Coördinator Subsidiebureau

Gemeente Woerden; Woerden; On-site; EUR 43,000 - 63,000; Full time

Job summary

Gemeente Woerden zoekt een coördinator subsidiebureau voor Woerden en Oudewater. Je bewaakt het subsidieproces, coördineert werkzaamheden met een subsidiebureau-team en vormt de brug tussen beleid, uitvoering en controle.

Je denkt mee over regels, evalueert subsidies, publiceert rapporten en levert tijdig managementinformatie. Je werkt nauw samen met accounthouders, beleidsmedewerkers, juristen en controllers. Een dynamische functie binnen een gemeente met maatschappelijke impact.

Qualifications

• Minimaal vier jaar relevante ervaring binnen het subsidiedomein, bijvoorbeeld als subsidiecoördinator, subsidieadviseur of subsidiebeoordelaar.
• HBO werk- en denkniveau.
• Ruime kennis van subsidieprocessen en relevante wet- en regelgeving.
• Ervaring met het adviseren over subsidieregelingen en complexe subsidievraagstukken.
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.

Responsibilities

• Coördineren en organiseren van werkzaamheden binnen het subsidiebureau en bewaken van voortgang en werkvoorraad.
• Inhoudelijk aanspreekpunt zijn voor medewerker en collega's bij vragen over subsidies en het subsidieproces.
• Signaleren van knelpunten en zorgen voor bespreking op de juiste plek in de organisatie.
• Publiceren van het subsidiebureau- en subsidievergunningenregister.
• Proactief informatie verschaffen aan management over voortgang, ontwikkelingen en risico’s.
• Zorgen dat procesbeschrijving en werkinstructies actueel blijven.
• Aanspreekpunt voor Vic en zorgen dat benodigde informatie en dossiers beschikbaar zijn.
• Bijdragen aan een uniforme werkwijze voor subsidies binnen Woerden en Oudewater.

Skills

Coördineren

Analytisch

Oordeelsvorming

Adviseren

Communicatie

Samenwerken

Organisatiesensitiviteit

Verbetergerichtheid

Nederlands taalvaardig

Education

HBO niveau

Job description

Krijg jij energie van het coördineren van een subsidieproces én weet jij hoe je beleid, uitvoering en controle goed bij elkaar brengt?

Werk waar je trots op kan zijn

Met subsidies ondersteunt de gemeente activiteiten en initiatieven die bijdragen aan maatschappelijke doelen. Je kunt hierbij denken aan projecten op het gebied van sport, cultuur, welzijn, leefbaarheid en ondersteuning van inwoners. Als coördinator subsidiebureau (van in totaal 1,7 fte) zorg jij ervoor dat het subsidieproces voor Woerden en Oudewater goed georganiseerd is. Je houdt overzicht over de werkzaamheden binnen het subsidiebureau, waar naast de subsidiecoördinator ook een subsidiemedewerker werkzaam is. Je bewaakt de kwaliteit van het proces en bent aanspreekpunt voor collega’s bij inhoudelijke en procesmatige subsidievraagstukken.

Je kijkt daarbij verder dan de individuele subsidieaanvraag. Je denkt mee over nieuwe regelingen, adviseert over subsidieplafonds en zorgt dat bestaande regelingen periodiek worden geëvalueerd. Ook zorg je ervoor dat management en organisatie beschikken over de juiste informatie.

Het subsidiebureau is nieuw in ontwikkeling. Dat betekent dat nog niet alles in beton gegoten is. Juist daarom zoeken we iemand die structuur aanbrengt, kritisch kijkt naar hoe we werken en samen met collega’s het subsidiebureau verder neerzet.De ongeveer 40 uitgaande subsidieregelingen van de gemeente Woerden werden tot voor kort door de beleidsafdelingen zelf verstrekt maar in het kader van de organisatieontwikkeling is besloten de subsidieverstrekking te centraliseren in een nieuw op te zetten subsidiebureau. Het subsidiebureau wordt geplaatst bij team Financiën en bestaat uit een coördinator en een medewerker. Het betreft dus een nieuw organisatieonderdeel en een nieuwe inrichting van een bestaand proces. Uiteraard krijg je alle ruimte om in deze dynamiek verbetervoorstellen te doen en de werkzaamheden en systemen te optimaliseren.

Dit ga je doen

Als coördinator subsidiebureau coördineer je de werkzaamheden binnen het subsidiebureau en bewaak je de kwaliteit en voortgang van het subsidieproces. Je werkt nauw samen met de medewerker van het subsidiebureau, accounthouders, beleidsmedewerkers, juristen, financials en controllers.

• Je houdt je onder andere bezig met:
• Je coördineert de dagelijkse werkzaamheden van het subsidiebureau en houdt overzicht over de voortgang en werkvoorraad.
• Je bent inhoudelijk aanspreekpunt voor de medewerker en collega’s bij vragen over subsidies en het subsidieproces.
• Je signaleert knelpunten en zorgt dat deze op de juiste plek in de organisatie worden besproken.
• Je verzorgt de periodieke publicatie van het subsidieregister.
• Je voorziet het management proactief van informatie over onder andere voortgang, ontwikkelingen, risico’s en aandachtspunten.
• Je zorgt ervoor dat de beschrijving van het subsidieproces en de bijbehorende werkinstructies actueel blijven.
• Je bent vanuit het subsidiebureau het aanspreekpunt voor de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) en zorgt dat benodigde informatie en dossiers beschikbaar zijn.
• Je draagt bij aan een uniforme werkwijze voor subsidies binnen Woerden en Oudewater.

Hoe ziet jouw werkdag er ongeveer uit?

