Coördinator Salarisadministratie & Procesoptimalisatie

Gemeente Vlaardingen; Vlaardingen; Hybrid; EUR 40,000 - 57,000; Full time

Benefits offered by this job

32–36 uur per week

IKB 17,05%

Hybride werken

ABP pensioen

Reiskostenvergoeding

Thuiswerkvergoeding

250 trainingen

Contract jaar met uitzicht

Job summary

Gemeente Vlaardingen zoekt een Coördinator Externe Inhuur om de volledige inhuurketen te leiden. Je regisseert instroom, bewaakt kaders tijdens inzet en zorgt voor een vlekkeloze administratieve en logistieke afhandeling.

Als first point of contact ben je dé sparringpartner voor managers, HR en externe leveranciers; je beheert de keten van ZZP’ers tot uitzendkrachten en bewaakt wet- en regelgeving.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 1 jaar relevante werkervaring binnen HRM en personeelsadministratie met een coördinerend component.
• Sterke organisatorische, logistieke en communicatieve vaardigheden.
• Kennis van HR-systemen; ervaring met Youforce is een grote pre (kennis van Topdesk of ERPx is een pluspunt).
• Affiniteit met de wet- en regelgeving rondom flexibele arbeid, inhuur en de gemeentelijke context.

Responsibilities

• Regie op het inhuurproces: selectie tot uitstroom, inclusief contractering en autorisaties (Youforce, Topdesk, ERPx).
• Toetsen en bewaken van kaders: interne beleid, CAO-wijzigingen en regelgeving; rapportages en incidentenboek bijhouden.
• Operationeel contract- en leveranciersbeheer: schakelen met broker Flextender en uitzendbureaus; naleving raamovereenkomsten en procesoptimalisatie.
• Communicatie & advisering: first point of contact, inhuurverzoeken uitzetten en HR Business Partners en recruiters ondersteunen.
• Logistieke organisatie: inzet van gecontracteerd personeel zoals parkeerwachters en beveiligers beheren.

Skills

Organisatorische vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Logistieke vaardigheden

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Youforce

Topdesk

ERPx

Job description

Onze Ambitie, Jouw Missie

Ben jij de organisatorische spil die de complete stroom van externe inhuur strak coördineert? Een rol waarin je de logistiek achter inhuur naadloos laat verlopen, scherp toetst op beleid en kaders, en dagelijks de verbindende schakel bent tussen managers, HR en externe leveranciers? Dan is de functie van Coördinator Externe Inhuur jouw missie!

Jouw rol

Als Coördinator Externe Inhuur ben jij van selectie tot uitdiensttreding in the lead. Jij hebt de regie over het gehele proces rondom onze flexibele schil: je coördineert de instroom, bewaakt de kaders tijdens de inzet en zorgt voor een vlekkeloze administratieve en logistieke afhandeling. Daarmee ben jij de onmisbare, communicatieve schakel tussen managers, HR en externe partners.

Je fungeert als de eerste vraagbaak voor de organisatie (fysiek, per mail en telefoon) en bent dé sparringpartner bij inhuurvragen. Of het nu gaat om ZZP’ers, uitzendkrachten, detachanten of aanbestede diensten zoals beveiligers en parkeerwachters: jij zorgt dat de gehele keten klopt en dat er strak wordt gestuurd op afspraken en wet- en regelgeving.

In het kort:

• Regie op het inhuurproces: Vanaf de eerste selectie, contractering en autorisaties (in Youforce, Topdesk en ERPx) tot en met een nette uitstroom en afhandeling;
• Toetsen en bewaken van kaders: Scherp controleren op interne beleidsregels, CAO-wijzigingen en wet- en regelgeving rondom externe inhuur; je houdt rapportages en het incidentenboek bij;
• Operationeel contract- en leveranciersbeheer: Schakelen met de broker (Flextender) en uitzendbureaus, toezien op de naleving van raamovereenkomsten en processen continue optimaliseren;
• Communicatie & advisering: Eerstelijns vraagbaak zijn voor de organisatie (waaronder ook het beheren van een mailbox), inhuurverzoeken van managers uitzetten en HR Business Partners en recruiters proactief ondersteunen;
• Logistieke organisatie: Aanmelden, verwerken en bewaken van de inzet van specifiek gecontracteerd personeel zoals parkeerwachters en beveiligers.

Wie ben jij?

Jij bent een daadkrachtige, georganiseerde netwerker die energie krijgt van het stroomlijnen van complexe processen. Je werkt uiterst nauwkeurig, durft kritisch te toetsen op afspraken en hebt sterke communicatieve vaardigheden om op elk niveau (van manager tot externe leverancier) snel te schakelen en de juiste toon te vinden.

Wat breng je mee?

• HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 1 jaar relevante werkervaring binnen HRM en personeelsadministratie met een coördinerend component;
• Sterke organisatorische, logistieke en communicatieve vaardigheden. Je moet namelijk ook in staat zijn om zowel goed- als slecht nieuws te brengen bij verschillende stakeholders;
• Kennis van of ervaring met HR-systemen; ervaring met Youforce is een grote pre (kennis van Topdesk of ERPx is een pluspunt);
• Affiniteit met de wet- en regelgeving rondom flexibele arbeid, inhuur en de gemeentelijke context.

Jouw team en de organisatie

Je maakt onderdeel uit van team HRM binnen de gemeente Vlaardingen. Een collegiaal en gedreven team dat elke dag klaarstaat om de organisatie te adviseren, te ondersteunen en te ontzorgen. We werken met korte lijnen, veel eigen verantwoordelijkheid en oog voor elkaar.

Vlaardingen is een stad vol ambitie en grote projecten, van de transformatie van de Rivierzone tot het versterken van de binnenstad. Om deze ambities te realiseren is een sterke en flexibele schil essentieel. Jij zorgt er achter de schermen voor dat deze capaciteit rechtmatig, efficiënt en vlekkeloos wordt georganiseerd.

Bij Vlaardingen geloven we dat verschillende perspectieven onze organisatie beter maken. Iedereen die zich herkent in deze rol nodigen we van harte uit om te solliciteren.

Wat bieden wij jou?

We bieden een afwisselende en spilfunctie binnen een dynamische overheidsorganisatie met aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden:

• Een functie voor 32 tot 36 uur per week.
• Een salaris van € 3.568,- tot € 5.096,- bruto per maand op basis van 36 uur (Salarisschaal 9, cao Gemeenten, afhankelijk van je kennis en ervaring).
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris, vrij in te zetten voor bijvoorbeeld extra verlof of een uitkering.
• Goede faciliteiten voor hybride werken (een combinatie van het stadhuis en thuiswerken) en flexibele werktijden.
• Een degelijke pensioenregeling via het ABP.
• Reiskosten- en thuiswerkvergoeding.
• Meer dan 250 trainingen en opleidingen via de Vlaardingse Academie.
• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een vast dienstverband.