Contractbeheerder

Werkenbijdeoverheid; Netherlands; Hybrid; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB – individueel keuzebudget

Studiefaciliteiten

Bedrijfsfitness

Ov-reiskostenvergoeding

Ouderschapsverlof (gedeeltelijk)

Job summary

Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) zoekt een contractbeheerder om oversight te houden over contracten en samenwerkingen. Je koppelt interne stakeholders aan leveranciers, bewaakt afspraken en signaleert risico’s en kansen voor verbetering.

Je onderhoudt contact met leveranciers en ondersteunt inkoopvraagstukken, Europese en internationale aanbestedingen en CMS-implementatie. Werkt binnen Team Finance, Inkoop en Control (FIC) aan structurele contractmanagement.

Qualifications

• Ruime aantoonbare werkervaring als contractbeheerder of in een vergelijkbare rol.
• Ervaring met opzetten, bijhouden en bewaken van financiële overzichten.
• Ervaring met agile werken is mooi meegenomen.

Responsibilities

• Ondersteunen en adviseren van waardestroom- en competentiemanagers bij behoeftestellingen en monitoren van inkoopprocessen.
• Contracten registreren en actueel houden in een contractenregister.
• Contact met leveranciers na het aangaan van materiële contracten waar nodig.
• Ondersteunen van productowners en managers met inkoopvraagstukken.

Skills

Contractbeheer ervaring

Stakeholder communicatie

Inkoop en CMS

Tools

Contractmanagementsysteem

Job description

Het NCSC groeit! En daardoor worden de contracten en samenwerkingen steeds complexer en belangrijker voor het NCSC. De groei betekent ook dat er een behoefte is ontstaan om een contractbeheerder aan te nemen die het overzicht bewaakt, kansen ziet en zorgt dat gemaakte afspraken in de praktijk ook echt nageleefd worden. Gedurende de hele looptijd houd je grip op prestaties, risico’s en mogelijkheden voor verbetering. Zo zorg je ervoor dat we het maximale uit onze contracten en samenwerkingen halen. Hebben wij je interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Als contractbeheerder binnen de directie Strategie, Besturing en Bedrijfsvoering zorg je voor structuur, overzicht en actieve sturing op onze contracten. Je verbindt interne stakeholders en externe leveranciers, bewaakt gemaakte afspraken en signaleert tijdig kansen en risico’s. Zo draag je bij aan voorspelbare resultaten, kostenbeheersing en duurzame samenwerkingen.

Je houdt zicht op alle lopende materiele contracten en ondersteunt de waardestroom- en competentiemanagers bij het aangaan van nieuwe contracten. Na het aangaan van de contracten onderhoud je ook de contacten met de leveranciers van de producten en diensten die wij afnemen, zoals ICT-middelen en/of diensten. Je zorgt ervoor dat er een goed inzicht en overzicht is in de contracten die er zijn aangegaan. Zo haal je samen met je collega’s en onze partners het maximale uit iedere samenwerking, zoals met het Inkoopuitvoeringscentrum van Justitie en Veiligheid (JenV) die ons ondersteund bij onze inkopen.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Het ondersteunen en adviseren van waardestroom- en competentiemanagers bij het begeleiden van behoeftestellingen en het monitoren van inkoopprocessen.
• Het vastleggen en actueel houden van contracten in een contractenregister.
• Als nodig contact met leveranciers na het aangaan van materiele contracten.
• Het ondersteunen van de productowners en managers met inkoopvraagstukken.
• Ervaring met het opzetten, structureren, bijhouden en bewaken van financiële overzichten en budgetten.
• Ondersteunen bij Europese aanbestedingen en projecten.

Het ondersteunen en opzetten van een Contract Management Systeem, hierna CMS, is een onderdeel van je takenpakket. De inkoopfunctie binnen NCSC wordt verder vormgegeven, daarbij hoort de uitrol van een passend CMS o.b.v. onze behoeftes bij. Je speelt een belangrijke rol in de inventarisatie van deze behoeftes en denk je mee over hoe het CMS vorm krijgt. Verder ondersteun je de leveranciersmanager op inhoudelijk en beheersmatig vlak. Je zorgt voor een goede afstemming met intern en externe stakeholders en weet daarbij verschillende belangen en behoeftes met elkaar te verbinden. Deze stap is ook cruciaal voor ondersteuning bij Europese en internationale aanbestedingen welke in samenwerking met het Inkoopuitvoeringscentrum binnen het ministerie van JenV worden uitgevoerd.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 12 maanden
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

• Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB).
• Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd.
• Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen.
• Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst.
• Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen.
• De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Voor deze functie is het van belang om het overzicht te kunnen bewaren over een divers speelveld. Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden. Je bent in staat proactief zaken te signaleren, gepaste acties af te stemmen en oplossingsgerichte initiatieven te nemen. Je bent resultaatgericht, weet hoofd- en bijzaken te scheiden en prioriteiten te stellen. Je werkt nauw samen met de productowners en managers en stemt regelmatig met hen af. De contractbeheerder ondersteunt ook in Europese en/of internationale projecten waaronder de inkoop van diensten en ondersteuning van de project- en programmamanager.

