Document Controller

duravermeer; Netherlands; On-site; EUR 48,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris

Vakantiedagen 43

Laptop & smartphone

Secundaire voorwaarden

Keuze mobiliteit

Elektrische leaseauto

Fiets bij vast contract

Dura Vermeer Academie

Bedrijfsfitness

Werk-privébalans

Budget Duurzame Inzetbaarheid

Bijzonder geboorteverlof

Job summary

Dura Vermeer zoekt een Document Controller die zorgt voor een up-to-date documentmanagementsysteem op grote tenders en infrastructuurprojecten. Je geeft teams toegang tot het DMS, verwerkt contractdocumenten en leidt collega’s op in het gebruik van het systeem.

Je werkt aan projectgerichte weergaven, bewaakt documentnummering en status, en onderhoudt koppelingen met Relatics, PowerBI en Forma voor een soepele projectinformatieflow.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde MBO 4 opleiding;
• Affiniteit met infra,bouw of techniek; ervaring in de sector is een pré.;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met documentmanagement;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare software ervaring zoals SharePoint, MS Forms en Power Automate;
• Het vermogen om deadlines te bewaken, prioriteiten te stellen en collega’s aan te spreken op afspraken.
• Je bezit goede communicatieve vaardigheden en toont eigenaarschap;
• Je bent secuur, systematisch en houdt het overzicht op prioriteiten.

Responsibilities

• Het team de juiste toegang geven tot het DMS (Dura Vermeer template in SharePoint).
• Verwerken van contractdocumenten incl. nota’s van inlichtingen.
• Het team opleiden in het gebruik van het DMS.
• Het controleren op onjuist gebruik van het DMS en het verbeteren hiervan.
• Het maken van projectpecifieke weergaven in het DMS om het team zo goed/snel mogelijk te voorzien van gevraagde gegevens.
• Controleren van documentnummering, versies, status en volledigheid volgens de projectafspraken.
• Bewaken dat documenten op tijd worden ingediend, beoordeeld en vrijgegeven.
• Overleg met procesmanager/ Project informatiemanagement team binnen het project over het DMS.
• Signaleren van ontbrekende documenten en opvolgen van acties bij het projectteam en externe partijen.
• Het verzenden en ontvangen documenten van en aan onze klant en stakeholders.

Skills

Documentmanagement

SharePoint

MS Forms

Power Automate

Deadline management

Communicatie

Verantwoordelijkheid

Education

MBO 4

Tools

Relatics

PowerBI

Forma

Job description

Als Document Controller zorg jij dat projectteams op grote landelijke tenders en complexe infraprojecten altijd met de juiste en actuele documenten werken. Je richt het documentmanagementsysteem goed in, bewaakt afspraken en helpt collega’s om informatie zorgvuldig vast te leggen en te delen. Zet jij jouw ervaring met documentmanagement en SharePoint in om onze projecten aantoonbaar in control te houden?

Dit wordt jouw baan

Je houdt van projectmatig werken, werken in diverse teams aan mooie, uitdagende omvangrijke infra projecten. Als document controller zorg je op grote landelijke tenders en projecten voor een up to date documentmanagementsysteem (DMS), waarin tijdig de juiste contractdocumenten beschikbaar zijn voor het team en waarbij je het team ondersteunt in het vastleggen en verspreiden van alle projectdocumenten, zodat we in control blijven. Je ervaringen op de tenders en projecten deel je met de productowner SharePoint om samen de documentmanagementtool te verbeteren voor toekomstige projecten. Voor deze functie zijn wij op zoek naar iemand met ervaring op het gebied van documentmanagement en softwareprogramma's zoals SharePoint, MSForms en Power Automate.

Als document controller heb je o.a. de volgende taken binnen een projectteam:

• Het team de juiste toegang geven tot het DMS (Dura Vermeer template in SharePoint).
• Verwerken van contractdocumenten incl. nota’s van inlichtingen.
• Het team opleiden in het gebruik van het DMS. Het gehele team slaat zelf haar eigen gemaakte documenten op.
• Het controleren op onjuist gebruik van het DMS en het verbeteren hiervan, door opleiding teamleden en aanpassen van data in het DMS.
• Het maken van projectpecifieke weergaven in het DMS om het team zo goed/snel mogelijk te voorzien van gevraagde gegevens uit het DMS.
• Controleren van documentnummering, versies, status en volledigheid volgens de projectafspraken.
• Bewaken dat documenten op tijd worden ingediend, beoordeeld en vrijgegeven.
• Overleg met procesmanager/ Project informatiemanagement team binnen het project over het DMS in combinatie met koppelingen met andere applicaties zoals Relatics, PowerBI, Forma om als team te zorgen dat de informatie van documenten, data en modellen op elkaar afgestemd blijven gedurende looptijd van de tender en/of het project.
• Signaleren van ontbrekende documenten en opvolgen van acties bij het projectteam en externe partijen.
• Het verzenden en ontvangen documenten van en aan onze klant en stakeholders (Via SPO of via gewenste applicatie van de klant).

