Adviseur Informatiehuishouding

ItaQ; Países Baixos; Híbrido; EUR 80 000 - 120 000; Tempo parcial

Resumo da oferta

ItaQ Interim Professionals is de leverancier voor COMMIT en Defensie in Utrecht. De functie betreft een senior adviseur Informatiehuishouding / business analyst met focus op DMS/RMA implementatie DefDoc, start 01-02-2027 en een 32-urige werkweek.

32 uur per week, verplaatsing naar Utrecht en afstemming met directie(s) is vereist. De kandidaat werkt zelfstandig, onderhoudt stakeholdernetwerken en bewaakt randvoorwaarden op juridisch, technisch en operationeel gebied.

Qualificações

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF-profiel of soortgelijke functie.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als adviseur Informatiehuishouding / business analyst.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in complexe overheidsorganisaties.
• Minimaal HBO-d diploma in de richting van bedrijfskunde, IT.
• Aantoonbare kennis en ervaring met de toepassing van DUTO / NORA kaders.
• Aantoonbare ervaring met implementatie van (nieuwe) documentmanagement / recordmanagement systemen.

Responsabilidades

• Draag bij aan de voorbereiding van het bedrijfsplan van de organisatie.
• Analyse van zakelijke vereisten en ontwerpgerelateerde processen.
• Ondersteuning van digitale transformatie door identificeren van verbeterpunten.
• Bied ICT-oplossingen die voldoen aan de ICT-strategie.
• Ontwikkel businesscases met betrekking tot voorgestelde oplossingen.
• Plan continuïteit en operationele ondersteuning voorDefDoc.

Conhecimentos

Analytisch denkvermogen

Communicatieve vaardigheden

Formação académica

HBO-diploma in bedrijfskunde / IT

Ferramentas

Documentmanagement systemen

Recordmanagement systemen

Descrição da oferta de emprego

Functieomschrijving

Achtergrond opdracht

Over COMMIT - COMMIT versterkt de gevechtskracht van de krijgsmacht met materieel en IT. Hierdoor is een goede informatiehuishouding, waarbij informatie tijdig, volledig, juist, actueel, betrouwbaar geregistreerd, gebruikt, gevonden en gearchiveerd kan worden onontbeerlijk.

Onze missie
Het Commando Materieel en IT (COMMIT) levert tijdig materieel en IT om elke inzet van de krijgsmacht te ondersteunen. Nu en in de toekomst. Betrouwbaar, innovatief en onder alle omstandigheden paraat versterken wij de gevechtskracht. Zo beschermen wij wat ons dierbaar is.

Onze visie
COMMIT levert onder alle omstandigheden tijdig materieel en IT ter ondersteuning van elke inzet van de krijgsmacht; in vredestijd, in de grey zone en bij een grootschalig gewapend conflict. Zo versterken wij als COMMIT de gevechtskracht van de krijgsmacht.
COMMIT voorziet in nieuw materieel en IT, levert voortzettingsvermogen met (wapen)systeemmanagement, ketenlogistieke dienstverlening en IT-dienstverlening en vernieuwt de krijgsmacht door kennisopbouw en innovatie. Onze focus ligt daarbij op versnellen, opschalen en vernieuwen. Wij spelen snel, flexibel en gecontroleerd in op nieuwe opdrachten en veranderende omstandigheden. Zo beschermen wij samen wat ons dierbaar is.

Positionering van de adviseur Informatiehuishouding:
De adviseur Informatiehuishouding wordt gepositioneerd binnen het team van Informatiehuishouding, onderdeel van de CIO Office van COMMIT. Binnen dit team zijn meerdere adviseurs werkzaam. Dit team werkt nauw samen met het Liaisson team van het programma Defensie Open Op Orde voor COMMIT. In het liaisson team is de implementatieprojectleider Defdoc werkzaam, met die de adviseur o.a. nauw zal samenwerken.

