Backoffice Assistent (Oogkliniek Rotterdam)

Recrewters; Rotterdam; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Dertiende maand

Pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Gratis lunch

Verjaardags attentie

Opleidingsmogelijkheden

Job summary

Recrewters zoekt een Backoffice Assistent voor een gespecialiseerde oogkliniek. Je behandelt telefoongesprekken, verwerkt aanvragen en patiëntgegevens, en zorgt voor correcte administratieve afhandeling binnen een patiëntgerichte omgeving.

Je werkt nauw samen met artsen en optometristen, beheert voicemails, wachtlijsten en online beoordelingen, en draagt bij aan een professionele online reputatie. Een dienstverband van 24 tot 40 uur per week is mogelijk.

Qualifications

• Minimaal mbo 2-werk- en denkniveau.
• Ervaring met telefooncentrale, administratie of patiëntcontact.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatie in het Nederlands.

Responsibilities

• Beantwoorden van inkomende telefoontiekjes en e-mails.
• Inventariseren van vragen en vastleggen van belangrijke informatie.
• Verwerken van nieuwe aanvragen en patiëntgegevens.
• Beheren van wachtlijsten, recepten en aanvragen volgens protocollen.
• Signaleren en escaleren van medische vragen aan artsen/optometristen.
• Verzamelen van patiëntfeedback en monitoren van online beoordelingen.
• Bijdragen aan een betrouwbare online reputatie van de kliniek.

Skills

Administratieve vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Patiëntgerichtheid

Zelfstandig werken

Education

MBO 2-werk- en denkniveau

Tools

Telefonie systeem

CRM-systeem

Informatiebeheer

Job description

Met de verstrekking en uitvoering van deze opdracht mag geen arbeidsrelatie of dienstbetrekking ontstaan. De werkzaamheden worden verricht onder direct leiding en toezicht van de opdrachtgever en voldoen niet aan de criteria voor zelfstandigheid zoals bedoeld in de Wet DBA; inzet van een ZZP’er (ongeacht rechtsvorm) is daarom niet toegestaan. De opdracht wordt uitgevoerd door één inschrijvende partij in eigen beheer, zonder inzet van derden of onderaannemers.

Organisatie

Onze opdrachtgever is een toonaangevende zelfstandige zorgorganisatie, gespecialiseerd in hoogwaardige oogzorg. De organisatie beschikt over meerdere vestigingen verspreid door Nederland en staat bekend om haar professionele werkwijze, persoonlijke benadering en innovatieve behandelmethoden.

Met een team van ervaren specialisten en ondersteunende professionals wordt dagelijks gewerkt aan de beste zorg voor patiënten. Kwaliteit, veiligheid, service en persoonlijke aandacht staan hierbij centraal.

Waar ben jij van

Ben jij administratief sterk, communicatief vaardig en vind je het belangrijk dat patiënten snel en zorgvuldig worden geholpen? Voor een gespecialiseerde oogkliniek zoeken wij een Backoffice Assistent die overzicht weet te houden en op een prettige manier communiceert met patiënten en zorgprofessionals.

Binnen deze functie ben je een belangrijk aanspreekpunt voor zowel bestaande als potentiële patiënten. Je beantwoordt telefoongesprekken, verwerkt aanvragen en zorgt ervoor dat vragen en informatie bij de juiste collega terechtkomen. Daarnaast ondersteun je bij het verzamelen van patiëntfeedback en het beheren van online beoordelingen.

Dankzij jouw nauwkeurige en patiëntgerichte aanpak verlopen de administratieve processen soepel en kunnen patiënten rekenen op duidelijke en professionele ondersteuning.

Jouw functie

Als Backoffice Assistent ondersteun je de dagelijkse administratieve werkzaamheden van de oogkliniek. Je staat patiënten telefonisch en schriftelijk te woord, legt belangrijke informatie zorgvuldig vast en schakelt waar nodig met artsen, optometristen of andere collega’s.

Je verwerkt onder andere nieuwe aanvragen, voicemails, wachtlijsten, recepten en binnenkomende e-mails. Bij medische vragen beoordeel je volgens de geldende richtlijnen welke vervolgstap nodig is. Wanneer een patiënt met een spoedvraag contact opneemt, handel je volgens de vastgestelde protocollen en betrek je tijdig een zorgprofessional.

