Office Administrator

Mitra Prodin; Provinsi Bali; On-site; IDR 100.000.000 - 200.000.000; Full time

Job summary

Sebuah perusahaan yang dinamis di Bali mencari individu yang terampil untuk mengelola operasional kantor dan mendukung berbagai fungsi di department Knockbox. Dalam peran ini, Anda akan bertanggung jawab untuk memastikan kelancaran operasional, mengelola pengadaan peralatan, serta berkoordinasi dengan tim dan departemen terkait. Jika Anda memiliki kemampuan organisasi yang kuat dan pengalaman dalam administrasi kantor, ini adalah kesempatan yang menarik untuk bergabung dengan tim yang inovatif dan berkontribusi pada lingkungan kerja yang produktif.

Qualifications

• Pengalaman dalam administrasi kantor dan pengadaan peralatan.
• Kemampuan untuk berkoordinasi dengan berbagai departemen.

Responsibilities

• Mengelola operasional kantor dan mendukung fungsi department Knockbox.
• Berkoordinasi dengan berbagai departemen untuk pengadaan dan perbaikan aset.

Skills

Koordinasi tim

Manajemen waktu

Kemampuan administrasi

Education

Diploma atau Sarjana di bidang terkait

Tools

Microsoft Office

Job description

Tanggung Jawab:

1. Bertanggung jawab untuk menjaga kelancaran operasional kantor dan mendukung berbagai fungsi pada department Knockbox.
2. Membuat rencana pengadaan peralatan kantor, kebersihan dan alat tulis yang akan digunakan di area kerja Knockbox dengan berkoordinasi dengan Dept IFMS.
3. Mempersiapkan kebutuhan pengiriman barang, dokumen atau sampel dari dan ke area kerja Knockbox dengan mengikuti prosedur yang sudah ditetapkan oleh Dept IFMS.
4. Berkoordinasi dengan Warehouse Team Leader dan Production Admin terkait permintaan pengadaan peralatan kantor, kebersihan dan alat tulis secara periodik.
5. Berkoordinasi dengan Dept IFMS terkait permintaan pengadaan peralatan kantor, kebersihan dan alat tulis yang akan dipakai di area kerja Knockbox.
6. Berkoordinasi dengan Dept IFMS terkait jadwal pengecekan rutin dan tidak rutin aset-aset yang dipakai di area kerja Knockbox.
7. Berkoordinasi dengan Dept IFMS terkait permintaan perbaikan aset yang rusak dan membutuhkan perbaikan secepatnya untuk mendukung proses kerja di area Knockbox.
8. Berkoordinasi dengan Dept IFMS terkait proses pengadaan makan siang (catering) di area kerja Knockbox.
9. Berkoordinasi dengan Dept IFMS terkait kendala atau ketidaksesuaian yang timbul dari konsumsi makan siang (catering) di area kerja Knockbox.
10. Berkoordinasi dengan Dept HSE terkait pengelolaan limbah K3 di area kerja Knockbox.
11. Berkoordinasi dengan Dept IFMS terkait pengiriman limbah B3 yang dihasilkan dari proses kerja di Knockbox untuk diproses di sistem pengelolaan limbah.
12. Berkoordinasi dengan Dept HSE terkait ketersediaan alat APAR dan jadwal pengecekan rutinnya.
13. Mengelola pengadaan kebutuhan peralatan kantor, kebersihan dan alat tulis yang akan dipakai di area kerja Knockbox dan berkoordinasi dengan Dept IFMS.
14. Memastikan pengadaan kebutuhan peralatan kantor, kebersihan dan alat tulis sesuai dengan budget bulanan yang sudah ditetapkan.
15. Menerima dan mengelola paket atau kiriman yang ditujukan untuk kebutuhan office dan menempatkan sesuai dengan peruntukannya.
16. Membuat laporan rutin bulanan yang mencakup tren data absensi dan isu-isu yang berhubungan dengan prosedur administrasi office ke Head of Dept.
17. Melakukan pengecekan pengadaan kebutuhan peralatan kantor sesuai dengan permintaan yang sudah dibuatkan.
18. Melakukan pengecekan efektifitas jadwal perbaikan aset-set yang ada di wilayah kerja Knockbox.
19. Melakukan pengecekan jumlah katering yang diterima sesuai dengan kebutuhan Tim Knockbox.
20. Melakukan pengecekan kiriman paket sampel untuk dan dari Knockbox.
21. Memastikan pembuangan limbah sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.
22. Melaporkan ketidaksesuaian kualitas dan kuantitas penerimaan kebutuhan peralatan kantor ke pihak terkait.
23. Melaporkan ketidaksesuaian kualitas dan kuantitas katering (makan siang) ke pihak terkait.
24. Melaporkan penerimaan paket yang diterima di area Knockbox ke pihak terkait.
25. Menginfokan ke pihak terkait pengiriman limbah dari area Knockbox.