Directiesecretaris

CVO 't Gooi; Hilversum; On-site; EUR 31,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop bij indiensttreding

Eindejaarsuitkering

10 weken vakantie per jaar

Pensioenvoorziening

Ruimte voor persoonlijke groei

Job summary

Comenius College zoekt een ervaren directiesecretaris die de rector ondersteunt en als spil fungeert tussen rector, schoolleiding en bestuur. Je bewaakt vertrouwelijkheid en bewaakt de correctheid van documenten en besluiten.

Je werkt 0,6 fte verspreid over 3 à 4 dagen en hebt een rol bij Open dagen, ouderavonden en overige schoolbijeenkomsten. Er wordt een laptop verstrekt en je werkt volgens de CAO VO.

Qualifications

• MBO/HBO werk- en denkniveau vereist.
• Aantoonbare relevante werkervaring, bij voorkeur in onderwijs.
• Kennis van bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen is een pré.

Responsibilities

• Ondersteunen en adviseren van de rector als rechterhand en spil in de school.
• Notuleren, voorbereiden van dossiers en briefings, bewaakt agenda en voortgang.
• Coördineren van afspraken, signaleren van afstemming met bestuur en schoolleiding.

Education

MBO/HBO werk- en denkniveau

Job description

Wij zijn op zoek naar een ervaren directiesecretaris die de rector ondersteunt, adviseert en helpt om bestuurlijke en schoolbrede processen zorgvuldig te laten verlopen. De omvang van de baan is 0,6 fte verspreid over 3 a 4 dagen.

Je werkt rechtstreeks voor en namens de rector. Daarbij ben je een verbindende schakel tussen rector, schoolleiding, medewerkers, medezeggenschap, leerlingen, ouders, bestuur en externe partijen. Je gaat vanzelfsprekend zorgvuldig om met vertrouwelijke en gevoelige informatie.

Je weet wanneer je zelfstandig kunt handelen en wanneer afstemming of opschaling nodig is.

Op het Comenius College hebben we een hecht team dat aandacht heeft voor elkaar. Vertrouwen speelt daarbij een belangrijke rol. Er is veel ruimte om jezelf te ontwikkelen en om eigen initiatieven te ontplooien. Wij zien het als onze taak om onze leerlingen te helpen zich te ontwikkelen tot volwassenen die in balans zijn met zichzelf en hun omgeving en die een bijdrage kunnen leveren aan de maatschappij van vandaag en morgen. Dat wordt zichtbaar in de manier waarop wij werken en ons onderwijs vormgeven. En dit vindt allemaal plaats in een lichte, ruime school op een geweldige plek in het Corversbos.

Ben jij die collega die onze rector en schoolorganisatie graag komt versterken? Laat het ons weten en solliciteer op deze baan, dan gaan we graag met je in gesprek.

Je bent de rechterhand van de rector en de spil binnen de school. Je hebt een bijdrage aan het vormgeven van documenten en doet controles op volledigheid, samenhang, bevoegdheden, afstemming en uitvoerbaarheid en vraagt ontbrekende informatie zelfstandig uit. Je beheert een betrouwbaar archief en bewaakt vertrouwelijkheid, versiebeheer en vindbaarheid van stukken. Daarbij signaleer je tijdig wanneer afstemming nodig is met de bestuurder, schoolleiding, sectievoorzitters, medezeggenschap, HR, financiën of andere collega’s. Daarnaast ben je een belangrijk aanspreekpunt voor de rector, collega’s en bezoekers van het Comenius College. Je zorgt voor een gastvrije ontvangst en draagt bij aan een professionele uitstraling. Zo ontvang en begeleid je bijvoorbeeld sollicitanten en help je nieuwe collega’s tijdens hun eerste dagen op school op weg. Ook ben je aanwezig bij bijzondere momenten, zoals de Open Dag, waar je de school en de rector op een gastvrije en professionele manier vertegenwoordigt. Daarnaast help je mee bij het organiseren van bijvoorbeeld ouderavonden en voorlichtingsactiviteiten voor nieuwe leerlingen, basisscholen en ouders.

Je bewaakt de prioriteiten van de rector en de jaaragenda van de schoolleiding, besluitvormingsmomenten, beleids- en verantwoordingscycli en schoolbrede mijlpalen. Je bereidt overleggen inhoudelijk en organisatorisch voor, notuleert, stelt dossiers en briefings samen en zorgt voor heldere agenda's, beslispunten, besluiten- en actielijsten. Je coördineert afspraken en spreekt betrokkenen waar nodig aan op voortgang, kwaliteit en termijnen.

Je coördineert namens de rector dossiers en ondersteunt bij gevoelige situaties, klachten, incidenten, inspectiebezoeken, audits en strategische bijeenkomsten.

Je beschikt over mbo/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in managementondersteuning, communicatie of een vergelijkbare richting. Je hebt aantoonbare relevante werkervaring die passen bij de functie. Ervaring binnen het onderwijs is een grote pré.

Je hebt inzicht in bestuurlijke verhoudingen, besluitvormingsprocessen en medezeggenschap. Je kunt complexe informatie snel doorgronden en weet de kern helder op papier te zetten. Je schrijft uitstekend Nederlands en bent vaardig in het opstellen en redigeren van correspondentie, notities en bestuurlijke stukken. Je werkt gemakkelijk met digitale agenda-, document- en samenwerkingssystemen.

Je bent organisatiesensitief, analytisch, integer, discreet en toegankelijk. Je houdt overzicht, neemt initiatief en anticipeert op wat nodig is. Je communiceert tactvol en duidelijk, bent stevig wanneer de situatie daarom vraagt en kunt zonder hiërarchische positie mensen verbinden en voortgang organiseren. Je weet van aanpakken en ook onder tijdsdruk blijf je zorgvuldig, betrouwbaar en professioneel.

De primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Voortgezet Onderwijs. Voor deze functie is salarisschaal 7 passend met een bruto maandsalaris van € 2.798,- tot maximaal € 3.937,- op fulltime basis. Het salaris wordt bepaald aan de hand van geschiktheid en ervaring.

De omvang van de baan is 0,6fte verspreid over 3 a 4 dagen, waarbij 4 dagen de voorkeur heeft. De startdatum wordt in overleg afgestemd. Het betreft een aanstelling met uitzicht op een vast dienstverband. Voor je eerste werkdag ontvang je een laptop vanuit school.

Onze arbeidsvoorwaarden zijn afgeleid van de CAO Voortgezet Onderwijs en omvatten onder andere een eindejaarsuitkering, 10 weken vakantie per jaar op en een uitstekende pensioenvoorziening. Daarnaast is er veel ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling. Bij ons kun je 90 uur (op fulltime basis) naar eigen keuze besteden, om werkdruk te verlichten.

Ben jij beschikbaar en wil je solliciteren?

Mocht je eerst nog vragen hebben, neem dan contact op met Floor Tiesing (Rector) via [e-mail].