Directiesecretaresse

ZINN; Haren; Hybrid; EUR 39,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Marktconform salaris

Ontwikkeling en opleidingen

Korting op ziektekostenverzekeringen

Extra reiskostenvergoeding

Overdekte fietsenstalling

Opladen elektrische fiets

Aanschaf fiets/tablet/computer/sportab

Job summary

ZINN zoekt een directiesecretaresse die deel uitmaakt van het bestuurssecretariaat. Je werkt nauw samen met drie collega's voor professionele ondersteuning van het Management Team, cliëntenraden en commissies. Je werkzaamheden zijn afwisselend en je vervangt collega’s bij afwezigheid.

Je werkt hoofdzakelijk vanuit De Dilgt in Haren met ruimte voor thuiswerken en een hands-on, professionele sfeer. Je denkt mee over digitalisering en standaardisatie van processen.

Qualifications

• Een afgeronde relevante opleiding op MBO+ of HBO-niveau (secretarieel/officemanagement).
• Kennis en ervaring met automatiseringspakketten zoals Word, Excel, Office 365 en roosterpakketten.
• Kunnen werken zowel zelfstandig als in team met goed organisatievermogen.
• Stressbestendig met snel schakelen.
• Relevante recente werkervaring, bij voorkeur in een zorgorganisatie.
• Proactieve, klantgerichte en daadkrachtige houding; standvastig.
• Grote energie, humor en flexibiliteit.
• Representatief met gevoel voor verhoudingen.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden.

Responsibilities

• Ondersteunen van meerdere MT-leden met afhandeling van complexe agenda's, correspondentie en verslaglegging.
• Organiseren en ondersteunen van vergaderingen van cliëntenraden en commissies.
• Voorbereiden en organiseren van bijeenkomsten.
• Vervangen van collega’s bij afwezigheid en uitvoeren van administratieve werkzaamheden.
• Meedenken over verdere professionalisering van het bestuurssecretariaat door digitaliseren en standaardiseren.

Skills

Organisatievermogen

Teamwork

Communicatieve vaardigheden

Stressbestendigheid

Proactief handelen

Representatief

Digitaal standaardiseren

Humor en flexibiliteit

Education

MBO+ of HBO-niveau secretarieel/officemanagement

Tools

Word

Excel

Office 365

Roosterpakketten

Job description

Je start je dag met een kop koffie en een volle agenda. Een overleg voorbereiden, schakelen met een MT-lid, een bijeenkomst organiseren en tussendoor komt er natuurlijk iets onverwachts voorbij. Precies die afwisseling maakt jouw werk leuk! Jij houdt het overzicht, denkt vooruit en krijgt er energie van als alles soepel verloopt. Samen met je collega’s vorm je een betrokken en professioneel team waarin hard werken en humor prima samengaan. En zie je iets dat slimmer of handiger kan? Dan kun je dit bespreken in het team. Zo maak jij met jouw organisatietalent iedere dag het verschil.

Over de functie

Als directiesecretaresse maak je deel uit van het bestuurssecretariaat en werk je nauw samen met drie collega’s. Samen zorgen jullie voor professionele en goed georganiseerde ondersteuning van het Management Team, de cliëntenraden en verschillende commissies.

Je werkt voornamelijk vanuit De Dilgt in Haren of één van onze andere locaties. Daarnaast is er ruimte om een deel van je uren vanuit huis te werken. Het team heeft een professionele, informele sfeer en een echte hands-on mentaliteit.

Je werkzaamheden zijn afwisselend en bestaan onder andere uit:

• Ondersteunen van meerdere MT-leden, onder andere met complex agendabeheer, correspondentie, vergaderingen, verslaglegging en het bewaken van actiepunten;
• Organiseren, voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen van cliëntenraden en verschillende commissies;
• Voorbereiden en organiseren van bijeenkomsten;
• Uitvoeren van verschillende organisatorische en administratieve werkzaamheden en het vervangen van collega’s bij afwezigheid;
• Meedenken over de verdere professionalisering van het bestuurssecretariaat, bijvoorbeeld door werkzaamheden verder te digitaliseren en te standaardiseren.

Zo zorg je ervoor dat managers, cliëntenraden en commissies optimaal worden ondersteund én draag je bij aan een bestuurssecretariaat dat zich blijft ontwikkelen.

Wat vragen we van jou?

• Je beschikt over een afgeronde relevante opleiding op MBO+ of HBO-niveau (secretarieel/officemanagement);
• Je hebt kennis en relevante ervaring van automatiseringspakketten (o.a. Word, Excel, Office 365, roosterpakketten);
• Je werkt zelfstandig en kunt ook goed in een team samenwerken, hebt een goed organisatievermogen en beschikt over organisatiesensitiviteit;
• Je bent stressbestendig en kunt snel en makkelijk ‘schakelen’;
• Je hebt relevante en recente werkervaring – bij voorkeur binnen een zorgorganisatie;
• Je hebt een proactieve, klantgerichte en daadkrachtige werkhouding; en je staat stevig in je schoenen;
• Je beschikt over een gezonde dosis energie, humor en flexibiliteit;
• Je bent representatief, hebt gevoel voor verhoudingen binnen de organisatie;
• Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden.

Wie zijn wij?

Wij zijn dé organisatie voor hoogwaardige, persoonlijke (thuis)zorg, wonen en welzijn voor ouderen in Groningen, Haren en Hoogezand. Als energieke, eigenzinnige zorgorganisatie hebben we een duidelijke visie: aandacht voor elkaar geeft het leven glans. Zo prettig mogelijk ouder worden. Daar draait het om. Ruim 3.000 medewerkers en ruim 500 vrijwilligers, zetten zich dagelijks met hart en ziel in voor cliënten binnen en buiten onze locaties. ZINN is financieel gezond en onderscheidt zich door deskundige zorg in moderne gebouwen. Er is veel aandacht voor ontwikkeling en ontplooiing. Kennis delen is een belangrijk onderdeel van onze cultuur - vallen, opstaan en weer doorgaan horen daarbij.

Wat krijg je van ons?

• Je ontvangt een marktconform salaris tussen de € 3.502,45 en € 4.822,50 (FWG 50, CAO VVT) op basis van een 36-urige werkweek, afhankelijk van je leeftijd en ervaring. Daarnaast krijg je vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,33%.
• De mogelijkheid om jezelf verder te ontwikkelen met leerprogramma’s en opleidingen. Daarnaast bieden we je graag de ruimte om jouw eigen ideeën en initiatieven in te dienen en hiermee te experimenteren.
• Korting op je (ziektekosten)verzekeringen en een regeling voor extra reiskostenvergoeding.
• Kom je op de fiets? Dan hebben we een overdekte fietsenstalling, mét de mogelijkheid om je elektrische fiets op te laden.
• Tot slot: de mogelijkheid om voordelig een fiets, tablet, computer, smartphone of sportabonnement aan te schaffen.

Meer weten en solliciteren

De sollicitatiegesprekken vinden plaats op donderdagochtend 26 november op locatie De Dilgt in Haren

Voor vragen over de functie of procedure kun je contact opnemen met Trudy van Deelen, Bestuurssecretaris, bereikbaar via 06-49059715. Voor meer informatie over ZINN verwijzen we je naar www.zinnzorg.nl.

Goed om te weten

Zijn we een match? Om bij ons in dienst te treden, is een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld. De vacature wordt gelijktijdig intern en extern gepubliceerd. Interne kandidaten krijgen bij gelijke geschiktheid voorrang.