Directiesecretaresse

Staedion; Den Haag; On-site; EUR 45,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Fietsplan tot €500 terug

OV-vergoeding volledig

Vierdaagse werkweek mogelijk

Loopbaanbudget €900/jaar

Mentale coaching en platformen

Flexibele sportmogelijkheden

Job summary

Staedion zoekt een gedreven secretaresse voor de directie Strategie, Wijk- en Vastgoedsturing in Den Haag. Je zorgt dat agenda, post, telefoon en documenten soepel verlopen en ondersteunt de managers bij de voorbereiding en opvolging van vergaderingen.

Je werkt mee aan korte projecten, bewaakt de huisstijl en fungeert als visitekaartje naar externen. Daarnaast help je de organisatie betaalbaar en prettig wonen mogelijk te maken door efficiënte ondersteuning.

Qualifications

• Een mbo- of hbo-diploma richting secretaresse/managementassistent.
• Goede digitale vaardigheden met software zoals Teams en Outlook.
• Sterke communicatieve, administratieve en organisatorische vaardigheden.
• Open houding ten opzichte van vernieuwing en verbetering van processen.
• Talent voor tijdmanagement bij complexe planningen.

Responsibilities

• Beheren van agenda, post, telefoon en documentverwerking.
• Proactief signaleren en informeren; opstellen van correspondentie en rapports.
• Voorbereiden en opvolgen van vergaderingen; Taken toewijzen bij afwezigheid collega-secretaresses.
• Ondersteunen van korte werkgroepen en projecten; relatiebeheer externen verzorgen.
• Bewaken van huisstijl en fungeren als schrijfcoach voor collega's.

Skills

MS Teams

Outlook

Communicatie

Organisatie

Tijdmanagement

Education

MBO/HBO diploma richting secretaresse/managementassistent

Tools

Microsoft Teams

Outlook

Job description

Wil jij het kloppende hart zijn van een team dat zich inzet voor betaalbaar en prettig wonen in Den Haag? Als secretaresse voor de directie Strategie, Wijk- en Vastgoedsturing zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt en maak je echt het verschil. Ben jij georganiseerd, servicegericht en houd je van afwisseling? Lees dan snel verder!

Je baan in het kort

• Je bent verantwoordelijk voor een soepel lopende agenda, het beheer van post en telefoon, en het accuraat verwerken van documenten.
• Je signaleert en informeert proactief, stelt zelfstandig correspondentie en rapportages op en zorgt voor een vlekkeloze voorbereiding en opvolging van vergaderingen.
• Bij afwezigheid van collega-secretaresses neem jij moeiteloos taken over.
• Met jouw organisatietalent zorg je voor de perfecte planning en uitvoering van vergaderingen, evenementen en trainingen.
• Je werkt mee in kortlopende werkgroepen om projecten te ondersteunen.
• Je bent het visitekaartje van Staedion: je ontvangt externe relaties gastvrij en onderhoudt zorgvuldig het relatiebeheer.
• Met jouw oog voor detail signaleer je actiepunten, bewaak je de huisstijl en ondersteun je collega's als schrijfcoach.

Jouw werk maakt de stad

Als secretaresse voor de directeur Strategie, Wijk- en Vastgoedsturing en de 2 managers van de directie draag je indirect bij aan de tevredenheid van onze huurders in Den Haag. Door jouw efficiënte ondersteuning zorg je ervoor dat de organisatie soepel draait en onze medewerkers zich kunnen richten op hun kerntaak: betaalbaar en prettig wonen mogelijk maken. Jouw bijdrage in het voorbereiden en stroomlijnen van vergaderingen, communicatie en evenementen draagt bij aan betere samenwerking en besluitvorming, wat uiteindelijk ten goede komt aan onze huurders. Daarnaast versterk je het relatiebeheer en ondersteun je initiatieven die bijdragen aan een betere leefomgeving in de stad.

Dit bieden wij

Een maatschappelijke functie waarin je meebouwt aan een nóg mooiere stad. Dat doe je vanuit ons gezellige kantoor in hartje Den Haag, tegenover het Centraal Station. Duurzaamheid vinden we erg belangrijk, en daarom belonen we je voor elke kilometer die je fietst. Ook vergoeden we je ov-kosten volledig. Als kers op de taart hebben we een aantrekkelijk fietsplan: koop je een nieuwe fiets, dan geven wij je tot € 500 terug. Verder krijg je:

• Een salaris tussen de €3.998,- en €5.042,- bruto, op basis van 36 uur (Schaal H), deze functie is voor 28 uur;
• Eenvakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 4%;
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband;
• Een vierdaagse werkweek, als je dat wilt. Zo kun je werk en privé nog beter in balans houden;
• Een loopbaanontwikkelingsbudget van € 900 per jaar op basis van een fulltime dienstverband;
• Flexibelesportmogelijkheden én onbeperkte toegang tot professionele mentale coaching en platformen.

Dit heb je nodig

• Een mbo of hbo diploma richting secretaresse/managementassistent, aangevuld met 5 jaar relevante werkervaring;
• Goede digitale vaardigheden, met name met Microsoft Teams en Outlook. Even de meest ingewikkelde functies zijn jou bekend, zodat je alles uit deze programma’s haalt;
• Sterke communicatieve, administratieve en organisatorische vaardigheden;
• Een open houding. Je bent niet vies van vernieuwing en verbetering: online tools kunnen je werk makkelijker maken en processen versnellen;
• Talent voor tijdmanagement. Ingewikkelde planningen en agenda’s worden om de haverklap omgegooid, jij kunt snel schakelen en problemen voorzien.

Over Staedion: Samen thuis

Met ons maatschappelijk hart dragen wij bij aan het geluk en de gezondheid van onze huurders door het bieden van een veilig en betaalbaar thuis. Want wonen gaat over mensen. Wij verhuren 38.000 woningen in de regio Haaglanden. Samen met onze huurders en partners werken wij aan een prettige woonomgeving. Wij gaan voortvarend door met het renoveren en verduurzamen van onze woningen en maken ons continu sterk voor het bouwen van nieuwe, betaalbare woningen. Samen thuis, voor nu en later.

Interesse om mee te bouwen aan Staedion?

Bij Staedion geloven we dat een diverse organisatie ons helpt om er te zijn voor al onze huurders. Omdat we streven naar een evenwichtige afspiegeling van de maatschappij, nodigen we kandidaten met uiteenlopende achtergronden, perspectieven en profielen van harte uit om te solliciteren.

Ben je enthousiast geworden? Vragen? Neem dan contact op met Noah Egges via [e-mail].

Geen werving- of selectiebureaus nodig:

we gaan deze rol zelf invullen. Bedankt voor het begrip!