Opdrachtomschrijving

Binnen Defensie is een robuuste en volwassen informatiehuishouding (IHH) essentieel voor het uitvoeren van Hoofdtaak 1: Bescherming van Nederland en bondgenoten. Voor COMMIT houdt dit in dat de manier waarop informatie wordt verzameld, beheerd en ingezet, directe invloed heeft op de snelheid, effectiviteit en kwaliteit van besluitvorming. Hiervoor is een actieplan opgesteld. Met het actieplan zet COMMIT concrete stappen om de informatiehuishouding naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen, waardoor het beter toegerust is voor de uitdagingen van de toekomst. Een van de actiekaarten in dit plan is de implementatie van een DMS en RMA functionaliteit binnen COMMIT. Voorbereidingen hiervoor zijn reeds gestart. Feitelijke implementatie staat gepland in de eerste helft van 2027 met een nazorgperiode tot eind 2027.

De adviseur IHH draagt zorg voor de ingebruikname van een nieuw DMS / RMA genaamd DefDoc binnen COMMIT voor de aan hem / haar toebedeelde directie(s).

De opdrachtuitvoering wordt succesvol geacht als voldaan is aan onderstaande punten:

• Volledige uitvoering – Het implementatiedeel waar jij verantwoordelijk voor bent wordt uitgevoerd volgens de afgesproken planning, waarbij eventuele risico’s vroegtijdig worden gesignaleerd en voorstellen tot bijsturing tijdig worden gedaan aan de manager IHH.
• Medewerkers hebben tijdig de juiste training en ondersteuning gekregen
• De werkprocessen, -afspraken, beheer en training on the job zijn duurzaam belegd binnen de directie(s). Zodanig dat het werken met DMS / RMA conform de productvisie ingebed is binnen de bestaande werkprocessen.
• Inzicht in randvoorwaarden – De noodzakelijke randvoorwaarden voor succesvolle implementatie (juridisch, technisch, functioneel, operationeel, organisatorisch) zijn volledig geïdentificeerd, geanalyseerd en eventuele risico's tijdig gesignaleerd naar de manager IHH.

Zodoende wordt het hoofddoel bereikt: het inbedden van het werken met Defdoc conform de productievisie binnen de bestaande werkprocessen van de directie(s).

Coördinerende en uitvoerende taken bestaan uit:

• Betrokkenheid organiseren van medewerkers voor implementatie van DMS/RMA conform productvisie
• Praktische uitvoering van taken om randvoorwaarden te scheppen voor ingebruikname DefDoc door medewerkers
• Zichtbaarheid en aanspreekbaarheid voor de voor jou verantwoordelijke directie(s)
• Coördineren en zorgen voor naleving van het gebruik van DefDoc
• Flexibel zijn en werkzaamheden aanpassen in geval van veranderende omstandigheden of aangepaste projectplanning

Voor de verwezenlijking van de doelstellingen van het project weet de adviseur IHH de juiste ingangen te vinden in de aan hem/haar toebedeelde directie(s). Hiertoe bouwt en onderhoudt de adviseur IHH een netwerk van relevante stakeholders binnen COMMIT. De inspanningen van de adviseur IHH moeten aantoonbaar bijdragen aan het in beweging brengen en houden van de groei in volwassenheid van de IHH. Hiertoe is de adviseur IHH in staat te schakelen tussen stakeholders en collega's, kan zelfstandig taken uitvoeren, weet om te gaan met weerstand en signaleert knelpunten tijdig naar de manager IHH.

Profiel

Generieke beschrijving competentie gebied en niveau's:
Identificeert en beheert gestructureerde en ongestructureerde informatie en houdt rekening met het beleid voor informatieverspreiding. Creëert informatiestructuur om exploitatie en optimalisatie van informatie mogelijk te maken. Begrijpt de juiste tools die kunnen worden ingezet om bedrijfskennis te creëren, te extraheren, te onderhouden, te vernieuwen en te verspreiden om zo te profiteren van het informatie-item.
eCF3 Senior Professional / Manager: het analyseren van bedrijfsprocessen en bijbehorende informatie eisen en het daarmee voorzien in de meest geschikte informatie structuur.
eCF4 Lead Professional / Senior manager: de juiste informatiestructuur integreren in de organisatie omgeving.

