Adviseur Informatiebeheer

Woerden; Woerden; Remote; EUR 36,000 - 60,000; Full time

Job summary

De gemeenten Woerden en Oudewater zoeken een Adviseur informatiebeheer die zorgt voor structurele verbetering van informatiebeheer en naleving van de archief- en privacywetgeving. Je vertaalt complexe vragen naar praktische oplossingen en werkt nauw samen met teams om processen te verbeteren en systemen optimaal in te zetten.

Je begeleidt veranderingen, werkt zelfstandig en schakelt regelmatig met ICT en management om samen tot effectieve, compliant werkwijzen te komen.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau en ervaring of affiniteit met informatiebeheer, documentmanagement of procesverbetering.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving (Archiefwet, Woo en AVG) en affiniteit met digitale systemen.
• Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en zoekt actief samenwerking met collega’s om tot praktische oplossingen te komen.

Responsibilities

• Adviezen geven over informatiebeheer en bijbehorende processen, en meedenken over verbeteringen en vernieuwing.
• Brug slaan tussen wetgeving, systemen en dagelijkse praktijk van collega’s.
• Samenwerken met senior adviseur en ICT om oplossingen technisch en praktisch te laten kloppen.
• Zorgdragen voor gebruiksgemak en compliance in balans in projecten en werkgroepen.
• Diverse stakeholders afstemmen en veranderingen mee begeleiden.

Skills

Analytisch vermogen

Communicatieve vaardigheden

Overtuigingskracht

Samenwerken en verbinden

Zelfstandigheid en regie

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

Zaaksystemen

Job description

Jij ziet wat anderen over het hoofd zien. Je snapt hoe informatie stroomt, welke wet- en regelgeving ertoe doet en hoe je collega’s echt verder helpt. Kom werken bij de gemeenten Woerden en Oudewater als Adviseur Informatiebeheer.

Functie

Werk waar je trots op kunt zijn

Wil jij bijdragen aan een organisatie waarin informatie op orde is én blijft? In deze rol lever je zichtbaar resultaat: je helpt collega’s beter, slimmer en zorgvuldiger met informatie om te gaan. Met jouw advies maak je processen niet alleen efficiënter, maar ook toekomstbestendig. Als adviseur informatiebeheer draag je direct bij aan het naleven van belangrijke wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet, de Wet open overheid (Woo) en de AVG. Dat doe je door processen rondom informatiebeheer te toetsen, te verbeteren en hierover te adviseren.

Dit ga je doen

Je adviseert over informatiebeheer en bijbehorende processen en denkt actief mee over verbeteringen en vernieuwing. Complexe vraagstukken weet jij te vertalen naar concrete, werkbare oplossingen. Daarbij kijk je niet alleen naar de inhoud, maar ook naar het gebruik van systemen en software: hoe ondersteun je de praktijk zo goed mogelijk? De uitdaging in deze functie zit in het verbinden. Jij slaat de brug tussen wetgeving, systemen en de dagelijkse praktijk van collega’s. Je weet mensen mee te nemen in veranderingen, ook zonder formele sturingslijn. Met jouw overtuigingskracht en heldere adviezen zorg je voor beweging en blijvende verbetering. Als adviseur werk je nadrukkelijk samen met de senior informatieprocesadviseur. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor het adviseren en begeleiden van jullie domein op het gebied van informatiebeheer. Jullie trekken hierin echt samen op: jullie sparren over vraagstukken, verdelen het werk en zorgen dat adviezen goed landen in de organisatie.

Hoe jouw werkdag er ongeveer uit kan zien

Geen dag is hetzelfde in deze rol en dat is precies wat het werk zo leuk maakt.

Je start je dag in het Gemeentehuis in Woerden en hebt een korte check-in met je collega’s. Jullie bespreken waar iedereen mee bezig is en stemmen af waar jullie elkaar kunnen versterken. Je maakt onderdeel uit van een hecht en gezellig cluster, waar je elkaar makkelijk vindt en waarin samenwerking vanzelfsprekend is.

In de ochtend sluit je aan bij een overleg met een team binnen jouw domein. Zij hebben vragen over het opslaan en terugvinden van documenten. Jij stelt de juiste vragen, denkt mee en helpt hen om tot een praktische en werkbare oplossing te komen. Je zit aan tafel als adviseur, maar ook als partner die begrijpt hoe hun werk in elkaar zit.

