Executive Assistant to CEO of Outdoors

JD; Bury St Edmunds; On-site; GBP 25,000 - 35,000; Full time

Job summary

Ein innovatives Unternehmen sucht einen engagierten persönlichen Assistenten für den CEO, der die Verwaltung des Kalenders, die Organisation von Reisen und allgemeine Verwaltungsaufgaben übernimmt. Sie werden die Hauptansprechperson für IT- und Wartungsanfragen sein und sicherstellen, dass alle Anfragen von Kunden und Lieferanten zeitnah bearbeitet werden. Diese Rolle bietet die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten, in dem Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihr Engagement für exzellenten Service geschätzt werden. Wenn Sie eine Leidenschaft für die Unterstützung von Führungskräften haben und in einem Team arbeiten möchten, ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie.

Qualifications

• Starke Kommunikationsfähigkeiten sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Erfahrung in einer ähnlichen Rolle ist von Vorteil.

Responsibilities

• Verwaltung des Kalenders des CEO und allgemeine Verwaltungsaufgaben.
• Verantwortlich für die Organisation von Reisen und das Management von Kostenstellen.

Skills

Kommunikationsfähigkeiten

Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Publisher)

Teamarbeit

Eigenverantwortliches Arbeiten

Erfahrung im Umgang mit Führungskräften

Job description

This job is brought to you by Jobs/Redefined, the UK's leading over-50s age inclusive jobs board.

Key Duties/Responsibilities:

• Diary management for the CEO of JD's Outdoors Estate
• General administration duties for the CEO - I.e. typing, filing etc.
• Responsible for all UK and International travel as and when required.
• Maintain all holidays' requests and absences.
• Responsible for monitoring all cost centre charges and ensuring all information is correct and charge to the correct cost centre.
• Booking meetings both internally and externally.
• Responsible for the organisation of all new employee stationary and equipment i.e. company laptop/phone/PC.
• Ensuring staff expenses are recording and submitted on time.
• Responsible for ordering and returning of foreign currency for all overseas travel.
• Responsible for ensuring all DHL orders are collected and distributed accordingly to the relevant teams.
• Be the main point of contact for all IT and Maintenance queries.
• Responsible for the distribution of all invoices for the accounts department to ensure they are distributed to the correct departments accordingly.
• Dealing with both e-mail and phone queries from both customers and suppliers.
• Provide cover for other PA's when necessary.

Skills/Experience/Knowledge needed:

• Strong communication skills, both written and oral.
• Strong working knowledge of Microsoft Office - Word, Excel, PowerPoint, and Publisher.
• Ability to work on own initiative as well as part of a team.
• Previous experience within a similar role is advantageous.
• Previous experience working with Directors/Senior Management is advantageous, however, not essential.
• Willingness to make working relationships both internally as well as externally.