrastructuur en techniek. Onze onafhankelijkheid en lange termijn visie vormen daarbij de basis.

Met een omzet van € 2,6 miljard en ruim 3.700 collega’s behoren we tot de top van de Nederlandse bouwsector. Maar uiteindelijk draait het bij ons niet om die cijfers. Het draait om mensen. Om collega’s die samen werken aan projecten waar je trots op bent – iconisch én dichtbij – en bijdragen aan oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken.

Onze ambities zijn groot. En die maken we alleen waar met betrokken mensen. Daarom investeren we in goed werkgeverschap en een werkomgeving waarin jij je thuis voelt. Waar je jezelf kunt zijn, je veilig voelt en je uitspreekt. Zodat jij het beste uit jezelf haalt en samen met ons meermaakt.

Je werkplek is per project verschillend; heel Nederland is je werkgebied. Ondanks dat er landelijk en projectmatig gewerkt wordt zien jullie elkaar regelmatig in Utrecht en help je mee met jou ervaringen vanuit de projecten in het doorontwikkelingen van onze templates en toepassingen. Deze dagen geeft jou en het team de kans om informeel kennis te delen en te bespreken waar je tegen aan loopt. Binnen dit team is er veel ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.

Meer bij Dura Vermeer

Dit breng jij mee

• Minimaal een afgeronde MBO 4 opleiding;
• Affiniteit met infra,bouw of techniek; ervaring in de sector is een pré.;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met documentmanagement;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare software ervaring alsSharePoint, MS Forms en Power Automate;
• Het vermogen om deadlines te bewaken, prioriteiten te stellen en collega’s aan te spreken op afspraken.
• Je bezit goede communicatieve vaardigheden en toont eigenaarschap;
• Je bent secuur, systematisch en houdt het overzicht op prioriteiten.

Dit bieden wij jou

• Het salaris voor deze functie ligt tussen €4.291,- en €5.364,- bruto per maand (op basis van 40 uur), exclusief 8% vakantiegeld. Het exacte salaris is afhankelijk van jouw kennis, niveau en werkervaring.
• 43 verlofdagen volgens de Cao Bouw & Infra. Van deze dagen worden er 13 uitbetaald in je individuele budget, je kunt ervoor kiezen om deze dagen terug te kopen;
• Een laptop en een smartphone;
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een standaardverzekering van alle werknemersrisico's, pensioenregelingen, een extra aanvulling bij arbeidsongeschiktheid en een bijdrage voor het vakbondslidmaatschap;
• Je hebt de keuze tussen een mobiliteitsbudget, NS Business Card of een elektrische leaseauto;
• Bij een contract voor Onbepaalde tijd kun je een gloednieuwe (elektrische) fiets uitzoeken dankzij onze samenwerking met lease-a-bike;
• Veel aandacht voor jouw groei dankzij onze eigen Dura Vermeer Academie met volop opleiding- en trainingsmogelijkheden binnen je vakgebied, maar bijvoorbeeld ook op het gebied van vitaliteit;
• Bedrijfsfitnessregeling met keuze uit een sportaanbod van ruim 3.500 sportlocaties door heel Nederland;
• Een goede werk-privébalans dankzij een flexibel werken beleid en soepele regelingen voor arbeidsduur, werktijden, calamiteiten, mantelzorg of sabbatical;
• Een vast bedrag Budget Duurzame Inzetbaarheid voor zaken die eraan bijdragen gezond en gemotiveerd te blijven;
• Voor verse vaders en partners:100% doorbetaling van je salaris tijdens de 5 weken van het aanvullend geboorteverlof, in plaats van de standaard 70%.

Wil jij ook meer uit je werk halen?

Deze eisen geven een richting van het profiel dat wij zoeken voor deze functie. Voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren. Dura Vermeer:maak meer mogelijk

Bij Dura Vermeer werven en selecteren we onze kandidaten graag zonder de goedbedoelde hulp van ‘onderaannemers’. Bij acquisitie behouden we ons het recht voor om meerwerk in rekening te brengen

Bekijk onze openstaande vacatures of lees meer over onze projecten.