Data Administration & Customer Service Executive

Stayvie Living; Surabaya ꦱꦸꦫꦧꦪ; On-site; IDR 30,000 - 60,000; Full time

Job summary

An established industry player in the hospitality sector is urgently seeking a dedicated individual to join their team in Surabaya. This role combines administration, customer service, and data management, ensuring optimal operations across various outlets. Ideal candidates will possess strong integrity, excellent communication skills, and a proactive approach to problem-solving. With a focus on delivering exceptional service, you will manage guest records, handle complaints professionally, and coordinate with internal teams and external vendors. If you are looking to make a significant impact in a dynamic environment, this opportunity is perfect for you.

Benefits

Gaji di atas rata-rata

Jadwal fleksibel

Lingkungan kerja yang ramah

Qualifications

• Pengalaman 3-5 tahun di bidang administrasi dan customer service.
• Mahir Microsoft Excel dan sistem CRM.

Responsibilities

• Mengelola pencatatan tamu dari reservasi hingga check-out.
• Menyusun laporan rutin dan memberikan analisis data kepada manajemen.

Skills

Administrasi

Customer Service

Handling Complaint

Data Management

Microsoft Excel

Keterampilan komunikasi

Education

D3/S1 di bidang Administrasi

Manajemen

Komunikasi

Akuntansi

Tools

Sistem CRM

AI tools

Job description

(Penempatan: Stay.vie Dinoyo Prime Hotel & Co-Living, Surabaya)
Urgently Hiring — Masuk Awal Mei 2025

Stay.vie Living adalah jaringan hotel & coliving (kost) modern yang berfokus pada pengalaman generasi Millennials dan Gen-Z. Dengan total 9 outlet di Surabaya dan Jakarta, kami menawarkan hunian dan layanan hospitality dengan konsep estetis, pelayanan ramah, dan standar profesionalisme tinggi.

Sebagai bagian dari ekspansi dan peningkatan standar pelayanan, kami membuka peluang bergabung di Stay.vie Living, dengan Head Office berlokasi di Jl. Dinoyo No.131-133, Surabaya.

Tentang Posisi:

Posisi ini menggabungkan peran Administrasi, Customer Service, Handling Complaint, dan Data Management yang vital dalam menjaga operasional Stay.vie Living tetap optimal, terutama di outlet hotel dan seluruh co-living kami. Kami mencari kandidat dengan integritas tinggi, etika kerja kuat, dan kemampuan analitis baik untuk membantu menjaga standar pelayanan unggul.

Peran ini meliputi:

Pengelolaan sistem administrasi digital.

Penanganan keluhan tamu secara profesional.

Koordinasi antara tim internal dan vendor eksternal.

Tugas dan Tanggung Jawab Utama:

Administrasi dan Sistem:

• Mengelola pencatatan tamu secara detail dari reservasi, check-in, hingga check-out, memastikan data tercatat rapi dan akurat dalam sistem digital.
• Mengelola administrasi penghuni kost, termasuk penagihan rutin bulanan secara tepat waktu dan komunikasi sopan namun tegas.
• Membuat dan mengupdate database penghuni, mencatat identitas, periode tinggal, data pembayaran, dan kebutuhan khusus yang harus segera ditindaklanjuti.
• Mengembangkan dan mengimplementasikan sistem administrasi digital berbasis Microsoft Excel dan AI tools, untuk pencatatan keuangan, status pembayaran, dan laporan okupansi secara real-time.
• Bertanggung jawab terhadap dokumentasi keuangan seperti invoice, kwitansi, tanda terima, dan laporan tagihan bulanan secara rapi dan tepat waktu sesuai standar akuntansi.
• Koordinasi rutin dengan tim operasional terkait keluhan dan kebutuhan administrasi penghuni untuk memastikan pelayanan berjalan lancar.
• Menjamin keamanan, kelengkapan, kerahasiaan, dan kemudahan akses data administrasi untuk audit dan pelaporan internal.

Selain itu, posisi ini meliputi:

• Menyusun laporan rutin dan memberikan analisis data kepada manajemen.
• Koordinasi dengan vendor internal dan eksternal terkait event dan kebutuhan operasional.
• Membantu penyusunan laporan dan analisis berbasis Excel.
• Berkoordinasi dengan tim Sales untuk mendukung proses closing dan menjaga hubungan klien.
• Membantu perencanaan dan pelaksanaan event kecil di properti.

Kualifikasi dan Persyaratan:

• Pendidikan minimal D3/S1 di bidang Administrasi, Manajemen, Komunikasi, Akuntansi, atau terkait.
• Pengalaman 3-5 tahun di bidang administrasi dan customer service, terutama hospitality.
• Standar pelayanan prima layaknya hotel berbintang, mampu menyapa tamu dan menangani komplain secara efektif.
• Keterampilan komunikasi baik dalam Bahasa Indonesia dan Inggris (nilai plus).
• Mahir Microsoft Excel dan sistem CRM.
• Mampu belajar sistem baru dan memahami workflow operasional dengan cepat.
• Teliti, mampu multitasking, dan bekerja di bawah tekanan.
• Berpenampilan rapi dan kepribadian ramah, proaktif, serta service-oriented.
• Siap bekerja dengan jadwal fleksibel termasuk akhir pekan dan hari libur.

Catatan penting:

• Gaji di atas rata-rata, ekspektasi kinerja tinggi.
• Hanya kandidat yang serius dan berintegritas tinggi yang dipertimbangkan.
• Pastikan komunikasi aktif melalui WhatsApp dan CV terbaru lengkap foto profesional.