Back Office Coördinator

Devoteam; Amsterdam; On-site; EUR 40,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Vast contract

Uitstekend salaris

Bonus

Gepersonaliseerd carrière ontwikkelingsplan

Mogelijkheid om 4 weken in het buitenland te werken

Job summary

Devoteam in Amsterdam zoekt een Back Office Coördinator die de schakel vormt tussen het salesteam, klanten en consultants. De rol omvat het beheren van contracten, coördineren van screenings en het ondersteunen van het salesteam bij CV-optimalisatie.

Belangrijk zijn de sterke organisatorische vaardigheden en tech-savviness, evenals de volledige beheersing van het Nederlands en middelmatig niveau Engels. Je biedt ondersteuning in aanbestedingen en zorgt voor een soepele facturatiecyclus.

We bieden uitstekende arbeidsvoorwaarden, mogelijkheden voor professionele groei, en een open bedrijfscultuur.

Qualifications

• Relevante ervaring in de IT-sector, overheidsinhuur en/of administratieve functies is een pré.
• Kennis van AI en automatiseringstools is een pré.
• Uitstekende beheersing van het Nederlands (C2) en Engels (B2) in woord en geschrift.

Responsibilities

• Beheren van contracten en verlengingen tijdens het ondertekeningsproces.
• Coördineren van aanbestedingen en financiële opvolging.
• Ondersteunen van het salesteam bij CV-optimalisatie.

Skills

Organisatorische vaardigheden

Tech-savvy mindset

Oog voor detail

Uitstekende communicatievaardigheden

Oplossingsgericht vermogen

Education

Minimaal HBO werk- en denkniveau

Tools

AI en automatiseringstools

Job description

Functieomschrijving

• Als Back Office Coördinator ben jij de cruciale schakel tussen ons salesteam, klanten en consultants. Jij zorgt ervoor dat onze commerciële motor vlekkeloos draait door contracten te beheren, screenings van consultants te coördineren en Devoteam te onboarden bij grote klanten en partners. Als eerste aanspreekpunt voor onze contractdesk combineer je scherpe organisatorische vaardigheden met een tech‑savvy mindset om onze dagelijkse operatie te optimaliseren.
• Begeleiden van contracten en verlengingen door het ondertekeningsproces, met strikte controle op versiebeheer en een naadloze afhandeling.
• Ondersteunen bij de coördinatie en voorbereiding van aanbestedingen (tenders).
• Eigenaarschap nemen over klant‑ en brokerportalen, inclusief het registreren en beheren van Dynamische Aankoopsystemen voor overheidsinstanties.
• Financiële opvolging.
• Proactief najagen van inkooporders bij klanten en partners om te zorgen voor soepele facturatiecycli.
• Coördineren van de cruciale screeningsprocessen voor onze consultants, zodat zij volledig compliant zijn en direct klaarstaan om aan hun opdracht te beginnen.
• CV‑optimalisatie: Het salesteam ondersteunen door cv's van consultants op te maken en op maat te maken, zodat ze perfect aansluiten bij de specifieke eisen van de klant.
• Communicatie & Eerstelijns Support: Het gezicht van Contracting, beheren van de officiële contract‑inbox van Devoteam – vragen direct oplossen of doorsturen naar de juiste interne experts.
• Opleiding: Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Werkervaring: Relevante ervaring in de IT‑sector, overheidsinhuur en/of administratieve functies is een pré.
• Tech‑affiniteit: Kennis van AI en automatiseringstools is een pré.
• Talen: Uitstekende beheersing van het Nederlands in woord en geschrift (C2) en ten minste intermediair niveau Engels (B2).
• Oog voor detail: Een hoge mate van nauwkeurigheid is vereist voor administratieve taken, contractondersteuning, het invoeren van projectgegevens en financiële verificatie.
• Coördinatie en communicatie: Uitstekende verbindende vaardigheden om te schakelen tussen verschillende stakeholders om te zorgen voor gestroomlijnde processen.
• Oplossingsgericht vermogen: Vermogen om proactief knelpunten te signaleren en specifiek te zoeken naar mogelijkheden voor vereenvoudiging en automatisering met behulp van technologie, waaronder AI.
• Passie voor administratie: Besef van het belang van een goed georganiseerde administratie ten behoeve van het soepel laten opereren van de organisatie.

Wat bieden we jou?

• Goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden (vast contract, uitstekend salaris, bonus etc.)
• Een gepersonaliseerd carrière ontwikkelingsplan met specifieke trainingen in soft‑ & hard skills en certificeringen afgestemd op jouw vakgebied
• We zullen alle mogelijkheden faciliteren om jou als thought leader te laten groeien met het delen van kennis en visie via blogs, keynote sessies en meer
• De mogelijkheid om 4 weken in het buitenland te werken, in overleg met je team/manager
• Interne community kennisdelingssessies waar je leert en plezier hebt, van onze tweewekelijkse Tech Thursdays tot KISSes (Knowledge & Information Sharing Sessions)
• Tot slot zijn we trots om nieuwe mensen te verwelkomen in onze open en toegankelijke cultuur