Administratief Medewerker Projecten regio Leiden

Dosign; Leiden; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Thuiswerkvergoeding

Overwerktoeslag

Overige vergoedingen

Pensioenregeling

Collectieve verzekeringen

Opleidings- en ontwikkelbudget

Job summary

Dosign zoekt een Administratief Medewerker Projecten / projectondersteuner techniek voor beheer van documentatie rondom waterzuiveringsinstallaties in pharma, zorg en industrie. Je waarborgt volledige, correcte en digitale certificaten, tekeningen, testrapporten en opleverdocumenten.

Je ondersteunt projectleiders met projectadministratie en communicatie met leveranciers en klanten. Je draagt bij aan kwaliteitsborging en procesverbetering in de digitale documentstroom.

Qualifications

• MBO-niveau 4 in administratie/techniek of gelijkwaardig.
• 1–2 jaar ervaring in een administratieve functie.
• Vloeiend Nederlands, Engels basis.
• Goede computervaardigheden in MS Office.
• Ervaring met ERP-systemen zoals SAP of Exact.

Responsibilities

• Verzamelen van projectdocumentatie zoals certificaten, tekeningen en testrapporten.
• Controleren van documenten op volledigheid en juistheid.
• Beheren en archiveren van documenten in het informatiesysteem.
• Ondersteunen van projectleiders met administratieve taken.
• Verwerken van urenregistraties en projectgebonden correspondentie.
• Afstemmen met leveranciers en onderaannemers over administratieve stukken.

Skills

MS Office

ERP systemen

SAP

Exact

Rijbewijs B

Nauwkeurig

Communicatief

Education

MBO niveau 4 in administratie/techniek

Tools

SAP

Exact

MS Office

Job description

Over de vacature Beheer en structureer als Administratief Medewerker Projecten / projectondersteuner techniek alle documentatie rond waterzuiveringsinstallaties voor farmacie, gezondheidszorg en industrie. Je zorgt dat certificaten, tekeningen, testrapporten en opleverdocumenten volledig, correct en digitaal beschikbaar zijn, zodat projecten veilig en volgens norm worden opgeleverd. Je ondersteunt projectleiders met projectadministratie, facturatievoorbereiding en communicatie met leveranciers en klanten. Tegelijkertijd draag je bij aan kwaliteitsborging en procesverbetering in de digitale documentstroom.

Wat ga je doen?

• Verzamelen van alle projectdocumentatie zoals certificaten, tekeningen, handleidingen en testrapporten;
• Controleren van ontvangen documenten op volledigheid en juistheid;
• Beheren van documenten, inclusief digitaliseren en archiveren in het informatiesysteem;
• Bijhouden en structureren van certificaten, werkbonnen en checklists voor projecten;
• Samenstellen van complete opleverdocumenten en -dossiers volgens klant- en projectnormen;
• Ondersteunen van projectleiders en projectteams met administratieve taken;
• Verwerken van urenregistraties en projectgebonden correspondentie;
• Afstemmen met leveranciers en onderaannemers over administratieve stukken;
• Voorbereiden van (concept)facturen en verwerken van werkbonnen voor het facturatieproces;
• Afstemmen met finance en projectleiding over facturatiegerelateerde gegevens;
• Signaleren van afwijkingen in documentatie en initiëren van correcties;
• Bijwerken van administratieve procedures waar nodig ten behoeve van kwaliteitsborging;
• Onderhouden van contact met interne collega’s zoals projectleiders, werkvoorbereiding en magazijn;
• Beantwoorden en oplossen van administratieve vragen van klanten;
• Meedenken over procesverbetering in de documentstroom en voorstellen doen voor efficiëntere werkprocessen.

Wat neem je mee?

• Beschikken over MBO werk- en denkniveau (niveau 4) in een administratieve of technische richting, of gelijkwaardig;
• Minimaal 1–2 jaar ervaring in een administratieve functie, bij voorkeur in projectondersteuning of techniek;
• Beheersen van de Nederlandse taal vloeiend, mondeling en schriftelijk;
• Engels op basisniveau is voldoende;
• Hebben van zeer goede computervaardigheden in MS Office (bijvoorbeeld Word en Excel);
• Ervaren zijn met administratieve software;
• bij voorkeur met ERP-systemen zoals SAP of Exact;
• Nauwkeurig, proactief en gestructureerd kunnen werken;
• Klantgericht en communicatief vaardig zijn in contact met interne en externe partijen;
• Ervaring met projectadministraties in techniek of installatieprojecten is een pré;
• Kennis van of affiniteit met technische tekeningen en installatieprocessen is een pré;
• In het bezit zijn van rijbewijs B (in verband met incidentele bezoeken aan projectlocaties).

Wat bieden we jou?

• Wij hanteren Gelijkwaardig Belonen. Dit betekent dat jouw arbeidsvoorwaarden als Dosign-professional volledig gelijkwaardig zijn aan die van een collega die rechtstreeks bij onze opdrachtgever in dienst is. Afhankelijk van de opdrachtgever en jouw profiel kun je rekenen op arbeidsvoorwaarden zoals;
• Een passend salaris op basis van opleiding, ervaring en functie-inhoud;
• Verlofregelingen zoals vakantiedagen en ADV;
• Eventuele extra’s zoals een dertiende maand, bonus- of winstdelingsregeling;
• Een pensioenregeling en toegang tot collectieve verzekeringen;
• Opleidings- en ontwikkelbudgetten, inclusief trainingen via onze eigen Dosign Academy;
• Thuiswerkvergoeding, Overwerktoeslag en overige vergoedingen.

Vragen over deze vacature?

Heb je (technische) vragen over deze rol of wil je vrijblijvend sparren over de inhoud en de match met jouw expertise? Neem contact op met Nadine van Schie via [phone] of [e-mail].