Directiesecretaris

BlueTrail; Zuid-Holland; On-site; EUR 35,000 - 55,000; Full time

Job summary

BlueTrail zoekt een directiesecretaris die in een politiek-bestuurlijke omgeving opereert bij een grote organisatie met ambitieuze doelstellingen voor de stad. Je werkt nauw samen met de directeur Maatschappelijke Zorg en Jeugdhulp en twee directiesecretarissen, en je levert maatwerk door te adviseren en te ondersteunen waar nodig.

De kern van de functie omvat het adviseren op tactisch en strategisch niveau, het voorbereiden van overleggen en het leggen van verbanden, en het zorgen voor heldere

Job description

Jouw functie
Jij bent in staat om hierin maatwerk te leveren door het ene moment te ondersteunen en het andere moment te adviseren. En uiteraard communiceer jij makkelijk en open. Je werkt samen met o.a. 2 directiesecretarissen in het team van de directeur Maatschappelijke Zorg en Jeugdhulp (MZJ).

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving, in een grote organisatie met omvangrijke ambities voor de stad. Dat maakt dat er achter de schermen processen heel soepel moeten lopen. Als directiesecretaris ben je op de hoogte van de formele en informele procedures en ken je de mensen die daarvoor relevant zijn. Je bent dan ook ijzersterk in samenwerken, netwerken én schakelen en het coördineren op het snijvlak van inhoud en proces. Het ene moment ben je secretaris van groot directieoverleg of vergadering van de wethouder, het andere moment lees je mee met een politiek gevoelig stuk en weer een ander moment sta je aan de lat om een ingewikkeld vraagstuk zo snel mogelijk op te lossen met behulp van collega’s.

De kern van de functie bestaat uit 3 onderdelen:

- Ondersteunen van de directeur MZJ door te adviseren op tactisch en strategisch niveau, te zorgen dat overleggen zijn voorbereid en er verslagen worden gemaakt, te prioriteren en verbanden te leggen, en ad hoc dingen op te pakken. Je signaleert waardoor de directeur effectief kan zijn en durft haar daarop aan te spreken.

- Je bent de schakel tussen de verschillende afdelingen, het stadhuis en de directie. Je bereidt directieoverleggen en wethoudersstaven voor en legt de verbinding tussen inhoudelijke collega’s en collega’s van de bestuursondersteuning.

- Je geeft advies aan collega’s over hoe ze op een correcte en effectieve manier besluitvorming op directie en bestuurlijk niveau kunnen bewerkstelligen. Je adviseert hen in welke overleggremia zij kunnen benutten en wat er nodig is voor die gremia om goede keuzes te kunnen maken.