DIV-Adviseur/Recordmanager

Werken in Gelderland; Arnhem; On-site; EUR 40,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Bruto maandsalaris €3.560–€5.008 (scha

IKB 22% + vakantiegeld + eindejaarsuit

Job summary

Provincie Gelderland zoekt een DIV-adviseur/recordmanager voor Team Informatiebeheer. Je bewaakt en beheert digitale en analoge informatie, zorgt voor veilige opslag, toegankelijkheid en naleving van regels en bewaartermijnen.

Je vertaalt wet- en regelgeving naar de dagelijkse praktijk, bewaakt de kwaliteit van het digitale archief en werkt nauw samen met informatieadviseurs, kwaliteitsmedewerkers en archivarissen.

Qualifications

• Hbo werk- en denkniveau, met bij voorkeur een afgeronde opleiding in informatiebeheer, archivistiek of een vergelijkbare richting; VVA is een pré.
• Ervaring met archiefbeheer, digitale archiveringssystemen en informatiebeheerprocessen.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet.

Responsibilities

• Toezien op de juiste inrichting van informatiesystemen, inclusief het bewaken van metadata, bewaartermijnen, overbrenging en vernietigingsprocedures.
• Ontwikkelen, beheren en monitoren van informatiebeheerprocessen en het borgen van een consistente toepassing binnen de organisatie.
• Het opstellen van functionele eisen voor informatiesystemen en adviseren over de inrichting, ordening en ontsluiting van digitale informatie.
• Vertalen van wet- en regelgeving, kaders en richtlijnen naar werkbare oplossingen en het ondersteunen van collega’s.
• Adviseren bij digitaliserings- en conversietrajecten en het toetsen of gemaakte afspraken en kwaliteitseisen nageleefd worden.
• Aanspreekpunt voor het analoge archief en onderhouden contacten met Gelders Archief.

Skills

Archiefbeheer ervaring

Informatiebeheerprocessen

Kennis Archiefwet

Education

HBO werk- en denkniveau

Opleiding in informatiebeheer/archivistiek

Tools

Digitale archiveringssystemen

Job description

Wil jij een sleutelrol spelen in het informatiebeheer binnen de provincie Gelderland? Als DIV-adviseur/recordmanager bij Team Informatiebeheer zorg jij ervoor dat digitale informatie toegankelijk, duurzaam en zorgvuldig beheerd wordt. Zo werken wij samen aan een sterk informatiesysteem binnen onze eigen organisatie. Is je interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Wat ga je doen?

Als DIV-adviseur/recordmanager binnen Team Informatiebeheer ben jij de spil in het beheer van de informatie van provincie Gelderland. Je zorgt ervoor dat digitale en analoge informatie op een juiste, veilige en toekomstbestendige manier worden opgeslagen, beheerd, toegankelijk gehouden en waar nodig vernietigd. Daarbij speel je een belangrijke rol in het verankeren van informatiebeheer binnen processen en informatiesystemen. Je vertaalt wet- en regelgeving, kwaliteitskaders en beleidsrichtlijnen naar de dagelijkse praktijk en bewaakt de kwaliteit van het digitale archief door middel van controles, monitoring en procesbewaking.

Je werkt nauw samen met collega’s zoals informatieadviseurs, functioneel beheerders, kwaliteitsadviseurs, recordbeheerders en de archivaris. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor het analoge archief en onderhoud je contacten met de archiefinstelling, het Gelders Archief. Met jouw expertise draag je bij aan de verdere professionalisering van informatiebeheer binnen de organisatie en zorg je ervoor dat ontwikkelingen binnen én buiten de provincie tijdig worden vertaald naar verbeteringen in processen, systemen en beleid.

In deze rol ben je verantwoordelijk voor het:

• Toezien op de juiste inrichting van informatiesystemen, inclusief het bewaken van metadata, bewaartermijnen, overbrenging en vernietigingsprocedures.
• Ontwikkelen, beheren en monitoren van informatiebeheerprocessen en het borgen van een consistente toepassing binnen de organisatie.
• Het samen met functioneel beheerders opstellen van functionele eisen voor informatiesystemen en het adviseren over de inrichting, ordening en ontsluiting van digitale informatie.
• Vertalen van wet- en regelgeving, kaders en richtlijnen naar werkbare oplossingen en het ondersteunen van collega’s bij de toepassing daarvan in de praktijk.
• Adviseren bij digitaliserings- en conversietrajecten en het toetsen of gemaakte afspraken en kwaliteitseisen daadwerkelijk worden nageleefd.
• Optreden als aanspreekpunt voor het analoge archief, het onderhouden van contacten met het Gelders Archief en het bewaken van de opvolging van auditbevindingen.
• Samenwerken met recordbeheerders en kwaliteitsmedewerkers en het richting geven aan verbeteringen die bijdragen aan toekomstbestendig informatiebeheer binnen provincie Gelderland.

