General Affair Senior Officer

Cermati.com; Daerah Khusus Ibukota Jakarta; On-site; IDR 200,000,000 - 300,000,000; Full time

Job summary

Sebuah perusahaan yang dinamis mencari individu yang berpengalaman dalam manajemen fasilitas kantor untuk mendukung ekspansi di berbagai lokasi. Dalam peran ini, Anda akan bertanggung jawab untuk berkoordinasi dengan tim dan vendor untuk memastikan semua kebutuhan operasional terpenuhi, termasuk pengadaan ruang kantor dan pemeliharaan fasilitas. Anda akan memiliki kesempatan untuk mengembangkan keterampilan negosiasi dan manajemen proyek sambil bekerja dalam lingkungan yang mendukung pertumbuhan dan pembelajaran. Jika Anda siap menghadapi tantangan dan ingin berkontribusi pada kesuksesan perusahaan, ini adalah kesempatan yang tepat untuk Anda.

Qualifications

• Pengalaman di bidang fasilitas kantor dan ekspansi sangat diutamakan.
• Kemampuan komunikasi dan negosiasi yang baik sangat penting.

Responsibilities

• Koordinasi dengan tim untuk kebutuhan ekspansi dan pengadaan fasilitas.
• Mengawasi operasional kantor cabang dan maintenance fasilitas.

Skills

Komunikasi yang baik

Negosiasi

Manajemen waktu

Kemampuan multitasking

Kemandirian dan proaktif

Education

Pengalaman di office facilities

Pengalaman di GA minimal 1 tahun

Tools

MS Office (Word dan Excel)

Google Docs

Google Sheets

Job description

Job Description

1. Berkoordinasi dengan tim BD-Sales untuk kebutuhan ekspansi (baik untuk kota baru maupun existing), termasuk
   kebutuhan coworking space, storage training room dan meeting room.
2. Negosiasi dan koordinasi dengan vendor terkait pengadaan kebutuhan ekspansi (office space dan storage),
   barang, dan jasa (internet, CCTV, konstruksi) di kantor cabang.
3. Melakukan fit out untuk ekspansi kantor cabang (ruko).
4. Bertanggung jawab untuk mengawasi operasional kantor wilayah Jawa Timur, wilayah Indonesia bagian tengah
   dan timur, diantaranya:
   1. Berkoordinasi dengan user di kantor cabang serta pengadaan untuk kebutuhan rutin kantor seperti sanitasi,
      ATK, pantry, kursi, lemari, dan fasilitas pendukung lainnya.
   2. Maintenance fasilitas kantor cabang yang berupa ruko seperti menjadwalkan cuci rutin AC, membersihkan
      toren air, maintenance building checklist dan pengajuan perbaikan apabila ada yang rusak.
   3. Mengatur dan mengawasi pekerjaan OB di kantor cabang.
5. Submit pembayaran (FPR) ke tim Finance untuk kebutuhan kantor cabang (sampah, IPL, dll) serta melakukan
   pencatatan petty cash dan membuat report pengeluarannya setiap 2 minggu.
6. Melakukan update data Opex dan Capex setiap bulannya.
7. Support stock opname aset tahunan untuk kantor cabang.

Qualifications

1. Memiliki pengalaman di office facilities dan ekspansi.
2. Diutamakan yang memiliki pengalaman di GA minimal 1 tahun.
3. Memahami MS. Office (Word dan Excel) atau Google Doc dan Google Sheet.
4. Memiliki komunikasi yang baik dan aktif.
5. Memiliki basic skill negosiasi yang baik.
6. Memiliki keinginan untuk belajar dan berkembang.
7. Memiliki kemampuan untuk dapat mengelola banyak tugas dan project dengan efisien.
8. Bersedia ditempatkan di Tomang, Jakarta Barat dan visit ke kota ekspansi untuk keperluan fit out maupun pengecekan kantor sewaktu-waktu.