Head Secretary

Trusmi Group; Cirebon; On-site; IDR 100,000,000 - 200,000,000; Full time

Job summary

Sebuah perusahaan terkemuka di Cirebon mencari seorang Sekretaris Eksekutif berpengalaman untuk mengawasi tugas administratif dan mendukung pimpinan. Kandidat ideal memiliki pengalaman minimal 5 tahun, mampu berkomunikasi dengan baik, dan mahir dalam manajemen waktu. Tanggung jawab termasuk menyusun jadwal, mengelola dokumen penting, dan berinteraksi dengan berbagai level organisasi.

Qualifications

• Minimal pengalaman 5 tahun.
• Diutamakan pengalaman bekerja langsung dengan jajaran manajemen.

Responsibilities

• Mengawasi dan mengkoordinasikan tugas-tugas sekretaris.
• Menyusun jadwal dan mengelola agenda pimpinan.
• Menangani reservasi perjalanan dinas dan kebutuhan logistik.

Skills

Komunikatif

Manajemen Waktu

Pengambilan Keputusan

Multitasking

Integritas Tinggi

Education

S1 dari jurusan Sekretaris

S1 dari Administrasi Perkantoran

S1 dari Manajemen

Tools

Microsoft Office

Google Workspace

Zoom

Teams

Job description

Deskripsi Pekerjaan:

• Mengawasi dan mengkoordinasikan tugas-tugas sekretaris
• Membagi beban kerja dan memastikan semua tugas administratif berjalan lancar
• Melakukan evaluasi kinerja tim sekretariat
• Menyusun jadwal, mengatur rapat, dan mengelola agenda pimpinan (CEO, direktur, dsb).
• Menyaring dan mengatur komunikasi masuk/keluar (telepon, email, surat).
• Mengelola dokumen penting: surat-menyurat, kontrak, laporan internal, dan notulen rapat.
• Menjamin kerahasiaan dokumen dan informasi perusahaan.
• Menyusun laporan rutin atau khusus atas permintaan pimpinan.
• Menjadi penghubung antara pimpinan dengan divisi lain atau pihak eksternal (klien, vendor, mitra bisnis).
• Menangani reservasi perjalanan dinas dan kebutuhan logistik lainnya.
• Menyusun kalender kegiatan bulanan/tahunan pimpinan.
• Menentukan prioritas dalam penjadwalan dan pengambilan keputusan administratif.
• Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah administratif secara mandiri.
• Memberi masukan atau rekomendasi kepada pimpinan terkait operasional administratif.

Kualifikasi:

• Minimal pengalaman 5 tahun
• Minimal S1 dari jurusan Sekretaris, Administrasi Perkantoran, Manajemen, atau bidang terkait
• Diutamakan bengalaman bekerja langsung dengan jajaran manajemen atau pimpinan perusahaan
• Komunikatif, diplomatis, dan mampu berinteraksi dengan berbagai level organisasi
• Fasih berbahasa Inggris
• Memiliki manajemen waktu yang baik, dapat pengambilan keputusan, serta dapat multitasking di bawah tekanan
• Disiplin, teliti, profesional, dan memiliki integritas tinggi
• Dapat menjaga kerahasiaan informasi yang bersifat sensitif atau strategis
• Mahir menggunakan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), serta tools kolaborasi online (misalnya: Google Workspace, Zoom, Teams).
• Bersedia ditempatkan di Cirebon