LATER werk je samen met de senior adviseur aan een advies voor het management. Hoe zorgen we dat processen, systemen en wet- en regelgeving beter op elkaar aansluiten? Je stemt dit af met collega’s van ICT. De samenwerking met ICT is hierbij intensief: jullie trekken samen op om te zorgen dat oplossingen niet alleen technisch kloppen, maar ook aansluiten bij de praktijk.

Tussendoor help je collega’s uit je domein op weg, geef je uitleg of denk je mee over verbeteringen in hun werkproces. Je ziet direct resultaat van je werk: collega’s gaan anders werken en de kwaliteit van de informatiehuishouding verbetert zichtbaar.

Aan het einde van de dag sluit je aan bij een project of werkgroep, bijvoorbeeld over de doorontwikkeling van Teams of een ander systeem. Jij bewaakt daar de belangen van informatiebeheer en zorgt dat gebruiksgemak en compliance in balans blijven.

Dit neem je mee

Competenties

Om succesvol te kunnen zijn in de rol is het belangrijk dat je over de volgende competenties beschikt:

1. Analytisch vermogen

• Doorgronden van processen en informatievraagstukken
• Risico’s en knelpunten signaleren
• Dit vertalen naar concrete adviezen en verbeteringen

2. Communicatieve vaardigheden

• Complexe materie helder uitleggen (bijv. Woo, archiefregels)
• Adviseren op verschillende niveaus (medewerker naar management)
• Trainingen/voorlichting geven

3. Overtuigingskracht / beïnvloedingsvermogen

• Collega’s meenemen in veranderingen
• Draagvlak creëren zonder formele hiërarchie
• Weerstand kunnen hanteren

4. Samenwerken en verbinden

• Brug slaan tussen beleid, uitvoering en techniek
• Afstemmen met verschillende stakeholders
• Belangen verbinden en samenwerking stimuleren

5. Zelfstandigheid en regie

• Zelfstandig oppakken van vraagstukken
• Prioriteiten stellen en overzicht houden
• Verantwoordelijkheid nemen voor adviezen en acties

Kennis en ervaring

Wat jou verder onze nieuwe adviseur informatiebeheer maakt:

• Je hebt hbo werk- en denkniveau en ervaring of aantoonbare affiniteit met informatiebeheer, documentmanagement of procesverbetering
• Je kunt processen analyseren en hierover helder adviseren, passend bij je ervaringsniveau.
• Je hebt (basis)kennis van relevante wet- en regelgeving (zoals Archiefwet, Woo en AVG) en affiniteit met digitale systemen (zoals zaaksystemen of Microsoft 365).
• Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en weet actief de samenwerking met collega’s op te zoeken om tot praktische oplossingen te komen.

Team en organisatie

Het team Informatiebeheer bestaat uit 11 collega’s die elkaar goed kennen en graag opzoeken. Het is een hecht en warm team, je merkt dat al op je eerste dag. We lachen samen, denken samen na en staan voor elkaar klaar als het ingewikkeld wordt.

We staan voor grote uitdagingen. Informatiebeheer is bij veel organisaties een ondergeschoven kindje, maar wij geloven dat het anders kan en moet. Onze ambitie is om zichtbaarder te worden in de organisatie: als serieuze gesprekspartner, als verbinder, als aanjager van betere werkwijzen. Geen stoffige archiefkast, maar een team dat echt impact maakt.

Er is volop ruimte voor jouw ontwikkeling. Je kunt zelfstandig aan de slag met je eigen vraagstukken en sparren met collega’s die net zo gedreven zijn als jij. Of je nu net begint of al wat meer ervaring meebrengt: we investeren in jou, en we verwachten dat jij dat teruggeeft aan het team.

Arbeidsvoorwaarden

• Wij bieden een salaris op basis van een 36-urige werkweek, tot € 5.033 (schaal 9)*, inschaling vindt plaats op basis van kennis en ervaring. *Genoemd salaris is op basis van peildatum CAO-gemeenten 1 januari 2026. Voor verdere loonstijgingen zie Cao Gemeenten 2025-2027.
• Bovendien ontvang je een persoonlijk budget van 17,05%, wat jij kunt inzetten zoals jij wilt.
• Je krijgt van ons een jaarcontract, bij goed functioneren wordt het dienstverband na een jaar omgezet in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Goede arbeidsvoorwaarden horen erbij. Wil je meer weten over alle arbeidsvoorwaarden bij de gemeenten Woerden en Oudewater? Zie Arbeidsvoorwaarden.