Manajer Program & Operasional

Puskapa; Indonesia; On-site; IDR 200,880,000 - 401,760,000; Full time

Job summary

PUSKAPA di Universitas Indonesia mencari Manajer Program & Operasional untuk menyatukan manajemen operasional dengan kepemimpinan riset. Peran ini menjamin portofolio program terlaksana dengan mutu tinggi, tepat waktu, sesuai anggaran, dan sesuai standar etika donor.

Kandidat ideal memiliki gelar Magister/S2 di bidang terkait dan minimal 3 tahun pengalaman manajemen proyek, donor, dan keuangan di NGO/riset.

Qualifications

• Gelar Magister/S2 di bidang terkait; minimal 3 tahun pengalaman manajemen proyek, donor, dan keuangan di NGO/lingkungan riset.
• Pengalaman berkoordinasi lintas lembaga dan memahami alur birokrasi institusi.
• Diutamakan minat pada isu relevan PUSKAPA dengan publikasi kredibel.
• Gelar S1 dipertimbangkan jika pengalaman kerja minimal 5 tahun.

Responsibilities

• Berkontribusi dalam perencanaan dan implementasi agenda riset serta advokasi PUSKAPA.
• Memimpin penyusunan proposal dan anggaran teknis lapangan.
• Menerjemahkan desain penelitian ke dalam kerangka teknis proyek termasuk timeline dan risiko.
• Mengelola beban kerja tim, pelaksanaan penguatan kapasitas, rekrutmen, penilaian kinerja.
• Memetakan potensi masalah seperti keterlambatan atau pembengkakan anggaran dan rekomendasikan solusi.
• Mengelola hubungan kemitraan dengan klien/donor.
• Mewakili PUSKAPA dalam rapat, konferensi, forum publik.
• Menyiapkan laporan capaian riset dan serapan anggaran untuk annual report.

Skills

Kepemimpinan tim

Manajemen proyek

Koordinasi lintas lembaga

Pengelolaan anggaran

Komunikasi efektif

Analisis data & riset

Education

Magister/S2 di bidang Ekonomi/Keuangan/Bisnis/Administrasi Niaga/ Pembangunan

Job description

Pusat Kajian dan Advokasi Perlindungan dan Kesejahteraan Anak (PUSKAPA) adalah lembaga penelitian dan advokasi yang berbasis di Universitas Indonesia. PUSKAPA berupaya mengatasi hambatan sistemik yang mencegah anak-anak dan populasi terpinggirkan untuk berkembang melalui kekuatan penelitian yang ketat, advokasi kebijakan yang efektif, dan solusi yang inovatif. PUSKAPA bekerja sama erat dengan lembaga pemerintah, organisasi non-pemerintah, dan masyarakat sipil untuk menjembatani kesenjangan antara penelitian dan kebijakan, bertujuan untuk memastikan setiap anak dan individu rentan di Indonesia aman, sehat, dan mampu mencapai potensi penuh mereka.

Posisi Manajer Program & Operasional merupakan peran strategis yang menyatukan manajemen operasional dengan kepemimpinan riset di PUSKAPA.

Manajer Program & Operasional bertanggung jawab untuk memastikan portofolio program PUSKAPA terlaksana dengan mutu tinggi, tepat waktu, sesuai anggaran, serta memenuhi standar etika dan kepatuhan donor dan Universitas Indonesia. Posisi ini juga mengkoordinasikan sistem dan fungsi operasional lembaga, termasuk perencanaan sumber daya, keuangan, SDM, pengadaan, administrasi, dan tata kelola, untuk mendukung pencapaian strategi PUSKAPA.

Manajer Program & Operasional melapor kepada: Kepala PUSKAPA, membawahi Staf Keuangan dan Staf Umum, dan berkolaborasi dengan Principal Investigators/Research Leads, Research Fellows/Associates, beserta Tim Operasional dalam tiap proyek.

Manajer Program & Operasional menjembatani Kepala PUSKAPA dengan pihak Fakultas, Universitas, dan pihak eksternal terkait guna memberikan ruang bagi pimpinan dan tim teknis dalam menjalankan peran-perannya.

Tugas dan tanggung jawab Manajer Program & Operasional mencakup :

Manajemen dan Dukungan Riset

• Berkontribusi dalam perencanaan dan implementasi agenda riset serta advokasi PUSKAPA sesuai dengan peluang dan isu strategis tahunan.
• Memimpin proses penyusunan proposal, terutama terkait penyusunan anggaran teknis lapangan.
• Bekerja bersama PI/Research Lead untuk menerjemahkan desain penelitian ke dalam kerangka dan rencana teknis pelaksanaan proyek, termasuk timeline, kebutuhan sumber daya, workflow, quality assurance, dan mitigasi risiko.
• Mengelola beban kerja (workload) tim, melaksanakan inisiatif penguatan kapasitas, melakukan proses rekrutmen sumber daya proyek, serta melakukan penilaian kinerja (performance appraisal) staf di bawahnya.
• Memetakan/menandai potensi masalah seperti keterlambatan, perubahan cakupan kerja (scope of work), pembengkakan anggaran (overspending), masalah kualitas data, atau ancaman terhadap validitas riset, serta merekomendasikan solusinya.