Daarnaast lever je een bijdrage aan de online reputatie van de kliniek. Je verzamelt feedback van patiënten, volgt beoordelingen op verschillende online platforms en zorgt ervoor dat reacties op een passende en professionele manier worden behandeld.

Tot jouw werkzaamheden behoren:

• Inkomende telefoongesprekken vriendelijk en professioneel beantwoorden.
• Vragen van patiënten inventariseren en belangrijke informatie vastleggen.
• Nieuwe aanvragen en patiëntgegevens administratief verwerken.
• Voicemails, wachtlijsten en recepten zorgvuldig afhandelen.
• Binnenkomende e-mails beantwoorden en opvolgen.
• Overleggen met artsen en optometristen over behandelingen en zorgvragen.
• Spoedvragen volgens de geldende protocollen verwerken.
• Patiëntfeedback verzamelen en administreren.
• Online beoordelingen en reacties monitoren.
• Bijdragen aan een positieve en betrouwbare online reputatie.
• Bijzonderheden duidelijk overdragen aan collega’s.
• Meedenken over het verbeteren van administratieve processen.

Een werkdag in de praktijk

Aan het begin van de werkdag bekijk je welke berichten, aanvragen en terugbelverzoeken zijn binnengekomen. Je bepaalt welke zaken direct moeten worden opgepakt en zorgt dat urgente vragen snel bij de juiste zorgprofessional terechtkomen.

Gedurende de dag beantwoord je telefoontjes en e-mails van patiënten. Je luistert aandachtig, stelt gerichte vragen en legt de informatie nauwkeurig vast. Veel vragen handel je zelfstandig af. Wanneer medische beoordeling nodig is, overleg je met een arts of optometrist.

Tussendoor verwerk je nieuwe aanmeldingen, beheer je wachtlijsten en zorg je ervoor dat recepten en overige administratieve verzoeken correct worden opgevolgd. Ook controleer je binnengekomen patiëntfeedback en online beoordelingen. Waar nodig neem je contact op met een patiënt of stem je een passende reactie af met een collega.

Aan het einde van de dag controleer je of alle belangrijke verzoeken zijn verwerkt en draag je openstaande aandachtspunten duidelijk over aan het team.

Dit breng jij mee

Wij zoeken iemand die zorgvuldig werkt, gemakkelijk communiceert en rustig blijft wanneer meerdere vragen tegelijkertijd binnenkomen. Je voelt je verantwoordelijk voor een correcte administratie en begrijpt dat duidelijke communicatie binnen een medische omgeving belangrijk is.

Je past goed bij deze functie wanneer:

• Je beschikt over minimaal mbo 2-werk- en -denkniveau.
• Je bij voorkeur een opleiding hebt gevolgd in de richting van receptionist, doktersassistent, klantenservice of een vergelijkbare richting.
• Je ervaring hebt met telefonische dienstverlening, administratie of patiëntcontact.
• Je mondeling en schriftelijk helder en professioneel communiceert.
• Je tactvol, behulpzaam en patiëntgericht bent.
• Je zelfstandig kunt werken en oplossingen zoekt binnen de geldende richtlijnen.
• Je weet wanneer het nodig is om een arts, optometrist of andere collega in te schakelen.
• Je bereid bent om triageprotocollen en medische werkwijzen te leren.
• Je interesse hebt in reviewmarketing en online reputatiebeheer.
• Je zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke patiëntinformatie.
• Je initiatief toont en actief meedenkt over werkprocessen.
• Je tussen de 24 en 40 uur per week beschikbaar bent.
• Je de Nederlandse taal uitstekend beheerst.

Ervaring met triage, medische administratie, reviewmanagement of het verwerken van patiëntfeedback is een voordeel, maar geen vereiste.

Wij bieden

• Een brede en afwisselende backofficefunctie binnen de oogzorg.
• Een betrokken en enthousiast team.
• Interne en externe trainingen en opleidingsmogelijkheden.
• Een dienstverband van 24 tot 40 uur per week.
• Werkdagen en uren die in overleg worden vastgesteld.
• Een goede pensioenregeling via Pensioenfonds Zorg en Welzijn.
• Een dertiende maand.
• Reiskostenvergoeding vanaf 10 kilometer enkele reis.
• Gratis lunchmogelijkheden op de werkplek.
• Een attentie op je verjaardag.
• Ruimte om mee te denken over processen en verdere professionele groei.