Administratief medewerker Bedrijfsbureau Apotheek

Diakonessenhuis; Zeist; On-site; EUR 36,000 - 49,000; Part time

Benefits offered by this job

Jaarcontract 16-24u/wk

Salaris €3.228–€4.346 p.m.

Opleidingsbudget €750/jaar

Eindejaarsuitkering 8,33%

Reiskostenvergoeding ov

Keuzebudget

PBL-uren 57 uur/jaar

Teamuitjes

GoodHabitz trainingen

Job summary

Diakonessenhuis zoekt een administratief medewerker voor de Apotheek, verantwoordelijk voor procesondersteuning en administratieve taken. Je beheert roosters, verlof en vergaderingen, registreert meldingen en ondersteunt onboarding en uitdiensttreding, met regelmatige afstemming met afdelingsmanagers en leidinggevenden.

Je werkt op locaties in Utrecht/Zeist en bouwt een breed netwerk op binnen de ziekenhuisafdelingen.

Qualifications

• Mbo+ werk- en denkniveau vereist.
• Ervaring in een vergelijkbare zorgrol of aantoonbare werkzaamheden is een pré.
• Ervaring met voorbereiden, notuleren en opvolgen van overleggen.

Responsibilities

• Actueel houden van roosters en verlof/roosterwijzigingen verwerken.
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen; opvolgen van actiepunten.
• Agendabeheer en administratieve ondersteuning voor afdeling en leidinggevenden.
• Registreren en opvolgen van meldingen in systemen zoals Topdesk.
• Onboarden van nieuwe medewerkers en beheer van het apotheekarchief.
• Organiseren van praktische zaken op de afdeling (trainingen, overleggen, feestdagen).

Skills

Organisatievermogen

Administratieve vaardigheden

Agendabeheer

Notuleren

Communicatie

Overzicht bewaren

Education

Mbo+ werk- en denkniveau

Tools

Topdesk

Job description

Word je blij van structuur aanbrengen en efficiënt organiseren? Bij het Bedrijfsbureau van de Apotheek gebruik je jouw overzicht en aanpak om processen soepel te laten verlopen en de afdeling goed te ondersteunen.

Dit ga je doen

Als administratief medewerker heb je een belangrijke ondersteunende rol binnen de Apotheek. Je zorgt voor de verwerking van mutaties in de personeelsplanning en houdt overzicht over de dagelijkse bezetting.

Daarnaast ondersteun je de Apotheek organisatorisch en administratief. Je beheert agenda’s van de afdelingsmanagers, bereidt vergaderingen voor, notuleert en bewaakt de opvolging van actiepunten. Je registreert meldingen in systemen, houdt administraties bij en bent betrokken bij werkzaamheden rondom onboarding en uitdiensttreding.

Je werkt nauw samen met collega’s, seniors en leidinggevenden binnen de Apotheek. Daarnaast heb je regelmatig contact met andere afdelingen in het ziekenhuis, waardoor je een breed netwerk opbouwt.

Een greep uit jouw takenpakket

• Actueel houden van roosters en verwerken van verlof en roosterwijzigingen.
• Voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten van commissies en opvolgen van actiepunten, zowel binnen de afdeling als ziekenhuisbreed.
• Agendabeheer en administratieve ondersteuning voor de afdeling en leidinggevenden.
• Registreren en opvolgen van meldingen in de daarvoor bestemde systemen, zoals Topdesk.
• Onboarden van nieuwe medewerkers.
• Beheren van het apotheekarchief.
• Organiseren van praktische zaken op de afdeling, zoals werkoverleggen, trainingen en afdelingsvieringen.

Hier kom je te werken

Over de afdeling

Je komt terecht in een betrokken team van zo’n 100 collega’s, verdeeld over de Poliklinische Apotheek en de Klinische Apotheek. De Poliklinische Apotheek ondersteunt patiënten die medicatie meekrijgen bij ontslag of na een bezoek aan de specialist. De Klinische Apotheek verzorgt de medicatievoorziening binnen het ziekenhuis. Beide afdelingen werken dagelijks nauw met elkaar samen.

De werksfeer is open en professioneel, met korte lijnen en regelmatig overleg. Je werkt op de locaties Utrecht en Zeist, afhankelijk van de werkzaamheden die op dat moment spelen. In Utrecht heb je een vaste werkplek op het Bedrijfsbureau, met werktijden tussen 07.30 en 16.30 uur.

Over ons ziekenhuis

Het Diak is het vertrouwde ziekenhuis in de stad en regio Utrecht. We zijn een ziekenhuis voor iedereen. We willen dat je je hier welkom, veilig en gewaardeerd voelt. In de zorg werk je elke dag samen met mensen met verschillende achtergronden en levensverhalen. Juist die verschillen maken onze zorg beter.

Dit breng je mee

• Mbo+ werk- en denkniveau.
• Ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur binnen een zorgomgeving, of aantoonbare ervaring met vergelijkbare werkzaamheden.
• Ervaring met het voorbereiden, notuleren en opvolgen van overleggen.
• Sterk ontwikkeld organisatorisch vermogen: overzicht bewaren, prioriteiten stellen en soepel schakelen wanneer de planning verandert.
• Een nauwkeurige, gestructureerde werkstijl en aandacht voor kwaliteit in processen en administratie.
• Heldere, professionele communicatie met collega’s en leidinggevenden op verschillende niveaus.

Dit krijg je ervoor terug

• Jaarcontract van 16-24 uur per week met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Een salaris tussen de € 3.228,- en € 4.346,- bruto per maand (FWG 45) op basis van een werkweek van 36 uur.
• Een persoonlijk opleidingsbudget van € 750,- per jaar.
• Een eindejaarsuitkering en vakantietoeslag van beide 8,33%.
• Een reiskostenvergoeding volgens de cao Ziekenhuizen. Reis je met het ov en woon je minimaal 10 kilometer van het werk? Dan vergoeden we je ov-kosten volledig.
• Extra verlofdagen of een nieuwe fiets met belastingvoordeel? Jij kiest zelf wat bij je past met ons keuzebudget.
• Je wettelijke verlof wordt aangevuld met 57 PBL-uren per jaar (bij een 36-urige werkweek). Deze PBL-uren zet je flexibel in, bijvoorbeeld voor extra vrije tijd wanneer het jou uitkomt.
• Gezellige uitjes en activiteiten georganiseerd voor en door collega's. Geen verplichting, wel gezellig.
• Blijf in balans met online yogalessen en ontwikkel jezelf met toegang tot trainingen via GoodHabitz.