Staff Admin Tender/Project

PT Ratna Asia; Surabaya ꦱꦸꦫꦧꦪ; On-site; IDR 100.000.000 - 200.000.000; Full time

Job summary

Sebuah perusahaan penyedia alat teknik di Surabaya mencari tenaga administrasi tender. Tanggung jawab termasuk menyiapkan dokumen tender, registrasi di platform tender, serta memantau proses hingga selesai. Kualifikasi diperlukan termasuk pendidikan D3/S1, pengalaman 1 tahun, dan keterampilan dalam Microsoft Office. Posisi ini bertempat di Surabaya dengan deadline ketat.

Qualifications

• Pengalaman kerja minimal 1 tahun di bidang administrasi tender/pengadaan.
• Memahami alur dan prosedur tender baik manual maupun elektronik.
• Diutamakan berdomisili di Surabaya.

Responsibilities

• Menyiapkan dan menyusun dokumen administratif untuk keperluan tender.
• Melakukan registrasi perusahaan pada berbagai platform tender.
• Berkoordinasi dengan tim untuk memastikan proposal memenuhi persyaratan.
• Mengunggah dokumen tender sesuai prosedur tepat waktu.
• Memantau proses tender hingga selesai dengan komunikasi yang baik.
• Mengarsipkan seluruh dokumen tender dengan baik.
• Membuat laporan tender yang diikuti.
• Memberikan dukungan administratif tambahan.

Skills

Microsoft Office

Kemampuan komunikasi

Kemampuan koordinasi

Detail dan sistematis

Integritas tinggi

Education

D3/S1 Semua jurusan

Job description

· Pendidikan minimal D3/S1 Semua jurusan, diutamakan dari jurusan Teknik.

· Pengalaman kerja minimal 1 tahun di bidang administrasi tender/pengadaan.

· Memahami alur dan prosedur tender baik manual maupun elektronik.

· Pengalaman menangani tender/proyek Pemerintahan menjadi nilai tambah.

· Terampil menggunakan Microsoft Office.

· Mampu menyusun dokumen tender secara rapi, detail, dan sistematis.

· Memiliki integritas tinggi, disiplin, jujur, bertanggung jawab, serta mampu bekerja dengan deadline ketat.

· Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan internal maupun eksternal.

· Diutamakan berdomisili di Surabaya.

Tanggung Jawab:

• Menyiapkan dan menyusun dokumen administratif untuk keperluan tender sesuai ketentuan.
• Melakukan registrasi perusahaan pada berbagai platform tender (LPSE, e-Procurement, vendor portal, dll).
• Berkoordinasi dengan atasan, tim sales/marketing, dan divisi terkait untuk memastikan proposal memenuhi persyaratan dan spesifikasi klien.
• Mengunggah dan/atau mengirimkan dokumen tender sesuai prosedur (online maupun offline) tepat waktu sebelum deadline.
• Memantau proses tender hingga selesai serta menjalin komunikasi dengan pihak penyelenggara tender dan internal perusahaan.
• Mengarsipkan seluruh dokumen tender (fisik maupun digital) dengan baik dan terstruktur.
• Membuat laporan tender yang diikuti (status, progres, hasil, evaluasi).
• Membantu dalam proses klarifikasi, addendum, dan negosiasi apabila dibutuhkan.
• Memberikan dukungan administratif lain terkait proyek atau kegiatan pengadaan.

PT. RATNA ASIA adalah perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan alat-alat teknik dan electrical, serta supplier ke pertambangan dan industri. Perusahaan kami merupakan Authorized Dealer Bosch Power Tools. Selain itu kami juga menjual produk powertools Dewalt, Stanley, Black+Decker, Dongcheng dan produk electrical Panduit.