Afdelingssecretaris bij IT Continuity Center (ITCC)

Werken voor Nederland; Huis ter Heide; On-site; EUR 41,000 - 65,000; Full time

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een Afdelingssecretaris voor IT Continuity Center (ITCC) in Huis ter Heide. Je bent de spil die dossiers en thema's bewaakt, acties uitzet en voortgang bewaakt. Je bereidt MT-vergaderingen voor, denkt mee als sparringpartner voor afdelingshoofd en MT.

Je werkt zelfstandig, schakelt tussen belangen en stakeholders en verbindt mensen en processen. Ruimte voor initiatief en eigenaarschap bij verdere ontwikkeling van de afdeling wordt geboden.

Qualifications

• Afgeronde hbo- of wo-opleiding (bij voorkeur richting Informatica of Bedrijfskunde).
• 2 tot 3 jaar ervaring in vergelijkbare functie.
• Ervaring in een overheidsomgeving is een pré.
• Initiatief nemen en plannen en organiseren.
• Verantwoordelijk en communicatief vaardig.
• In staat draagvlak te creëren en stakeholders te verbinden.

Responsibilities

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor IT Infra en andere afdelingen voor tactische en strategische vraagstukken.
• Je zorgt dat vraagstukken uitgewerkt worden, bewaakt voortgang en plant reviewmomenten.
• Je bent verantwoordelijk voor rapporten, memo’s en besluitvormingsdocumenten.
• Je ondersteunt besluitvorming door MT leden te voorzien van informatie en documenten.
• Namens het MT pak je tactische en strategische vraagstukken op en help je anderen stukken aan te leveren.
• Je coördineert reviews van documenten en rapportages en bereidt deze inhoudelijk voor.
• Samen met het MT werk je aan gecoordineerde acties en MT-onderwerpen.

Skills

Overheidsorganisatie

Initiatief

Plannen en organiseren

Verantwoordelijk

Communicatieve vaardigheden

Netwerken

Education

HBO/WO diploma

Informatica/ Bedrijfskunde richting

Job description

Afdelingssecretaris bij IT Continuity Center (ITCC)

Vacature kenmerken

Standplaats Huis ter Heide (Ut)

Contractduur Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast.

Uren per week - 38

Maandsalaris €3.674,00 - €5.863,00

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 10 - Burgerschaal IBBAD 10

Vakgebied ICT

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Als afdelingssecretaris ben jij de centrale spil van de afdeling. Jij weet exact welke dossiers en thema's spelen, wie waar mee bezig is en wat de status is. Jij zet acties uit binnen en buiten de afdeling en bewaakt de voortgang. Maar dat niet alleen: je bereidt de MT's voor, neemt daaraan deel en denkt mee als sparringpartner voor het afdelingshoofd en het managementteam.

Ben jij iemand die zelfstandig werkt, snel overzicht creëert en gemakkelijk schakelt tussen verschillende belangen en stakeholders? Neem je initiatief, zie je kansen voor verbetering en krijg je energie van het verbinden van mensen, processen en onderwerpen? Dan krijg je binnen deze functie volop ruimte om eigenaarschap te tonen, eigen ideeën uit te werken en bij te dragen aan de verdere ontwikkeling van de afdeling.

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor zowel ITCC als andere afdelingen binnen IT Infra voor tactische als strategische vraagstukken. Je zorgt dat vraagstukken worden uitgewerkt, houdt de voortgang van acties in de gaten en plant en begeleid reviewmomenten.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor zowel ITCC als andere afdelingen als het gaat om rapporten, verbetervoorstellen, memo’s en andere besluitvormingsdocumenten.
• Je ondersteunt de besluitvorming binnen de afdeling, door de MT leden te voorzien van de juist informatie en documenten.
• Je coördineert reviews van documenten en rapportages en doet hiervoor de inhoudelijke voorbereiding.
• Namens het MT pak je tactische en strategische vraagstukken op en help je anderen om op tijd stukken aan te leveren.
• Je ondersteunt het afdelingshoofd en het MT van de afdeling bij het verbeteren van de processen binnen het MT en de afdeling.
• Je bereidt het MT voor en neemt ook deel aan het MT om te zorgen dat alle actiepunten uit het MT helder zijn en opgevolgd worden.
• Namens de afdeling ben je productowner richting het Bedrijfsbureau voor zowel IT Infra brede advies-als voor bedrijfsvoeringvraagstukken.
• Samen met de managementondersteuner en de afdelingsadviseur vorm je het ondersteunende team van het afdelingshoofd.
• Je bouwt een breed netwerk en weet dit ook goed te onderhouden.

