Bestuurs- en directiesecretaresse

Van Dijk Employment Services; Wieldrecht; Hybrid; EUR 31,000 - 40,000; Full time

Job summary

Van Dijk Employment Services zoekt een bestuurs- en directiesecretaresse voor twee portefeuillehouders in Veenendaal. Je zorgt dat agenda’s, stukken en communicatie altijd op orde zijn en biedt praktische ondersteuning bij officiële gelegenheden.

Je werkt in een team binnen Team Communicatie & Secretariaat in een politiek-bestuurlijke omgeving. De functie vereist stressbestendigheid, initiatief en vaardigheid in digitale middelen, inclusief AI-ondersteuning.

Qualifications

• Afgeronde mbo-opleiding niveau 4 in managementassistent of secretaresse of minimaal 5 jaar relevante ervaring.
• Minimaal 2 jaar ervaring als bestuurs- en directiesecretaresse.
• Werkervaring met MS Office.

Responsibilities

• Beheer de agenda’s van twee portefeuillehouders en houd ze strak en overzichtelijk.
• Bereid stukken voor en zorg dat ze tijdig klaarstaan.
• Beheer de mailbox van het bestuurssecretariaat en handel vragen snel af.
• Plan vergaderingen en activiteiten van het college van B&W in.
• Zorg voor soepele interne en externe communicatie.
• Ondersteun representatieve activiteiten van het college, zoals lintjesuitreikingen.

Skills

Stressbestendig

Initiatief tonen

Veranderen kunnen schakelen

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO-opleiding niveau 4 in managementassistent of secretaresse

Minimaal 5 jaar relevante ervaring

Tools

MS Office

Copilot

Job description

Als bestuurs- en directiesecretaresse ben jij de steun en toeverlaat van twee portefeuillehouders bij de gemeente Veenendaal. Jij zorgt dat agenda’s, stukken en communicatie altijd op orde zijn.

De gemeente Veenendaal is een middelgrote gemeente in Utrecht, waardoor het een centrale liggen en een goede bereikbaarheid heeft. De organisatie is dynamischer dan ooit en kent veel ambities, waarbij je volop de ruimte krijgt om je talenten te benutten en verder te ontwikkelen. Samenwerken is een van de kernwaarden en de lijnen zijn kort. De sfeer is open en informeel en je krijgt veel ruimte om als professional je eigen werk in te richten, ook in de balans tussen werk en privé.

Waar kom je terecht?

De gemeente Veenendaal is een middelgrote gemeente in Utrecht, waardoor het een centrale liggen en een goede bereikbaarheid heeft. De organisatie is dynamischer dan ooit en kent veel ambities, waarbij je volop de ruimte krijgt om je talenten te benutten en verder te ontwikkelen. Samenwerken is een van de kernwaarden en de lijnen zijn kort. De sfeer is open en informeel en je krijgt veel ruimte om als professional je eigen werk in te richten, ook in de balans tussen werk en privé.

Als bestuurssecretaresse ben je verantwoordelijk voor een strakke en overzichtelijke agenda van twee portefeuillehouders en zorg je dat alle stukken op tijd klaarstaan. Ook beheer je de mailbox van het bestuurssecretariaat en zorg je voor een soepele interne en externe communicatie. Daarnaast bied je praktische ondersteuning bij representatieve activiteiten van het college, zoals lintjesuitreikingen en andere officiële gelegenheden. Oftewel, jij zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is.

Je komt te werken in het nieuwe Team Communicatie & Secretariaat. Het bestuurs- en directiesecretariaat vormt hierbinnen een hecht subteam dat secretariële en organisatorische ondersteuning biedt aan de directie, opgavemanagers en het college van burgemeester en wethouders (B&W). De lijnen binnen het team en met de opdrachtgevers zijn kort, waardoor er een goede sfeer heerst waarin iedereen zichzelf kan zijn en ruimte krijgt om het werk naar eigen inzicht in te vullen.

We zoeken iemand die stressbestendig is en het hoofd koel houdt in drukke en hectische situaties. Je neemt zelf initiatief, ziet kansen en pakt verantwoordelijkheid op zonder af te wachten. Je schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en veranderende prioriteiten en je hebt gevoel voor verhoudingen, belangen en besluitvorming binnen een politiek-bestuurlijke omgeving. Ook maak je effectief gebruik van digitale middelen en ben je nieuwsgierig naar nieuwe technologische ontwikkelingen, zoals AI, om je werk slimmer en efficiënter te organiseren.

Wat ga je doen?

• Je beheert de agenda’s van twee portefeuillehouders en zorgt dat deze strak en overzichtelijk blijven.
• Je bereidt stukken voor en zorgt dat deze tijdig klaarstaan.
• Je beheert de mailbox van het bestuurssecretariaat en handelt vragen en verzoeken snel en zorgvuldig af.
• Je plant alle vergaderingen en activiteiten van het college van B&W tijdig en volledig in.
• Je zorgt voor een soepele interne en externe communicatie.
• Je biedt praktische ondersteuning bij representatieve activiteiten van het college, zoals lintjesuitreikingen en andere officiële gelegenheden.

Wat breng je mee?

Eisen:

• afgeronde mbo-opleiding niveau 4 in de richting van managementassistent of secretaresse (of minimaal 5 jaar werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse)
• minimaal 2 jaar werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse
• werkervaring met ms office

Wensen:

• minimaal 4 jaar werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse
• een afgeronde cursus of training op het gebied van managementassistent of secretaresse
• werkervaring met Copilot in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse

Kenmerken

Fulltime: 36 uur
Verwachte looptijd: van 16 november 2026 tot en met 31 maart 2027, met een optie tot verlenging
Locatie: Veenendaal, hybride werken mogelijk

Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.

Waarom kiezen voor Van Dijk?

Wij werken aan de mooiste projecten in de ruimtelijke ordening en infrastructuur door heel Nederland. Dit doen we samen met de rijksoverheid, provincies, gemeenten, waterschappen en andere (semi)overheden. Bij ons heb je een zeer grote kans dat je op het juiste project terechtkomt, want we luisteren naar wat jij wilt en waar de opdrachtgever echt naar op zoek is. Je ervaart onze kernwaarden Betrouwbaar: we zeggen wat we doen en we doen wat we zeggen, Professioneel: we maken verwachtingen waar en Betrokken: we hebben aandacht voor je.