Office Assistant (m/w/d)

Datum: 20.04.2025 Beschäftigungsgrad: Vollzeit Standort: Mayen, DE

Office Assistant (m/w/d)

Ontex ist ein internationaler Hersteller von Hygieneprodukten für Babys, Frauen und Erwachsene. Unsere Produkte werden in mehr als 110 Ländern unter führenden Handelsmarken sowie unter unseren Eigenmarken vertrieben. Der Konzern beschäftigt weltweit über 10.000 Mitarbeiter. Ontex ist an der Euronext Brüssel gelistet.

Wir sind ein schnell wachsendes Unternehmen, in dem die Mitarbeiter unser wertvollstes Gut sind. Zur Unterstützung unseres kontinuierlichen Wachstums und zur Verstärkung unseres Support-Teams suchen wir einen/eine Office Assistant (m/w/d).

Der Backoffice-Mitarbeiter unterstützt bei der Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs des Global Excellence Centers. Er/Sie führt alle Arten von administrativen und bürounterstützenden Tätigkeiten aus. Die Rolle kümmert sich diskret um alle abteilungsbezogenen Angelegenheiten und kommuniziert effektiv und effizient. Er/Sie führt und/oder koordiniert eine Reihe von administrativen Aufgaben über alle Teams am Standort hinweg. Zudem übernimmt er/sie allgemeine Verwaltungs- und Bürounterstützung sowie das Reisemanagement inklusive Visumverfahren.

Hauptverantwortlichkeiten und Aufgaben

1. Unterstützung des GEC bei der Erfüllung seiner Aufgaben und Zielerreichung.
2. Administrative und koordinierende Unterstützung in allen Fragen rund um das GEC.
3. Unterstützung, Information und Berichterstattung über den Budgetstatus des Teams bei Bedarf.
4. Unterstützung des Produktentwicklungsteams Baby Care in administrativen Belangen, insbesondere im internen Customer Solutions Team.
5. Bereitstellung und Betreuung des Onboardings neuer Kollegen.
6. Organisation, Betreuung und Nachbereitung von nationalen und internationalen Konferenzen sowie Veranstaltungen.
7. Aufbereitung und Bereitstellung von Informationen, Daten, Präsentationen und Reportings.
8. Verwaltung von Geschäftsreisen.
9. Kalenderverwaltung und Unterstützung bei der Zeitwirtschaft.
10. Erstellung von Übersetzungen zwischen Englisch und Deutsch.
11. Allgemeine Sekretariatsaufgaben.
12. Erstellung von Präsentationen und Berichten.
13. Unterstützung der lokalen HSE- und Facility-Management-Abteilung bei administrativen und speziellen Aufgaben wie Koordination der Reinigungsfirma, Organisation der Arbeitskleidung, Aktualisierung der Risikobewertungsdokumentation und Kommunikation mit der HSE-Abteilung.
14. Organisation, Verwaltung und Kontrolle logistischer Anforderungen für Versand und Empfang kleiner Pakete (z.B. UPS).
15. Organisation, Betreuung und Nachbereitung nationaler und internationaler Veranstaltungen.
16. Übernahme spezieller Aufgaben auf Wunsch der Führungskraft.

Anforderungen

• Kaufmännische Ausbildung, Ausbildung oder Hochschulabschluss mit Berufserfahrung in der Verwaltung.
• Erfahrung als Assistent/in der Geschäftsführung, idealerweise in einem internationalen Unternehmen (z.B. Erstellung von Mails, Präsentationen, Berichten).
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Toleranz und Empathie, auch im interkulturellen Umfeld.
• Hervorragende Organisations-, Projektmanagement- und Kommunikationsfähigkeiten.
• Stressresistenz, Diskretion, Zuverlässigkeit, Genauigkeit, Einsatzbereitschaft und Flexibilität.
• Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten auf Anfrage.
• Exzellente Microsoft Office-Kenntnisse sind Voraussetzung.