Directie- en Managementassistent

ZLTO; 's-Hertogenbosch; On-site; EUR 29,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

31 vakantiedagen

Collectieve pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Telefoon en laptop

Kantoorstandplaats 's-Hertogenbosch'

Job summary

ZLTO is op zoek naar een managementassistent die met twee collega’s het secretariaat vormt en directie, MT en bestuur optimaal ondersteunt. De functie vereist discretie, structuur en nauwkeurigheid in een dynamische omgeving in Noord-Brabant.

Je bent aanspreekpunt op kantoor, bewaakt planning en dossierkwaliteit en ondersteunt bij bestuursprocessen en evenementen. Met 32–40 uur per week, een marktconform salaris en uitstekende arbeidsvoorwaarden krijg je een plek in een betrokken organisatie.

Qualifications

• Een afgeronde mbo-opleiding en 7–10 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur in een ondersteunende functie.
• Ervaring met ondersteuning van directie-/MT-leden.
• Ruime ervaring met Microsoft Office en digitale agenda- en documentomgevingen.

Responsibilities

• Beheer complexe agenda’s en plan vergaderingen met interne en externe contactpersonen.
• Publiceren van vergaderstukken in iBabs en zorgen dat bestuursleden voorbereid zijn.
• Bewaken afspraken, besluiten en opvolging van acties.
• Verwerken van correspondentie en e-mail; ondersteunen bij brieven en memo's.
• Beheren digitale documenten en dossiers; ondersteunen lidmaatschaps- en besluitvormingsprocessen.
• Organiseren en ontvangen van bezoekers, groepen en excursies.
• Organiseren onderscheidingen, oorkondes en speldjes voor leden en relaties.
• Regelen uitnodigingen, aanmeldlijsten en zaal/lunchreserveringen voor bijeenkomsten.

Skills

Agenda beheer

Organisatie

Discretie

Proactief handelen

Communicatie

Vertrouwelijkheid

Education

MBO-opleiding

Tools

Microsoft Office

Digitale agenda en documenten

Job description

Ben jij degene die overzicht houdt wanneer agenda’s volstromen en belangen door elkaar lopen? Als managementassistent bij ZLTO zorg jij dat Bestuur, directie en MT goed voorbereid, georganiseerd en ondersteund hun werk kunnen doen. Een veelzijdige functie waarin discretie, vooruitdenken en samenwerken samenkomen.

Samen met twee collega’s vorm je het secretariaat van ZLTO. Jullie verdelen de werkzaamheden, vervangen elkaar waar nodig en bewaken samen de kwaliteit en continuïteit van de ondersteuning. Je ondersteunt de bestuursvoorzitter, de directie, het managementteam en het bestuur .Je brengt rust en structuur in een dynamische omgeving, bewaakt afspraken en signaleert wat nodig is voordat iemand erom vraagt. Daarbij werk je nauwkeurig, heb je gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en ga je vanzelfsprekend zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Je bent de spil in de organisatorische en administratieve ondersteuning van directie, managementteam en bestuur. Je zorgt ervoor dat overleggen en besluitvorming soepel verlopen, dossiers tijdig ter voorbereiding worden aangeleverd en afspraken worden opgevolgd. Van complex agendabeheer, uitnodigingen voor events tot het gereed zetten van vergaderstukken bij de voorbereiding van bestuursvergaderingen, van correspondentie tot ledenprocessen: jij houdt overzicht, voert bijbehorende administratieve zaken uit, informeert mensen en zorgt dat zaken goed geregeld zijn.

• Je beheert complexe agenda's, plant vergaderingen en stemt afspraken af met interne en externe contactpersonen.
• Je beheert en publiceert vergaderstukken in iBabs en zorgt ervoor dat bestuursleden tijdig beschikken over alle benodigde documenten ter voorbereiding op bestuursoverleggen.
• Je bewaakt afspraken, besluiten en vervolgacties en zorgt dat acties tijdig worden opgepakt.
• Je verwerkt correspondentie en e-mail en ondersteunt bij het opstellen van brieven, memo's en mededelingen
• .Je beheert digitale documenten en dossiers zorgvuldig, logisch en goed vindbaar.
• Je ondersteunt bestuurlijke en administratieve processen rondom lidmaatschappen, besluitvorming en goedkeuringen.
• Je ondersteunt bij de organisatie en ontvangst van bezoekers, groepen en excursies.
• Je verzorgt de organisatie van onderscheidingen, oorkondes en spelden voor leden en relaties.
• Je organiseert praktische voorzieningen rondom vergaderingen en bijeenkomsten, zoals de uitnodigingen, aanmeldlijst en ruimte- en lunchreserveringen.
• Je beheert de inkomende post en zorgt voor een tijdige en correcte afhandeling.
• Je bent een zichtbaar en toegankelijk aanspreekpunt op kantoor voor collega's, bestuurders en bezoekers.
• Je ondersteunt bij terugkerende administratieve en organisatorische processen en werkt daarbij zorgvuldig volgens gemaakte afspraken en protocollen.
• Je signaleert knelpunten in de planning, informatievoorziening of praktische ondersteuning, stemt hierover af met de juiste collega’s en bewaakt de opvolging.

Dit breng je mee

Je bent servicegericht zonder af te wachten.

Je communiceert gemakkelijk met verschillende mensen en houdt het hoofd koel als prioriteiten veranderen. Collega’s kunnen op je vertrouwen: je werkt zorgvuldig, luistert goed en durftdoor te vragen.

• Een afgeronde mbo-opleiding en minimaal zeven tot tien jaar relevante werkervaring, bij voorkeur in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Ervaring met de ondersteuning van directie- en/of MT-leden.
• Ruime ervaring met Microsoft Office en digitale agenda- en documentomgevingen.
• Beschikbaarheid voor 32 tot 40 uur per week.
• Een nauwkeurige, integere en proactieve manier van werken.

Je komt terecht in een betrokken organisatie met een informele werksfeer, waar samenwerking en eigen initiatief belangrijk zijn. Voor deze functie bieden we:

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.583,20 en € 4.059,- op basis van een fulltime dienstverband. Je inschaling hangt af van je kennis en ervaring.
• 31 vakantiedagen en 1 collectieve brugdag op basis van een fulltime dienstverband.
• We werken vanuit ons mooie kantoor in 's-Hertogenbosch en een enkele keer is aanwezigheid op ons kantoor in Zeeland aan de orde
• Een telefoon en laptop.
• Een collectieve pensioenregeling waaraan ZLTO 70% bijdraagt.
• Een reiskostenvergoeding voor auto, fiets en openbaar vervoer.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, vitaliteit en gezondheid.
• Een actieve personeelsvereniging met regelmatig activiteiten.

Werken bij ZLTO

ZLTO is een vereniging voor boeren en tuinders in Noord-Brabant, Zeeland en Zuid-Gelderland. We behartigen hun belangen en ondersteunen ondernemerschap en duurzame ontwikkeling in de groene ruimte. Dat doen we op ondernemende wijze, deskundig, dichtbij onze leden en met aandacht voor samenwerking. In jouw rol draag je eraan bij dat onze directie, het bestuur en ons MT hun werk goed kunnen doen.

Wil je eerst meer weten over de functie? Neem dan contact op met Sabien Henselmans (Directie- Bestuurssecretaris 06-21212417) of Ron Muller (Manager HR, 06-21212443). Je kan je vraag ook mailen naar [e-mail].