Meer bij Dura Vermeer

Dura Vermeer is een onafhankelijk familiebedrijf. En dat merk je. In hoe we samenwerken, naar elkaar omkijken en bouwen met oog voor de volgende generaties. Al sinds 1855 bouwen we aan Nederland, in woningbouw, utiliteitsbouw, infrastructuur en techniek. Onze onafhankelijkheid en lange termijn visie vormen daarbij de basis.

Met een omzet van € 2,6 miljard en ruim 3.700 collega’s behoren we tot de top van de Nederlandse bouwsector. Maar uiteindelijk draait het bij ons niet om die cijfers. Het draait om mensen. Om collega’s die samen werken aan projecten waar je trots op bent – iconisch én dichtbij – en bijdragen aan oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken.

Onze ambities zijn groot. En die maken we alleen waar met betrokken mensen. Daarom investeren we in goed werkgeverschap en een werkomgeving waarin jij je thuis voelt. Waar je jezelf kunt zijn, je veilig voelt en je uitspreekt. Zodat jij het beste uit jezelf haalt en samen met ons meer maakt.

Hier zit je op je plek

Je werkplek is per project verschillend; heel Nederland is je werkgebied. Ondanks dat er landelijk en projectmatig gewerkt wordt zien jullie elkaar regelmatig in Utrecht en help je mee met jou ervaringen vanuit de projecten in het doorontwikkelingen van onze templates en toepassingen. Deze dagen geeft jou en het team de kans om informeel kennis te delen en te bespreken waar je tegen aan loopt. Binnen dit team is er veel ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.

Dit breng jij mee

• Minimaal een afgeronde MBO 4 opleiding;
• Affiniteit met infra,bouw of techniek; ervaring in de sector is een pré.;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met documentmanagement;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare software ervaring zoals SharePoint, MS Forms en Power Automate;
• Het vermogen om deadlines te bewaken, prioriteiten te stellen en collega’s aan te spreken op afspraken.
• Je bezit goede communicatieve vaardigheden en toont eigenaarschap;
• Je bent secuur, systematisch en houdt het overzicht op prioriteiten.

Dit bieden wij jou

• Het salaris voor deze functie ligt tussen €4.291,- en €5.364,- bruto per maand (op basis van 40 uur), exclusief 8% vakantiegeld. Het exacte salaris is afhankelijk van jouw kennis, niveau en werkervaring.
• 43 verlofdagen volgens de Cao Bouw & Infra. Van deze dagen worden er 13 uitbetaald in je individuele budget, je kunt ervoor kiezen om deze dagen terug te kopen;
• Een laptop en een smartphone;
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een standaardverzekering van alle werknemersrisico's, pensioenregelingen, een extra aanvulling bij arbeidsongeschiktheid en een bijdrage voor het vakbondslidmaatschap;
• Je hebt de keuze tussen een mobiliteitsbudget, NS Business Card of een elektrische leaseauto;
• Bij een contract voor Onbepaalde tijd kun je een gloednieuwe (elektrische) fiets uitzoeken dankzij onze samenwerking met lease-a-bike;
• Veel aandacht voor jouw groei dankzij onze eigen Dura Vermeer Academie met volop opleiding- en trainingsmogelijkheden binnen je vakgebied, maar bijvoorbeeld ook op het gebied van vitaliteit;
• Bedrijfsfitnessregeling met keuze uit een sportaanbod van ruim 3.500 sportlocaties door heel Nederland;
• Een goede werk-privébalans dankzij een flexibel werken beleid en soepele regelingen voor arbeidsduur, werktijden, calamiteiten, mantelzorg of sabbatical;
• Een vast bedrag Budget Duurzame Inzetbaarheid voor zaken die eraan bijdragen gezond en gemotiveerd te blijven;
• Voor verse vaders en partners:100% doorbetaling van je salaris tijdens de 5 weken van het aanvullend geboorteverlof, in plaats van de standaard 70%.