Wie zijn wij?

Team Informatiebeheer is een enthousiast en gedreven team met een passie voor informatiebeheer. Wij zorgen voor het centraal beheer van alle archiefwaardige informatie binnen de organisatie en bewaken daarbij de ordening, toegankelijkheid en naleving van wet- en regelgeving. We nemen de organisatie hierin actief mee en maken samen stappen richting verdere professionalisering.

Ons team bestaat uit ongeveer 35 collega’s en wordt momenteel ondersteund door een externe partner om een kwaliteitsslag te maken op diverse onderdelen van informatiebeheer. Zo bouwen we samen aan een toekomstgericht informatiebeheer.

Binnen provincie Gelderland werken we vanuit een duidelijk kompas: we weten wie we zijn, waar we naartoe willen en hoe we dat samen bereiken. Daarbij hoort een cultuur waarin we elkaar stimuleren om te experimenteren, te leren en continu te verbeteren. Door feedback actief op te halen en samen te reflecteren, versterken we onze werkwijze en stimuleren we innovatie.

Wat bieden wij jou?

Bij provincie Gelderland krijg je de kans om te werken bij een organisatie die zich actief inzet voor jouw ontwikkeling en werkplezier. Voor de functie van DIV-adviseur/recordmanager bieden wij uitstekende arbeidsvoorwaarden, waaronder:

• Salaris: Een bruto maandsalaris van minimaal €3.560,- en maximaal €5.008,- (salarisschaal 9), afhankelijk van jouw opleiding en ervaring (voor een 36-urige werkweek).
• Individueel Keuze Budget (IKB): 22% van je jaarsalaris, inclusief vakantiegeld (8%) en een structurele eindejaarsuitkering (8,3%). Jij hebt de vrijheid om te kiezen: laat je het uitbetalen, koop je extra verlof of gebruik je een deel voor het belastingvrij aflossen van je studieschuld? Zo kun je jouw arbeidsvoorwaarden volledig afstemmen op je persoonlijke wensen en behoeften.
• Vakantie en verlof: 4 weken vakantie per jaar, met de mogelijkheid om extra verlof op te bouwen.
• Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid (PBDI): €6.000,-. Dit budget kun je inzetten voor jouw ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid.
• Gezondheidsbudget: €300,- per jaar om jouw vitaliteit te ondersteunen.

De functie is voor de duur van één jaar, met zicht op een langdurig dienstverband.

Lees meer over wat wij te bieden hebben als werkgever.

Wie zoeken wij?

Als ervaren DIV-adviseur/recordmanager zorg je samen met collega’s van Team Informatiebeheer voor een toekomstbestendig en goed ingericht informatiebeheer binnen provincie Gelderland. Je bewaakt de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie en vertaalt ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie naar heldere kaders en werkwijzen.

Je adviseert over zorgvuldig informatiebeheer binnen de wettelijke kaders en weet daarbij verschillende belangen goed af te wegen. Met jouw zelfstandige en analytische aanpak realiseer je verbeteringen, terwijl je met je communicatieve vaardigheden effectief samenwerkt met diverse stakeholders.

Daarnaast beschik je over:

• Hbo werk- en denkniveau, met bij voorkeur een afgeronde opleiding in informatiebeheer, archivistiek of een vergelijkbare richting; VVA is een pré.
• Ervaring met archiefbeheer, digitale archiveringssystemen en informatiebeheerprocessen.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet.

Waar kom je te werken?

Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 1.500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en veilig te houden voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde, en uiteraard samen met allerlei organisaties en andere partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals energietransitie, mobiliteit en milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.

Heb je nog vragen?

Neem voor meer informatie over deze vacature contact op met Colette Evers-van Dam (teammanager Informatiebeheer), via 06-52801974 of [e-mail].

We horen graag van je!

Inclusiviteit en diversiteit

Inclusiviteit en diversiteit vinden we heel belangrijk. We staan voor een inclusieve organisatie, waarin iedereen zich veilig en thuis voelt, ongeacht afkomst, gender, seksuele oriëntatie, religie, leeftijd, sociaaleconomische achtergrond of afstand tot de arbeidsmarkt. Daarom nodigen we iedereen uit om te solliciteren die zich herkent in het bovenstaande vacatureprofiel.

Meer weten over werken bij provincie Gelderland? Bekijk dan onze website: https://www.gelderland.nl/themas/organisatie/werken-bij-de-provincie