PA and Office Manager

Duval Associates Ltd - Permanent Recruitment Specialists; Stirling; On-site; GBP 32,000 - 36,000; Full time

Job summary

Eine aufregende Gelegenheit, das Büro für ein angesehenes Anwesen in Bridge of Allan zu leiten. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Verwaltung des Büros, das selbstständig und autonom betrieben wird. Sie werden die einzige Person im Büro sein und sind für Buchhaltungsaufgaben, die Pflege von Büroaufzeichnungen und die Unterstützung externer Buchhalter zuständig. Diese langfristige Position erfordert eine engagierte, organisierte und verantwortungsvolle Person mit starken IT- und Buchhaltungsfähigkeiten. Wenn Sie nach einer stabilen Rolle suchen und bereit sind, Verantwortung zu übernehmen, ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie.

Qualifications

• Erfahrung in einer PA oder administrativen Rolle ist erforderlich.
• Starke Buchhaltungsfähigkeiten sind besonders wünschenswert.

Responsibilities

• Überwachung von Telefon- und E-Mail-Nachrichten sowie entsprechende Maßnahmen.
• Durchführung von Buchhaltungsaufgaben einschließlich Rechnungsstellung und Zahlungen.

Skills

Buchhaltungsfähigkeiten

IT-Kenntnisse

Verwaltungskompetenz

Fähigkeit zur autonomen Arbeit

Tools

Sage

Job description

Office Manager and Personal Assistant

Exciting opportunity to run the office for a prestigious estate in Bridge of Allan.

Salary: £32,000 - £36,000, plus holidays and benefits.

This is an office and site-based role where you will be the sole person in the office, with others visiting or passing through. You must be a driver with your own vehicle.

We are seeking a committed, organized, responsible, and autonomous individual to take over from the current longstanding Office Manager who is retiring. There will be a handover period to learn all necessary duties. Bookkeeping knowledge would be advantageous, but we value longevity and commitment, as this is a long-term role.

The Role - Day-to-Day Responsibilities

• Monitoring telephone messages and email inboxes, and taking appropriate actions.
• Performing bookkeeping tasks including invoicing, supplier payments, coding and entry to Sage, bank reconciliations, staff wages, expenses, VAT returns, and updating cash flow.
• Maintaining office and premises upkeep, troubleshooting issues such as recycling, electricity, Wi-Fi, and insurance.
• Assisting external accountants with P11Ds, annual accounts, confirmation statements, corporation tax, and ATED.
• Updating business records, leases, and contracts.
• Booking flights, accommodation, vehicles, etc., as required.
• Handling paperwork and filing.
• Traveling as needed to the director’s residence (within 1 hour’s drive, mileage paid).

Qualifications and Skills Needed

• Experience in a varied PA, administrative, or finance admin role.
• Strong bookkeeping skills are especially desirable.
• Ability to work independently and autonomously as the sole office person, with others utilizing the site.
• Committed, organized, responsible, and autonomous.
• Flexible with duties and working hours as required.
• Stable, with a long-term role mentality.
• Strong IT skills.
• Driver with your own car.

Natalie @ Duval is recruiting. Apply now!