Samenvattende opgave en missie:
Analyseert het bedrijfsdomein en optimaliseert de bedrijfsprestaties door middel van een technologietoepassing. Analyseert de informatie en de processen die nodig zijn om bedrijfsplannen te ondersteunen. Formuleert functionele en niet-functionele vereisten van de bedrijfsorganisatie en adviseert over de levenscyclus van de informatieoplossingen. Evalueert de impact in termen van verandermanagement.

Taken:

• Draag bij aan de voorbereiding van het bedrijfsplan van de organisatie
• Analyse van zakelijke vereisten en ontwerpgerelateerde processen
• Ondersteuning van digitale transformatie, het identificeren van verbeterpunten in bedrijfsprocessen
• Bied mogelijke ICT-oplossingen die voldoen aan de ICT-strategie
• Ontwikkel businesscases met betrekking tot de voorgestelde oplossingen
• Analyseer vereiste informatie en documenten
• Plan ontwikkelen voor continuïteit van operaties

Eisen

• Kandidaat heeft minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel of soortelijke functie.

Wensen

• Kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als adviseur Informatiehuishouding / business analyst.
• Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in complexe overheidsorganisaties.
• Kandidaat beschikt over aantoonbare werkervaring met de implementatie van (nieuwe) documentmanagement / recordmanagement systemen.
• Kandidaat beschikt over minimaal HBO diploma in de richting van bedrijfskunde, IT.
• Kandidaat beschikt over aantoonbare kennis en ervaring met de toepassing van DUTO / NORA kaders.
• Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel en opdrachtomschrijving.

Overige informatie

• ZZP: Ja
• Inhuurtermijn: 12 maanden, met optie op verlenging (maximaal 1 verlenging van 12 maanden)
• Uren: 32
• Verlenging: In overleg
• Start: 01-02-2027
• Einddatum: 31-01-2028
• Standplaats: Utrecht
• Thuiswerken: In overleg

Functie eisen

• Kandidaat heeft minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel of soortelijke functie.

Functie wensen

• Kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als adviseur Informatiehuishouding / business analyst.
• Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in complexe overheidsorganisaties.
• Kandidaat beschikt over aantoonbare werkervaring met de implementatie van (nieuwe) documentmanagement / recordmanagement systemen.
• Kandidaat beschikt over minimaal HBO diploma in de richting van bedrijfskunde, IT.
• Kandidaat beschikt over aantoonbare kennis en ervaring met de toepassing van DUTO / NORA kaders.
• Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel en opdrachtomschrijving.

Wie zijn wij?

ItaQ Interim Professionals is de meest vooruitstrevende organisatie in detachering van interimmanagers, adviseurs en ICT-professionals. Klanten noemen ons de Trusted Advisor, omdat we hen adviseren op basis van kennis van hun organisatie, werkwijze en processen. We zijn er trots op dat wij de juiste mensen kunnen bieden aan het topsegment van het bedrijfsleven en overheid. Onze toegevoegde waarde ligt in kennis van zaken en kennis van mensen. Wij denken in oplossingen en realiseren deze door de juiste professionals aan te bieden. Eenvoudig gezegd weten we hoe het moet en wie het kan. Doorgaans kunnen we de juiste kandidaat voorstellen binnen 48 uur.

Opdracht Details

• Klant: Ministerie van Defensie / COMMIT
• Type Aanvraag: Regulier
• Startdatum: 01-02-2027
• Duur: 12 maanden, met optie op verlenging (maximaal 1 verlenging van 12 maanden)
• Uren: 32
• ZZP: Ja
• Deadline: -