Business Administrator Gramedia Jalma

Kompas Gramedia - KG Media; Daerah Khusus Ibukota Jakarta; On-site; USD 8,000 - 12,000; Full time

Job summary

A leading company in Indonesia is seeking a Business Administrator (SAC) to oversee administrative, financial, and operational aspects of the store. The role involves managing transactions, document verification, and inventory control while collaborating with various teams to ensure smooth operations.

Qualifications

• Min. 2-3 years experience in business administration or retail.
• Familiar with financial and inventory management systems.

Responsibilities

• Manage administrative, financial, and operational tasks for the store.
• Ensure accurate document verification and inventory management.

Skills

Detail-oriented

Problem-solving

Analytical

Communicative

Collaborative

Education

Bachelor's Degree

Tools

Microsoft Dynamics 365

Microsoft Office

Job description

Key Responsibilities:

Job Description

Sebagai Business Administrator (SAC), kamu akan bertanggung jawab dalam pengelolaan administratif, keuangan, dan operasional toko, memastikan semua transaksi, dokumen, dan sistem berjalan dengan lancar dan akurat. Peran ini mencakup verifikasi dokumen, manajemen inventaris, penyelesaian transaksi keuangan, serta komunikasi lintas tim untuk menyelesaikan permasalahan operasional. Selain itu, kamu juga akan menangani pengelolaan tagihan tenant, perhitungan omzet, serta memastikan kepatuhan terhadap sistem dan prosedur yang berlaku.

Bekerja sama dengan berbagai tim seperti Merchandising, IT, dan Finance, kamu akan memastikan bahwa setiap transaksi, pemrosesan dokumen, dan pengelolaan data dilakukan dengan efisien dan akurat. Dengan keterampilan analitis, ketelitian dalam administrasi, dan pemahaman sistem keuangan, kamu akan memainkan peran penting dalam menjaga kelancaran operasional dan keuangan toko.

Key Responsibilities:

1. Administrasi Dokumen & Sistem Operasional

• Melakukan penginputan dan verifikasi dokumen masuk untuk memastikan kesesuaian data dengan sistem 365.
• Mengelola Transfer Antar Gudang (TAG), inventory adjustment, dan inventory transfer sesuai prosedur.
• Melakukan pengecekan perubahan harga di sistem secara berkala untuk memastikan akurasi data.

Penyelesaian Transaksi & Keuangan

• Melakukan penginputan dan penyelesaian debit memo, Credit Note (CN) counter, dan free tax invoice secara efisien.
• Membuat sales order di sistem 365 sesuai dengan peruntukannya (penjualan keluar, faktur pajak, dll.).
• Membuat dan memastikan tagihan tenant setiap bulan berjalan dengan baik, terutama untuk Gramedia Stand Alone yang memiliki tenant.
• Menghitung omzet toko dan memastikan setoran omzet ke bank sesuai dengan omset riil store.

Pengelolaan Operasional, Inventaris & Koordinasi

• Mengelola penyimpanan dan stok barang di gudang serta area penyimpanan toko untuk memastikan keteraturan dan efisiensi ruang penyimpanan.
• Mengajukan permintaan produk ke tim Merchandising untuk memastikan stok produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan selalu tersedia di toko.
• Mengawasi alur barang masuk dan keluar, memastikan pengelolaan stok dilakukan dengan baik agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan barang.
• Melakukan penyelesaian TO/IT (Transfer Order/Inventory Transfer) sesuai prosedur yang berlaku.
• Mengelola persiapan dan koordinasi pengembalian barang ke supplier atau ekspedisi.
• Mengkomunikasikan permasalahan sistem ke IT jika tidak dapat diselesaikan, serta menginformasikan masalah produk ke tim Merchandising.

Minimum Qualifications

1. Pengalaman & Latar Belakang

• Min. 2–3 tahun pengalaman dalam administrasi bisnis, keuangan, atau operasional toko.
• Familiar dengan pengelolaan sistem keuangan dan inventory, lebih disukai memiliki pengalaman dengan sistem Microsoft Dynamics 365 atau sistem ERP lainnya.
• Pernah bekerja dalam lingkungan ritel, logistik, atau supply chain menjadi nilai tambah.

2. Keterampilan & Kompetensi

• Detail-oriented & teliti, memastikan data keuangan dan inventaris selalu akurat.
• Kemampuan manajemen dokumen & sistem, mampu mengelola transaksi, invoice, dan penginputan data secara sistematis.
• Pemahaman tentang proses keuangan & administrasi toko, termasuk perhitungan omzet, penyelesaian invoice, dan tagihan tenant.
• Kemampuan problem-solving & koordinasi antar tim, terutama dalam menyelesaikan kendala sistem atau operasional dengan IT dan Merchandising.
• Mahir dalam Microsoft Office (Excel, Word) & sistem administrasi keuangan lainnya.

3. Personal Attributes (Soft Skills)

• Analitis & terstruktur, mampu memahami dan menyusun data keuangan dan administrasi dengan rapi.
• Komunikatif & kolaboratif, mampu bekerja dengan berbagai tim internal (Finance, IT, Merchandising, dll.).
• Proaktif & solutif, memiliki inisiatif tinggi dalam menyelesaikan permasalahan operasional dan administratif.
• Bertanggung jawab & dapat dipercaya, karena menangani transaksi dan data keuangan toko.

Broadcast Media, Entertainment and Publishing 11-50 employees

KG Media (Kompas Gramedia Group of Media) is an integrated ecosystem of solutions with a team of content solutions, a team of influencer marketing strategists, a team of media investment solutions, a team of sports marketing solutions, and we’ve completed the ecosystem with a team of strategy and communication solutions. It represents a new chapter for us, and with our knowledge and people-driven approach we hope to continue enlightening Indonesia through solving its business and social economy problems.

KG Media (Kompas Gramedia Group of Media) is an integrated ecosystem of solutions with a team of content solutions, a team of influencer marketing strategists, a team of media investment solutions, a team of sports marketing solutions, and we’ve completed the ecosystem with a team of strategy and communication solutions. It represents a new chapter for us, and with our knowledge and people-driven approach we hope to continue enlightening Indonesia through solving its business and social economy problems.

Alamat email kamu