Assistenz des Vorstands (m/w/d)

Deutscher Schwimm-Verband e.V.; Telangana; On-site; INR 3,989,000 - 5,039,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Moderne Arbeitsmodelle

Job summary

Der Deutsche Schwimm-Verband e.V. sucht eine engagierte Assistenz des Vorstandsbüros in Deutschland. Sie koordinieren Termine, organisieren das Vorstandsbüro, Vor- und Nachbereitung von Meetings und behalten Fristen im Blick.

Sie verantworten interne und externe Korrespondenz, bereiten Unterlagen vor, erstellen Präsentationen und unterstützen bei Veranstaltungen sowie Projekten. Sie arbeiten diskret, serviceorientiert und bringen starke Organisationsfähigkeiten sowie Teamgeist mit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in Assistenz/Office Management/Gremienarbeit vorteilhaft.
• Strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Organisationstalent und Überblick bei parallelen Themen.
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Verlässlichkeit.
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse.
• Teamgeist, Serviceorientierung und Engagement.
• Interesse am organisierten Sport und an der Arbeit in einem modernen Sportverband.

Responsibilities

• Du koordinierst Termine, Besprechungen und Dienstreisen und sorgst für eine zuverlässige Vor- und Nachbereitung.
• Du organisierst das Vorstandsbüro, steuerst Wiedervorlagen und behältst Fristen sowie offene Aufgaben im Blick.
• Du priorisierst eingehende Anfragen und sorgst dafür, dass Informationen die richtigen Ansprechpersonen erreichen.
• Du bereitest Vorstandssitzungen organisatorisch vor und nach, koordiniert Einladungen, Tagesordnungen und Unterlagen.
• Du dokumentierst Ergebnisse und unterstützt bei der Nachverfolgung von Aufgaben.
• Du verantwortest interne und externe Korrespondenz des Vorstands und bereitest Inhalte für unterschiedliche Zielgruppen auf.
• Du recherchierst Informationen, erstellst Präsentationen und Vorstandsunterlagen.
• Du unterstützt Veranstaltungen und administrative Aufgaben des Vorstandsbüros.

Skills

Organisationsfähigkeit

Diskretion

Kommunikationsfähigkeiten

Teamgeist

Serviceorientierung

Freude am Vorantreiben

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Teams

Job description

Aufgaben

Deine Aufgaben Bei Uns

• Du koordinierst Termine, Besprechungen und Dienstreisen und sorgst für eine zuverlässige Vor- und Nachbereitung.
• Du organisierst das Vorstandsbüro, steuerst Wiedervorlagen und behältst Fristen sowie offene Aufgaben im Blick.
• Du priorisierst eingehende Anfragen und stellst sicher, dass Informationen die richtigen Ansprechpersonen erreichen.

Sitzungen und Gremienarbeit

• Du bereitest Vorstands-, Präsidiums- und weitere Gremiensitzungen organisatorisch vor und nach.
• Du koordinierst Einladungen, Tagesordnungen und Sitzungsunterlagen und sorgst dafür, dass alle notwendigen Informationen rechtzeitig vorliegen.
• Du dokumentierst Ergebnisse und Beschlüsse und unterstützt bei der Nachverfolgung der vereinbarten Aufgaben.

Kommunikation und Schnittstellen

• Du übernimmst die interne und externe Korrespondenz des Vorstands und bist Ansprechperson für Teams, Gremien, Mitgliedsorganisationen und externe Partner*innen.
• Du sorgst für einen verlässlichen Informationsfluss und bereitest Inhalte passend für unterschiedliche Zielgruppen auf.
• Mit vertraulichen und sensiblen Informationen gehst du jederzeit verantwortungsvoll und diskret um.

Inhaltliche und administrative Unterstützung

• Du recherchierst und bündelst Informationen für Gespräche, Termine und Entscheidungen.
• Du erstellst und überarbeitest Präsentationen, Übersichten, Briefings, Schreiben und weitere Vorstandsunterlagen.
• Du unterstützt bei Veranstaltungen, repräsentativen Anlässen und den allgemeinen administrativen Aufgaben des Vorstandsbüros.Projekte und Weiterentwicklung
• Du unterstützt den Vorstand bei übergreifenden Projekten und Sonderthemen und übernimmst dabei eigenständig organisatorische Aufgaben.
• Du bringst eigene Ideen ein, um Abläufe im Vorstandsbüro effizient, digital und serviceorientiert weiterzuentwickeln.

Profil

Das bringst du mit

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, im Office Management, in der Gremienarbeit oder in einem vergleichbaren organisatorischen Umfeld
• Eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
• Ein hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Verlässlichkeit
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Einen sicheren und wertschätzenden Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpersonen
• Einen routinierten Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, Excel, Power-Point und Teams
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
• Teamgeist, Serviceorientierung und Freude daran, Themen aktiv voranzubringen
• Interesse am organisierten Sport und an der Arbeit in einem modernen Sportverband

Warum wir

Der Deutsche Schwimm-Verband e.V. (DSV) ist der Spitzenverband des organisierten Schwimmsports in Deutschland. Mit 18 Landesverbänden, derzeit 2.322 Vereinen und rund 603.000 Mitgliedern sowie fünf olympischen Sportarten (Beckenschwimmen, Freiwasserschwimmen, Synchronschwimmen, Wasserball, Wasserspringen) gehört der DSV zu den größten Sportverbänden Deutschlands. Wir engagieren uns für Leistungs-, Breiten-, Freizeit- und Gesundheitssport und vertreten die Interessen unserer Mitglieder im In- und Ausland.

Darauf kannst du dich freuen

• Ein abwechslungsreicher Arbeitsplatz mit direktem Einblick in die Arbeit eines bundesweit tätigen Sportverbandes
• Eine verantwortungsvolle Position mit vielfältigen Kontakten innerhalb und außerhalb des DSV
• Flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsmodelle
• Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
• Ein motiviertes Team mit Sportbegeisterung und starkem Zusammenhalt
• Eine leistungsgerechte Vergütung