Manajemen Anggaran

• Bekerja sama dengan tim manajemen PUSKAPA dan PI/Research Lead untuk menyusun anggaran serta mengoordinasikan seluruh aspek pengajuan proposal hibah/pendanaan proyek kepada donor.
• Memantau perkiraan dan biaya aktual yang dibebankan pada anggaran proyek, mengomunikasikannya secara berkala kepada PI, serta mengidentifikasi dan mencegah potensi pembengkakan biaya (overruns).

Manajemen Hubungan Kemitraan

• Mengelola hubungan dan kolaborasi dengan semua klien/donor yang terkait.
• Mendorong kolaborasi interdisipliner dengan peneliti dan pakar lintas ilmu, baik dari internal maupun eksternal PUSKAPA.

Pelaporan dan Komunikasi

• Membangun dan mengelola proses serta sistem komunikasi yang efektif, termasuk pelaporan, dengan Research Associate, PI, dan manajemen PUSKAPA.
• Memberikan pembaruan ( update ) rutin secara lisan maupun tertulis mengenai kegiatan proyek kepada pemangku kepentingan, termasuk PI dan manajemen PUSKAPA.
• Mengoordinasikan penyusunan laporan ringkasan dan materi diseminasi/publikasi.
• Bertanggung jawab untuk mengawasi dan memastikan implementasi operasional kantor, keuangan, SDM, pengadaan dan logistik, serta manajemen aset PUSKAPA, agar seluruh operasional berjalan selaras dengan pencapaian program PUSKAPA.
• Mereviu, merevisi atau memperbarui dan finalisasi Prosedur Operasional Baku (POB) PUSKAPA sesuai kebutuhan lembaga atau sesuai standar kepatuhan ( compliance ).
• Mewakili PUSKAPA dalam rapat, konferensi, seminar, dan forum publik.
• Mengoordinasikan pengumpulan bahan laporan kegiatan (capaian riset, rekapitulasi program, dan serapan anggaran) dari tim teknis setiap semester dan akhir tahun untuk disatukan menjadi annual report PUSKAPA.

Kandidat yang ideal untuk posisi ini harus memenuhi kriteria berikut:

• Gelar Magister/S2 (atau lebih tinggi) di bidang Ekonomi, Keuangan, Bisnis, Administrasi Niaga, Pembangunan, atau bidang terkait. Minimal 3 tahun pengalaman dalam manajemen proyek, donor, dan keuangan di lingkungan lembaga nonpemerintah, lembaga riset, konsultan pembangunan atau institusi akademik riset.
• Memiliki pengalaman dalam berinteraksi dan berkoordinasi dengan lintas lembaga/kementerian (termasuk memahami alur birokrasi, ketertarikan instansi, serta tangguh dalam mengurus administrasi).
• Diutamakan memiliki ketertarikan isu yang sejalan dengan kepakaran PUSKAPA, dibuktikan melalui publikasi akademik atau popular di media yang kredibel.
• Kandidat dengan gelar S1 di bidang yang sama dengan pengalaman kerja minimal 5 tahun akan dipertimbangkan.

Kualifikasi Tambahan (Diutamakan):

• Pengalaman riset akademik dan analisis data kuantitatif.
• Pengalaman dalam manajemen proyek, manajemen donor, dan manajemen keuangan.
• Mampu menerjemahkan sasaran strategis menjadi tujuan bisnis (pendapatan, biaya unit, target produktivitas) serta memiliki literasi keuangan dasar untuk mengontrol anggaran lembaga/program.
• Mampu memotivasi, mengarahkan tim, serta adaptif dalam mengawal proses kerja operasional di masa transisi kelembagaan.
• Mampu melakukan multitasking dan menyelesaikan proyek dengan sukses di bawah tenggat waktu yang ketat dengan pengawasan minim.
• Memahami implementasi berbagai pendekatan riset berbasis bukti, manajemen data berkualitas, serta memiliki kemampuan merancang solusi program dalam merespons masalah kebijakan.
• Kemampuan komunikasi lisan dan tertulis yang sangat baik dalam bahasa Inggris dan bahasa Indonesia .
• Terampil menyampaikan gagasan secara praktis dan jelas, mendengarkan aktif, serta mampu mengelola dinamika kebutuhan mitra eksternal (donor/pemerintah).
• Menguasai penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) organisasi, pengelolaan risiko (risk assessment), serta optimalisasi alokasi SDM (resource allocation).
• Memahami regulasi keuangan, perpajakan (PPh 21/23/26), dan sistem birokrasi yang berlaku di lingkungan Universitas Indonesia (Nilai Plus).