Branch Operations & Administration Lead

PT Daya Kobelco Construction Machinery Indonesia

Pangkalpinang

On-site

IDR 72,000,000 - 108,000,000

Full time

9 days ago

Application generator

Turn this role into an interview — a resume and cover letter built around what this employer wants.

Get past ATS filters

Job summary

PT Daya Kobelco Construction Machinery Indonesia membutuhkan staf administrasi cabang untuk mengelola aktivitas operasional harian, asset, perjalanan dinas, serta keuangan kecil seperti petty cash. Posisi ini menuntut koordinasi dengan Head Office, vendor, dan pihak eksternal untuk menjaga kelancaran operasional cabang.

Anda akan menangani kehadiran, cuti, lembur, BPJS, asuransi, onboarding karyawan baru, serta administrasi SDM lainnya.

Qualifications

Memiliki pemahaman yang baik mengenai administrasi umum, pengelolaan asset, petty cash, perjalanan dinas, dan administrasi operasional cabang.
Memiliki pengalaman dalam pengelolaan administrasi kehadiran, cuti, lembur, BPJS, asuransi, dan administrasi HR dasar menjadi nilai tambah.
Terbiasa mengelola dokumen, data administrasi, serta proses pengarsipan secara sistematis dan terstruktur.
Memiliki kemampuan koordinasi yang baik dengan berbagai fungsi internal maupun pihak eksternal perusahaan.
Mampu bekerja secara detail, teliti, disiplin, dan memiliki kemampuan administrasi yang kuat.
Memiliki kemampuan komunikasi yang baik serta mampu memberikan pelayanan yang responsif kepada karyawan dan stakeholder internal.
Mampu mengelola berbagai pekerjaan administratif secara bersamaan dengan prioritas dan deadline yang ketat.
Terampil menggunakan Microsoft Office, khususnya Excel, Word, dan PowerPoint.
Memiliki kemampuan Bahasa Inggris minimal aktif menjadi nilai tambah.
Memiliki kemampuan problem solving, koordinasi, dan administrasi operasional yang baik untuk mendukung kelancaran aktivitas cabang.

Responsibilities

Mengelola dan mengawasi seluruh aktivitas administrasi operasional cabang untuk memastikan proses bisnis berjalan efektif, tertib, dan sesuai kebijakan perusahaan.
Mengelola asset perusahaan di cabang, termasuk inventaris kantor, ATK, kendaraan operasional, utilitas kantor, serta dokumen legal dan perizinan yang berkaitan dengan operasional cabang.
Mengelola proses administrasi perjalanan dinas karyawan, termasuk Travel Advance, Travel Advance Settlement, Ticket Order Form, serta kebutuhan administrasi perjalanan lainnya.
Mengelola dan mengontrol petty cash operasional cabang sesuai prosedur dan memastikan penggunaan anggaran berjalan secara efektif dan akuntabel.
Melakukan monitoring, verifikasi, dan administrasi kehadiran karyawan, pengajuan cuti, lembur, serta administrasi kepegawaian lainnya yang berhubungan dengan HR Branch Administration.
Mengkoordinasikan administrasi BPJS, asuransi, medical claim, mutasi karyawan, onboarding karyawan baru, apprentice, OJT, serta kebutuhan administrasi SDM lainnya di cabang.
Mengelola dan mengawasi tenaga outsourcing (Security, OB, Cleaning Service, dan vendor pendukung lainnya), termasuk monitoring kehadiran, kinerja, dan administrasi tagihan vendor.
Menjalin koordinasi yang baik dengan Head Office, vendor, instansi pemerintah, dan pihak eksternal lainnya untuk mendukung kelancaran operasional cabang.
Menyiapkan, memonitor, dan memastikan seluruh laporan administrasi, inventaris, absensi, lembur, serta dokumen operasional tersusun dengan akurat dan tepat waktu.