Verder beschik je over:

• Ruime aantoonbare werkervaring als contractbeheerder of in een vergelijkbare rol;
• Ervaring met het opzetten, bijhouden en bewaken van financiële overzichten;
• Ervaring met het onderhouden van contractmanagementsysteem is handig maar niet verplicht;
• Ervaring met agile werken is mooi meegenomen.

Hier kom je te werken

Meer over jouw toekomstige plek in de organisatie

Team Finance, Inkoop en Control (FIC)

Het team Finance, Inkoop en Control bestaat uit ongeveer 14 professionals. Samen met de inkoopcoördinator en de contract & leveranciersmanager vorm jij het team om de inkoopfunctie binnen NCSC verder vorm te geven. Het team bestaat verder uit business controllers, financial controllers en de financiële administratie en staat onder leiding van een competentiemanager/productowner.
Sinds 1 juli is het NCSC opnieuw ingericht en werken we volgens de agile werkwijze. Deze manier van werken is nog volop in ontwikkeling. De basis staat, maar tegelijkertijd zijn we als organisatie nog aan het ontdekken wat goed werkt voor ieder team en waar we verder kunnen verbeteren. Concreet betekent dit dat je terecht komt in een omgeving waarin niet alles al vastligt of direct een duidelijk antwoord beschikbaar is. Soms zal het schuren en lopen we tegen vraagstukken aan waarvoor we samen een oplossing voor moeten zien te vinden. Het is daarom belangrijk dat je je prettig voelt in een omgeving/organisatie in beweging, kansen voor verbetering ziet en het leuk vindt om actief mee te bouwen aan het vernieuwde NCSC.

Het NCSC werkt aan een digitaal veilig Nederland. Door het tempo waarin het cybersecuritydomein zich ontwikkelt en de rol van het NCSC daarin, ligt er een flinke uitdaging voor de toekomst. Het is voor ons als hét kennisinstituut van cybersecurity in Nederland essentieel dat wij Nederland van kwalitatief hoogwaardige en actuele informatie voorzien, in crisistijd en daarbuiten. Deze kennis en kunde halen wij mede uit en delen wij ook weer met ons netwerk (overheden, bedrijfsleven en andere nationale en internationale partners). Op deze wijze proberen we tijdig in te springen op nieuw ontdekte kwetsbaarheden, aanvalscampagnes en ernstige ICT-verstoringen om deze te voorkomen en op te lossen. Als het toch misgaat beperken we op deze manier de impact.

Bijzonderheden

Het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) is een groeiende organisatie in transitie met uiteenlopende vraagstukken waarbij flexibiliteit gewenst is om ook in de toekomst wendbaar te blijven tegen cyberdreigingen. Werken bij een crisisorganisatie vraagt om flexibiliteit van onze medewerkers. Via een piket- en-of bereikbaarheid dienst (bepaalde functie) kan er in het geval van acute dreigingen en incidenten, ook buiten kantooruren een beroep op je worden gedaan. Als we goede sollicitaties binnenkrijgen kan het zijn dat we de sluitingstermijn niet afwachten.

Wat mag je van ons verwachten? Wanneer we een match zien nemen we contact met je op om een eerste sollicitatiegesprek in te plannen. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee sollicitatiegesprekken gevolgd door een arbeidsvoorwaardengesprek. Een casus, opdracht, assessment en/of vaardigheidstest kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, net als het opvragen van referenties en het inzetten van een (online) screening.

Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega’s is voor het Nationaal Cyber Security Centrum van groot belang. Om die reden maakt een veiligheidsonderzoek op niveau A of B deel uit van het sollicitatieproces. Dit onderzoek wordt uitgevoerd door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst en neemt doorgaans acht weken in beslag. Meer informatie over het onderzoek vind je op https://www.aivd.nl/onderwerpen/veiligheidsonderzoek . Jouw werklocatie zal thuis en op kantoor zijn. Meer informatie hierover kun je terugvinden op CAO Rijk.

Over de functiegroep Senior Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker.