Collegesecretaresse

Maandag; Alkmaar; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris

Eindejaarsuitkering

Maandag Academy

Pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Breed netwerk

Job summary

Maandag biedt een uitdagende positie voor een ervaren secretarieel professional die de overstap naar een nieuw Outlook-systeem begeleidt en secretariaatsprocessen herstructureert.

Je vertaalt technische mogelijkheden naar praktische werkafspraken, zorgt voor heldere taakverdeling en borgt de verandering zodat het team zelfstandig en efficiënt kan werken. Een brede inzet en proactieve houding zijn hier essentieel.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een secretariële rol.
• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding, passend bij een professionele secretariële functie.
• Uitgebreide kennis van en vaardigheid met moderne kantoorsoftware, met specifieke affiniteit voor de nieuwe Outlook.
• Sterke competenties in het analyseren, herinrichten en vastleggen van efficiënte werkprocessen.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Responsibilities

• Begeleiden van het team bij de praktische ingebruikname van de nieuwe Outlook en het vertalen van functionaliteiten naar concrete toepassingen.
• Analyseren en opnieuw inrichten van de belangrijkste secretariële werkprocessen voor een maximale efficiëntie.
• Formuleren en vastleggen van heldere, uniforme werkafspraken die voor iedereen direct toepasbaar zijn.
• Creëren van een eenduidige taakverdeling en duidelijke verantwoordelijkheden binnen het secretariaat.
• Borgen van de nieuwe werkwijzen in de dagelijkse praktijk, zodat het team en toekomstige collega's zelfstandig vooruit kunnen.

Skills

Secretariële ervaring

Outlook kennis

Procesoptimalisatie

Communicatie

Education

MBO-opleiding relevant secretariële functie

Tools

Outlook

Job description

Over de functie

Herken je dat moment waarop een nieuwe software-update in plaats van efficiency vooral talloze vragen oplevert? Gelukkig brengt jouw komst daar direct verandering in, want jij helpt het secretariaat om de overstap naar de nieuwe Outlook soepel te laten verlopen. Je stapt binnen in een dynamische publieke omgeving waar agenda- en mailboxbeheer dagelijks samenkomen. Dit is geen standaard vervanging of een klassieke training, maar een kans om het secretariaat naar een hoger niveau te tillen. Samen met het team vertaal je de technische mogelijkheden van Outlook naar slimme en uniforme werkafspraken. Je zorgt ervoor dat taken helder verdeeld zijn en dat iedereen zelfstandig en vol vertrouwen werkt.

• Het begeleiden van de praktische ingebruikname van de nieuwe Outlook.
• Het herinrichten van de belangrijkste secretariële processen.
• Het vastleggen van heldere en praktische werkafspraken.
• Het creëren van eenduidigheid in taakverdelingen en verantwoordelijkheden.
• Het borgen van de nieuwe werkwijze zodat het team zelfstandig vooruit kan.

Met jouw ruime ervaring laat je nieuwe structuren direct landen in de dagelijkse praktijk, zodat ook toekomstige collega's direct aan de slag kunnen. Ben jij klaar om deze vernieuwende stempel te drukken en dit team naar een hoger niveau te tillen?

Functie-eisen

Jij bent een echte verbinder en aanpakker die energie krijgt van het optimaliseren van processen. Met jouw innemende persoonlijkheid en scherpe oog voor detail weet je mensen te enthousiasmeren en mee te nemen in verandering. Je luistert goed, schakelt makkelijk tussen verschillende niveaus en durft op een constructieve manier kritische vragen te stellen. Je brengt rust, structuur en positieve energie op de werkvloer.

• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een secretariële rol binnen een publieke of juridische omgeving.
• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding, passend bij een professionele secretariële functie.
• Uitgebreide kennis van en vaardigheid met moderne kantoorsoftware, met specifieke affiniteit voor de nieuwe Outlook.
• Sterke competenties in het analyseren, herinrichten en vastleggen van efficiënte werkprocessen.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Ben jij klaar om dit team naar een hoger niveau te tillen en jouw waardevolle ervaring in te zetten voor deze vernieuwende uitdaging? Jouw frisse blik en praktische aanpak zijn precies wat dit secretariaat nodig heeft om vol vertrouwen de toekomst tegemoet te treden.

Wat je gaat doen

Stel je voor dat je binnenloopt op een dynamisch secretariaat waar jouw expertise direct het verschil maakt. Je krijgt de unieke kans om niet alleen mee te draaien, maar het team echt naar een hoger niveau te tillen door de nieuwe Outlook optimaal te benutten. Dit is hét moment om jezelf te ontwikkelen als vernieuwer en verbinder, terwijl je een blijvende impact achterlaat op de dagelijkse werkprocessen.

• Begeleiden van het team bij de praktische ingebruikname van de nieuwe Outlook en het vertalen van functionaliteiten naar concrete toepassingen.
• Analyseren en opnieuw inrichten van de belangrijkste secretariële werkprocessen voor een maximale efficiëntie.
• Formuleren en vastleggen van heldere, uniforme werkafspraken die voor iedereen direct toepasbaar zijn.
• Creëren van een eenduidige taakverdeling en duidelijke verantwoordelijkheden binnen het secretariaat.
• Borgen van de nieuwe werkwijzen in de dagelijkse praktijk, zodat het team en toekomstige collega's zelfstandig vooruit kunnen.

De opdrachtgever

Maandag® biedt een combinatie van een vaste arbeidsovereenkomst en de afwisseling van tijdelijke opdrachten bij diverse opdrachtgevers.

Dit bieden we jou

Salaris

Goed salaris op basis van je kennis en ervaring.

Breed netwerk

Met interessante opdrachtgevers in allerlei sectoren.

Eindejaarsuitkering

In december ontvang je (een deel) extra bruto maandsalaris. De hoogte is vastgelegd in de CAO.

Maandag® Academy

Groot aanbod van trainingen en cursussen.

Pensioenregeling

Financiële zekerheid vanaf je pensioengerechtigde leeftijd wordt goed geregeld.

Reiskostenvergoeding

Afhankelijk van de functie en rol kunnen er verschillende opties zijn.

Werken bij Maandag®

Maandag® is dé vacaturesite en detacheerder die professionals koppelt aan werk dat energie geeft. Met 15 vestigingen in 12 steden zijn we al meer dan 30 jaar leidend binnen het publieke domein en groeien we hard binnen de commerciële sector. Dit doen we samen met 5.200 professionals in de zorg, het onderwijs, de overheid, IT, engineering, finance, HR en communicatie.

Solliciteren

Herken jij jezelf in dit profiel? En lijkt werken bij Maandag® je een mooie stap? Wie weet ziet jouw maandag er binnenkort dan net zo tof uit als die van ons.

Je contactpersoon

Alex van de Beek

Talent Manager Overheid

De sollicitatieprocedure

Ben je benieuwd wat je proces gaat zijn? Bekijk in onze stappen wat jij door gaat maken om in de toekomst bij Maandag® te werken.