Je bent een zelfstandige professional die overzicht weet te creëren in een dynamische omgeving. Je luistert goed naar wat er speelt binnen de organisatie, vertaalt signalen naar concrete acties en bent een stevige gesprekspartner voor bijvoorbeeld sectiehoofden, managers en andere stakeholders. Daarbij neem je initiatief, creëer je draagvlak en weet je verschillende belangen met elkaar te verbinden.

• Je hebt affiniteit met werken binnen een complexe overheidsorganisatie.
• Omgevingsbewust samenwerken, je weet hoe je de verschillende schakels binnen een dynamische organisatie op een lijn krijgt.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden (Nederlands).
• Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen in een complexe IT-organisatie.
• In staat om draagvlak te creëren voor je ideeën.

Kennis/Opleidingseisen:We vragen een afgeronde hbo- of wo-opleiding, opleiding (bij voorkeur in de richting van Informatica of Bedrijfskunde).

• Ervaring in vergelijkbare functie: 2 tot 3 jaar;
• Ervaring in een overheidsomgeving is een pré;
• Initiatief;
• Plannen en organiseren;
• Verantwoordelijk;

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 10 - Burgerschaal IBBAD 10

Salarisomschrijving Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

Maandsalaris €3.674,00 - €5.863,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast.

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

• Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
• Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
• Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek (VGB niveau B) en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken vriendelijk om geen ongevraagde aanbiedingen, telefoontjes of e-mails te sturen. Dank u voor uw begrip.

Je standplaats is Camp New Amsterdam in Huis ter Heide, een dynamische Defensielocatie centraal in het land. Je bent bereid te reizen indien nodig naar verschillende locaties zoals Den Helder, Maasland, Huis ter Heide en Utrecht. De werkomgeving is maatschappelijk relevant, volop in ontwikkeling en biedt ruimte voor eigen initiatief en groei.

Visie

Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Missie

COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra

COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

De werkzaamheden worden verricht binnen de afdeling ITCC van het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC) van het Commando Materieel en IT (COMMIT). Joint Informatievoorziening Commando (JIVC) In een tijd van digitalisering is informatietechnologie (IT) voor Defensie van levensbelang en daardoor een absolute randvoorwaarde. De veiligheid en flexibiliteit van Defensiepersoneel in Nederland en in buitenlandse missiegebieden zijn hiervan afhankelijk. JIVC is het IT-bedrijf van Defensie en zorgt ervoor dat iedereen bij Defensie effectief kan samenwerken (burgers en militairen). In Nederland maar ook op missie. 24 uur per dag, 7 dagen per week.

Entiteit IT‑Infrastructuur (IT‑Infra) Entiteit IT‑Infra levert vanuit het JIVC alle benodigde IT‑infrastructuur oplossingen voor Defensie. Dat doet zij samen met al haar ketenpartners, al dan niet in gemengde teams. IT‑Infra hanteert een operatie model gericht op aanbod sturing en operational excellence. Dit betekent dat de IT‑infrastructuur maximaal gestandaardiseerd en geautomatiseerd wordt geleverd. Daar waar standaardoplossingen echt niet voldoen, zal bij uitzondering maatwerk geleverd worden. IT‑Infra bestaat uit de afdelingen Infrastructuur Centrale Services (ICS), Platform Services Defensie (PSD), Generieke Infrastructuur Services (GIS), IT‑Continuity Center (ITCC) en Generieke IT & Infrastructuur (GII).

IT-Continuity Center (ITCC) Afdeling ITCC is voor de defensieonderdelen, op vredeslocaties, bij Missies en Oefeningen en voor een aantal ketenpartners binnen de overheid het loket voor informatievoorzieningsbehoeften, verzoeken om gebruikersondersteuning, het melden van verstoringen en het melden van security issues met betrekking tot de door JIVC geleverde diensten. Het ITCC bewaakt 7*24 uur de beschikbaarheid van de IT-diensten, de integriteit en exclusiviteit hiervan en monitort en mitigeert de cyberveiligheid van de defensienetwerken en systemen. Het ITCC speelt hiermee een cruciale rol in het garanderen van de bedrijfscontinuïteit van Defensie en haar ketenpartners. Het ITCC bestaat uit 4 secties:

• Service Desk Defensie (SDD): Sectie SDD is voor de klant hét loket, aanspreekpunt, voor IT-behoeftes. Hier vindt intake plaats van behoeftestellingen en regie op realisatie. De SDD is voor de defensieonderdelen en andere klanten binnen de overheid het aanspreekpunt voor gebruikersvragen of het melden van verstoringen op het gebied van IV en IT dienstverlening.
• IT Operations Center (ITOC): Sectie ITOC draagt 7*24 uur zorg voor bediening, bewaking en instandhouding van hoog en laag gerubriceerde netwerken, computersystemen en IT-diensten met als doel om de continuïteit van de betreffende diensten te borgen.