Administratief professional kwaliteit

Fourmonths; Maurik; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Fourmonths zoekt twee ervaren administratieve professionals die op korte termijn zelfstandig aan de slag kunnen binnen het kwaliteitsdomein. De rol draait om het structureren en accuraat verwerken van kwaliteits- en productdossiers en het opvolgen van ontbrekende informatie en deadlines.

Je werkt proactief met leveranciers en interne collega’s, bewaakt de voortgang en fungeert als spil in administratieve processen rondom certificeringen, audits en rapportages.

Qualifications

• Minimaal mbo-4 werk- en denkniveau.
• Ruime administratieve ervaring.
• Nauwkeurig en gestructureerd werken.
• Zelfstandige, proactieve aanpak.
• Goede communicatie met collega’s en externe partijen.
• Ervaring met kwaliteitsdocumentatie of compliance is een plus.

Responsibilities

• Verwerken en controleren van testrapporten, certificaten en andere kwaliteitsdocumentatie.
• Structureren, actualiseren en completeren van product- en kwaliteitsdossiers.
• administratief verwerken van uitkomsten van kwaliteitsanalyses.
• Inventariseren van ontbrekende documenten en openstaande acties.
• Zelfstandig opvragen van informatie bij leveranciers en testbureaus.
• Opvolgen van openstaande verzoeken en bewaken van deadlines.
• Verwerken van gegevens in de systemen.
• Administratieve werkzaamheden rondom certificeringen, registraties en audits.
• Signaleer waar informatie ontbreekt of hoe de verwerking kan verbeteren.

Skills

Zelfstandigheid

Administratieve ervaring

Structuur aanbrengen

Communicatieve vaardigheden

Nauwkeurigheid

Plannen en prioriteren

Education

MBO-4 werk- en denkniveau

Tools

ERP systemen

Kwaliteitsregistratie systemen

Job description

Voor een importeur, een familiebedrijf in consumentenproducten, zoeken we twee ervaren administratieve professionals die op korte termijn zelfstandig aan de slag kunnen binnen het kwaliteitsdomein.

Door nieuwe en veranderende wet- en regelgeving is er tijdelijk veel extra werk ontstaan rondom kwaliteitsdocumentatie. De inhoudelijke kennis en analyses zijn binnen de organisatie aanwezig. De uitdaging zit vooral in wat daarna komt: zorgen dat alle informatie goed wordt verwerkt, dossiers compleet zijn en openstaande acties niet blijven liggen.

Administratief professional kwaliteit & duurzaamheid

Als administratieve professional krijg je de kwaliteitsadministratie onder je hoede en zorg je zelfstandig dat dit op orde komt. Je brengt structuur aan, verwerkt documentatie, vraagt ontbrekende informatie op en houdt overzicht over wat nog moet gebeuren.

Geen opdracht waarbij iemand continu over je schouder meekijkt. Wel een omgeving met korte lijnen, duidelijke afspraken en inhoudelijke collega’s bij wie je terechtkunt wanneer afstemming nodig is.

Je zorgt ervoor dat kwaliteits- en productdossiers administratief zijn verwerkt en waar mogelijk compleet zijn gemaakt. Ontbrekende informatie en openstaande acties zijn inzichtelijk en opgevolgd en relevante documentatie is correct vastgelegd in de beschikbare systemen.

Je bepaalt binnen de afgesproken kaders en deadlines zelf hoe je jouw werkzaamheden organiseert en welke aanpak daarvoor het beste werkt.

Jouw werkzaamheden:

• verwerken en controleren van testrapporten, certificaten en andere kwaliteitsdocumentatie;
• structureren, actualiseren en completeren van product- en kwaliteitsdossiers;
• administratief verwerken van uitkomsten van kwaliteitsanalyses;
• inventariseren van ontbrekende documenten en openstaande acties;
• zelfstandig opvragen van informatie bij leveranciers (o.a. in Azië, testbureaus en andere externe partijen;
• opvolgen van openstaande verzoeken en bewaken van relevante deadlines;
• verwerken van gegevens in de beschikbare systemen;
• administratieve werkzaamheden rondom certificeringen, registraties en audits;
• signaleren waar informatie ontbreekt of waar de administratieve verwerking slimmer kan.

Zie je tijdens de opdracht dat iets logischer of efficiënter georganiseerd kan worden? Dan wordt het gewaardeerd als je dat signaleert en een praktische oplossing voorstelt.

Jouw profiel

Voor deze opdracht zoeken we vooral iemand die zelfstandig ziet wat er moet gebeuren en het vervolgens regelt.

Je hebt gedegen administratieve ervaring en bent gewend om zorgvuldig met veel informatie en verschillende dossiers tegelijk te werken. Je houdt van een administratie die klopt, werkt secuur en kunt goed je eigen prioriteiten bepalen.

Je hoeft niet per se uit de kwaliteitswereld te komen. Ervaring met kwaliteitsadministratie, productdocumentatie, certificeringen of compliance helpt natuurlijk, maar jouw zelfstandigheid en administratieve kracht zijn belangrijker.

Verder:

• beschik je over minimaal mbo-4 werk- en denkniveau;
• heb je ruime administratieve ervaring;
• werk je nauwkeurig en gestructureerd;
• ben je zelfstartend en gewend zelfstandig je werk te organiseren;
• laat je acties niet onnodig liggen en bewaak je zelf de voortgang;
• communiceer je makkelijk met collega’s en externe partijen;
• kun je goed overweg met verschillende digitale systemen;
• beheers je de Nederlandse taal in woord en geschrift en ben je ook het Engels goed vaardig;
• ben je als persoon proactief en doortastend. Je wacht niet af en pakt makkelijk de telefoon om ontbrekende informatie bij leveranciers op te vragen.