Purchasing Import Staff

PT Mazuta Bima Tek; Surabaya ꦱꦸꦫꦧꦪ; On-site; IDR 89,280,000 - 156,240,000; Full time

Job summary

PT Mazuta Bima Tek membutuhkan staf impor/logistik untuk menyusun dan menerbitkan Purchase Order impor berdasarkan forecast yang disetujui. Anda akan memantau konfirmasi PO, jadwal produksi, serta jadwal pengapalan agar ETA terus terbarui.

Posisi melibatkan persiapan dan pemeriksaan dokumen impor seperti Proforma Invoice, Packing List, dan Bill of Lading, serta koordinasi dengan freight forwarder dan PPJK untuk kepabeanan dan perhitungan bea masuk.

Qualifications

• Memiliki pemahaman terkait prosedur impor, regulasi kepabeanan, dan persyaratan dokumentasi.
• Memiliki kemampuan analisis dan pemecahan masalah yang unggul.
• Memiliki ketelitian yang tinggi terhadap detail.
• Mahir berbahasa Inggris dan Bahasa Indonesia, baik lisan maupun tulisan.
• Familiar menggunakan perangkat lunak terkait impor/ekspor.

Responsibilities

• Menyusun dan menerbitkan Purchase Order impor berdasarkan rencana kebutuhan stok yang disetujui.
• Memantau konfirmasi PO, jadwal produksi, dan jadwal pengapalan supplier; memperbarui ETA secara berkala.
• Menyiapkan, memeriksa, dan memastikan kelengkapan dokumen impor (Proforma/Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading/AWB, Certificate of Origin, asuransi).
• Berkoordinasi dengan freight forwarder dan PPJK dalam kepabeanan (PIB) serta perhitungan bea masuk, PPN, dan PPh 22 impor.
• Memastikan penanganan sample impor hingga sampel mendadak.
• Memantau status clearance di pelabuhan/bandara dan menindaklanjuti kendala; eskalasi jika berpotensi demurrage.
• Memahami Proforma Invoice dan kasus Pecah Shipping Plan.
• Berkoordinasi dengan tim Gudang untuk kedatangan kontainer, bongkar, pemeriksaan fisik, dan penanganan discrepancy serta klaim.
• Berkoordinasi dengan Finance & Tax terkait pembayaran supplier (TT/LC) dan rekonsiliasi dokumen pajak impor.
• Memelihara database supplier, harga, lead time, dan performa pengiriman; menyusun laporan status impor.
• Memastikan seluruh dokumen impor terarsip rapi dan mematuhi regulasi kepabeanan dan perdagangan.

Skills

Analisis & pemecahan masalah

Ketekunan

Komunikasi & interpersonal

Bahasa Inggris

Bahasa Indonesia

Software impor/ekspor

Tools

Software impor/ekspor

Job description

Menyusun dan menerbitkan Purchase Order (PO) impor kepada principal/supplier luar negeri melalui modul Purchase di ERP, berdasarkan rencana kebutuhan stok (forecast/PR) yang telah disetujui.

Memonitor konfirmasi PO, jadwal produksi, dan jadwal pengapalan (shipment schedule) dari supplier, serta memperbarui ETA di sistem secara berkala.

Menyiapkan, memeriksa, dan memastikan kelengkapan serta keakuratan dokumen impor: Proforma/Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading/AWB, Certificate of Origin (Form E untuk preferensi ACFTA), polis asuransi, dan dokumen pendukung lainnya.

Berkoordinasi dengan freight forwarder dan PPJK dalam proses pengurusan kepabeanan (PIB), memastikan klasifikasi HS Code, nilai pabean, serta perhitungan bea masuk, PPN, dan PPh 22 impor sudah tepat.

Memastikan Penanganan Sample Impor hingga sample mendadak.

Memantau status clearance di pelabuhan/bandara, menindaklanjuti kendala (jalur merah, NOTUL, dokumen kurang), dan mengeskalasi ke atasan bila berpotensi menimbulkan demurrage/storage.

Memahami dan memastikan Proforma Invoice - Jika terjadi Pecah Shipping Plan.

Berkoordinasi dengan tim Gudang untuk jadwal kedatangan kontainer, proses bongkar, pengecekan fisik vs packing list, dan penanganan discrepancy (kurang/rusak) termasuk pengajuan klaim ke supplier/asuransi.

Berkoordinasi dengan Finance & Tax terkait pembayaran supplier (TT/LC), realisasi biaya impor, rekonsiliasi dokumen pajak impor, dan kelengkapan arsip untuk kebutuhan audit.

Memelihara database supplier, harga, lead time, dan performa pengiriman; menyusun laporan status impor mingguan/bulanan (open PO, in-transit, arrival plan) kepada atasan.

Memastikan seluruh dokumen impor terarsip rapi (fisik & digital) dan mematuhi ketentuan kepabeanan serta regulasi perdagangan yang berlaku.

Memiliki pemahaman terkait prosedur impor, regulasi kepabeanan, dan persyaratan dokumentasi.

Memiliki Kemampuan analisis dan problem-solving yang unggul untuk mengidentifikasi serta menyelesaikan kendala secara efisien.

Memiliki ketelitian yang tinggi terhadap detail dan mampu bekerja secara akurat.

Memiliki keterampilan komunikasi dan interpersonal yang efektif untuk berkoordinasi dengan berbagai pemangku kepentingan.

Mahir berbahasa Inggris dan Bahasa Indonesia, baik lisan maupun tulisan.

Familiar/terbiasa menggunakan perangkat lunak (software) dan teknologi terkait impor/ekspor.