Assistent Projectleider

Bright-Professionals; Westland; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

Gemeente Westland zoekt een Assistent Projectleider die de programmadirectie en projectmanagers ondersteunt bij de gebiedsontwikkeling. Je bereidt integrale planningen voor en bewaakt voortgang en afhankelijkheden.

Je onderhoudt afstemming met interne disciplines en externe stakeholders en levert input voor bestuurlijke besluitvorming. In deze centrale rol werk je aan actuele planning, rapportages en notulering en fungeert als centraal aanspreekpunt voor bestuurlijke planning binnen het

Qualifications

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als assistent projectleider in de afgelopen 6 jaar.
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring met de voorbereiding en verslaglegging van (bestuurlijke) overleggen.
• Je hebt in de afgelopen 5 jaar aantoonbare werkervaring met MS Project.
• Je hebt in de afgelopen 7 jaar aantoonbare werkervaring als assistent projectleider binnen complexe gebiedsontwikkelingsprojecten.

Responsibilities

• Stel integrale programma- en projectplanningen op en actualiseer deze in MS Project en Excel.
• Ondersteun de programmadirecteur en projectmanagers bij uitvoering van het programma.
• Vertaal programmadoelstellingen naar uitvoerbare planningen met mijlpalen en afhankelijkheden.
• Signaleer afwijkingen, risico's en knelpunten en rapporteer deze aan het programmateam.
• Stel managementinformatie, dashboards en voortgangsrapportages op en bereidt overleggen voor.

Skills

Analytisch vermogen

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Proactief en kritisch

Samenwerkingsgericht

Resultaatgericht

Accuraat en gestructureerd

Education

HBO civiele techniek / bouwkunde / planologie / projectmanagement

Tools

MS Project

Excel

Job description

Voor Gemeente Westland zoeken wij een Assistent Projectleider. Je werkt als Assistent Projectleider binnen de programmaorganisatie van een complexe gebiedsontwikkeling en ondersteunt de programmadirecteur en projectmanagers.

In deze centrale rol bereid je de integrale project- en programmaplanning voor, coördineer je activiteiten en bewaak je voortgang en afhankelijkheden.

Je voert werkzaamheden uit binnen de bestaande organisatiestructuur van het programma en stemt je werkzaamheden af met de programmadirecteur, projectmanagers en diverse interne vakdisciplines. Prioriteiten, planning en resultaten worden vastgesteld binnen het programmateam en je werkt volgens de geldende processen, kaders en besluitvormingsstructuren van de organisatie.

Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor bestuurlijke planning en ondersteunt de programmaorganisatie bij het realiseren van ontwikkeldoelstellingen. Je zorgt voor een actuele, betrouwbare en inzichtelijke planning en levert input voor bestuurlijke besluitvorming, voortgangsrapportages en overlegstructuren.

Je werkt nauw samen met collega’s vanuit ruimtelijke ordening, vastgoed, civiele techniek, verkeer en onderwijs en onderhoudt regelmatig contact met externe stakeholders zoals ontwikkelaars, aannemers, nutsbedrijven en maatschappelijke partners. Je opereert binnen de kaders van het programma en legt verantwoording af aan de programmadirecteur en de verantwoordelijke projectmanagers.

Daarnaast vervul je de rol van secretaris van diverse ambtelijke en bestuurlijke overleggen en ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding van agenda's, verslaglegging, het bewaken van actiepunten en de administratieve ondersteuning van besluitvorming.

• Je stelt integrale programma- en projectplanningen op, beheert en actualiseert deze in MS Project en Excel.
• Je ondersteunt de programmadirecteur en projectmanagers bij de uitvoering van het programma.
• Je vertaalt programmadoelstellingen naar uitvoerbare planningen, inclusief mijlpalen, afhankelijkheden en kritieke paden.
• Je signaleert afwijkingen, risico's en knelpunten en rapporteert hierover aan het programmateam.
• Je stemt werkzaamheden en planningen af met interne disciplines en externe stakeholders.
• Je stelt managementinformatie, dashboards en voortgangsrapportages op.
• Je bereidt ambtelijke en bestuurlijke overleggen voor, organiseert deze en verzorgt notulering.
• Je bewaakt actiepunten en besluitvorming voortvloeiend uit overlegstructuren.
• Je voert werkzaamheden uit conform de binnen het programma geldende werkwijzen, richtlijnen en procedures.

Competenties

• Analytisch vermogen: je kunt complexe informatie vertalen naar heldere planningen en scenario's.
• Organisatievermogen: je behoudt overzicht in multidisciplinaire trajecten met veel afhankelijkheden.
• Communicatief sterk: je maakt planning en consequenties begrijpelijk voor verschillende doelgroepen, zoals bestuur, projectteam en externe partners.
• Proactief en kritisch: je signaleert tijdig afwijkingen en doet verbetervoorstellen.
• Samenwerkingsgericht: je functioneert goed in integrale projectteams en kunt belangen verbinden.
• Resultaatgericht: je richt je op haalbare en bestuurlijk gedragen planningen.
• Accuraat en gestructureerd: je werkt zorgvuldig en consistent met data en rapportages.

Organisatie

Je werkt voor de gemeente Westland. De gemeente Westland is met ruim 100.000 inwoners één van de dertig grootste gemeenten in Nederland en met haar duurzame en innovatieve glastuinbouwcluster een belangrijke economische motor. Op een inspirerende manier biedt de gemeente Westland haar inwoners ruimte, rust, groen en woonomgevingen met aantrekkelijke recreatiemogelijkheden en voorzieningen. Slagkracht, ambitie, innovatie en professionaliteit zijn kernbegrippen binnen Westland. De gemeente Westland is een uitdagende en eigentijdse werkgever die continu in ontwikkeling is. Zij is een actieve werkorganisatie met een prettige, informele werksfeer en volop ontwikkelingsmogelijkheden. Zij stuurt op resultaten en het tonen van eigen initiatief wordt gewaardeerd. De gemeente Westland is onderverdeeld in clusters en units die samen projecten en processen ondersteunen.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als assistent projectleider in de afgelopen 6 jaar.
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring met de voorbereiding en verslaglegging van (bestuurlijke) overleggen.
• Je hebt in de afgelopen 5 jaar aantoonbare werkervaring met MS Project.
• Je hebt in de afgelopen 7 jaar aantoonbare werkervaring als assistent projectleider binnen complexe gebiedsontwikkelingsprojecten.

Functie-wensen

• Je hebt een afgeronde hbo-bacheloropleiding in civiele techniek, bouwkunde, planologie of projectmanagement.
• Je hebt aantoonbare werkervaring als assistent-projectleider en ervaring met projectmatig werken.
• Je hebt aantoonbare werkervaring in minimaal drie projecten waarin je meervoudig hebt afgestemd met ten minste drie van de volgende disciplines: ruimtelijke ordening, vastgoed, onderwijs/sport, infra/civiele techniek/verkeer, nutsbedrijven of aannemers.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het voorbereiden en het opstellen van verslagen van (bestuurlijke) overleggen.

Extra Informatie

• Aantal uur 16
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau HBO