Na een korte wandeling vanaf het station loop je rond 08.45 uur het gemeentehuis binnen. Je haalt een kop koffie en schuift aan bij je collega’s op de tweede verdieping. Je begint met een blik op de werkvoorraad van het subsidiebureau. Zijn er aanvragen waarvan de termijn binnenkort verloopt? Zijn er dossiers waar jullie niet verder mee komen? Je bespreekt kort de prioriteiten voor die dag.

Daarna heb je overleg met een beleidsmedewerker binnen het sociaal domein. Er wordt gewerkt aan een nieuwe subsidieregeling en jullie bespreken of de voorwaarden in de praktijk goed uitvoerbaar en toetsbaar zijn. Vanuit jouw ervaring geef je aan waar nog onduidelijkheden zitten en welke onderdelen scherper kunnen worden geformuleerd.

Terug op je werkplek komt een medewerker bij je langs met een lastig subsidiedossier. De aanvraag past niet helemaal binnen de bestaande regeling en er spelen verschillende belangen. Samen lopen jullie de voorwaarden door. Je belt kort met een juridisch adviseur voor ruggespraak om zo tot een goed onderbouwde beoordeling te komen.

11.00. Je werkt aan een maandelijkse rapportage voor het management. Je ziet dat het aantal aanvragen binnen een bepaalde regeling sneller stijgt dan verwacht en dat het subsidieplafond mogelijk eerder wordt bereikt. Je brengt het in beeld en verstuurt het rapport naar het management.

Om 12.00 uur ga je lunchen in ons bedrijfsrestaurant. Daarna loop je met een paar collega’s een rondje door het centrum van Woerden.

In de middag staat een overleg over de evaluatie van een aantal subsidieregelingen gepland. Samen met beleid en financiën bekijk je welke aanpassingen nodig zijn voor het komende jaar. Je neemt daarbij ook de ervaringen van het subsidiebureau mee: welke vragen komen vaak terug en waar lopen aanvragers of medewerkers tegenaan?

Later die middag beantwoord je nog een aantal vragen vanuit de VIC en controleer je of de procesbeschrijving nog aansluit op de manier waarop er daadwerkelijk wordt gewerkt.

Aan het einde van de dag kijk je nog één keer naar de werkvoorraad en bespreek je met een collega wat morgen als eerste aandacht nodig heeft. Laptop dicht. Morgen weer verder.

Dit neem je mee

Je houdt overzicht, kunt goed schakelen tussen uitvoering, beleid en controle en weet anderen mee te nemen in een duidelijke werkwijze. Je bent inhoudelijk sterk op het gebied van subsidies, maar vindt het ook leuk om processen beter te organiseren.

Je wacht niet af tot een probleem vanzelf op tafel komt. Zie je een risico, onduidelijkheid of kans om iets slimmer te doen? Dan breng je dat ter sprake en zorg je dat er een vervolgstap komt.

Competenties

• Coördineren en organiseren
• Analytisch vermogen
• Oordeelsvorming
• Adviseren
• Communicatieve vaardigheden
• Samenwerken
• Organisatiesensitiviteit
• Verbetergerichtheid

Kennis en ervaring

Wat jou verder onze nieuwe coördinator subsidiebureau maakt?

• hbo-werk- en -denkniveau;
• minimaal vier jaar relevante ervaring binnen het subsidiedomein, bijvoorbeeld als subsidiecoördinator, subsidieadviseur of subsidiebeoordelaar;
• ruime kennis van subsidieprocessen en relevante wet- en regelgeving;
• ervaring met het adviseren over subsidieregelingen en complexe subsidievraagstukken;
• ervaring met het coördineren van werkzaamheden of processen;
• je kunt informatie vertalen naar heldere adviezen voor beleid en management;
• goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.

Ervaring binnen een gemeente is een pre. Kennis van de Algemene wet bestuursrecht en een Algemene subsidieverordening is eveneens relevant voor deze functie.

Team en Organisatie

Meteen vanaf dag één maak je deel uit van team Strategie Financiën en Control (SFC). Team SFC bestaat uit ongeveer 35 collega’s met diverse specialisaties binnen financiële en administratieve processen. Jij wordt onderdeel van het nieuw in te richten subsidiebureau dat het subsidieproces verzorgt voor Woerden en Oudewater. Samen met de medewerker van het subsidiebureau geef je vorm aan de dagelijkse uitvoering. Als coördinator heb je daarin een andere rol: jij bewaakt het overzicht, zorgt voor samenhang en bent de verbindende schakel tussen uitvoering, beleid, financiën, juridische zaken en control. Ons team is een mix van jonge mensen en collega’s met jarenlange ervaring, zodat je veel van elkaar leert en samen tot de beste oplossing komt. We werken hard en hebben hart voor het werk dat we doen. En zie je de oplossing even niet? Er is altijd iemand die je op weg helpt met een verfrissend inzicht.

Arbeidsvoorwaarden

• Wij bieden een salaris van € 3.824 tot € 5.624,- (schaal 10*) *inschaling vindt plaats op basis van kennis en ervaring.
• Bovendien ontvang je een persoonlijk budget van 17,05%, dat jij kunt inzetten waarvoor jij dat wilt. Genoemd salaris is op basis van peildatum CAO-gemeenten 1 juli 2026. Voor verdere loonstijgingen zie Cao Gemeenten 2025-2027.
• e krijgt van ons een jaarcontract, bij goed functioneren wordt het dienstverband na een jaar omgezet in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• oede arbeidsvoorwaarden horen erbij. Wil je meer weten over alle arbeidsvoorwaarden bij de gemeenten Woerden en Oudewater? Hier lees je meer over onderaan de vacature.