Assistant(e) de Gestion (Formation Continue - Voyages Scolaires)

Lycee Francais; Greater London; Hybrid; GBP 28,000 - 34,000; Full time

Job description

Assistant(e) de Gestion (Formation Continue - Voyages Scolaires)

Site: Lycée Français Charles de Gaulle

Type: Contrat à Durée Indéterminée (CDI)

Date de prise de poste: 2 Septembre 2024

Missions principales :

Sous la responsabilité du Directeur Administratif et Financier, l’assistant(e) de gestion – formation continue - voyages scolaires – missions est en charge de la gestion administrative et financière des actions de formation, voyages et missions organisées au sein du Lycée Français Charles de Gaulle. Ainsi, il/elle est en charge du recensement des besoins de formation des personnels, de la préparation et de l’animation des commissions formation continue et de leur remontée à l’Institut Régional de Formation (Bruxelles), du suivi des inscriptions et de l’organisation logistique des stages.
Il/elle est aussi en charge des voyages scolaires : campagne annuelle, collecte et suivi des projets, préparation de la commission voyages scolaires puis, du suivi d’exécution des budgets, des réservations diverses et bilans financiers notamment.
Enfin, il/elle est en charge de la gestion des missions (IEN et formateurs en particulier, personnels) et des dossiers de déconcentration des voyages.

Missions spécifiques à la formation continue & missions :

• Accueil des personnels du LFCG et information sur leur accès à la formation continue
• Participation à l’élaboration des plans de formation locaux et régionaux (recueil des besoins des personnels, étude et validation avec la direction et les représentants du personnel du LFCG)
• Suivi et gestion des inscriptions des personnels (étude et validation des candidatures avec la direction et les représentants du personnel du LFCG)
• Relations avec les différents intervenants pour chacune des missions (Institut Régional de Formation - Bruxelles, IEN, autres établissements de la ZENOS, formateurs, direction du LCDG, équipe IT, restauration, hôtel partenaire, agence de voyages)
• Suivi et gestion logistique des stages (organisation des stages accueillis au LFCG ; organisation des déplacements pour les personnels participants à des formations dans les autres établissements de la zone) et appui des formateurs en poste au LFCG dans la mise en œuvre de leur calendrier de missions
• Achat des titres de transport auprès de l’agence de voyages et réservation des chambres d’hôtel
• Elaboration des documents administratifs et financiers en collaboration avec l’Institut Régional de Formation (ordres de mission, mémoires de frais, mémoires financiers)
• Utilisation de la plateforme de formation ATENA pour toutes les étapes du processus de formation continue, aide à la connexion et a l’utilisation pour les nouveaux personnels
• Gestion des demandes de formation individuelles (autorisation, inscription, facturation, mémoire de frais)
• Elaboration et suivi de tableaux de bords spécifiques aux actions de formation

Missions spécifiques aux voyages scolaires :

• Gestion des dossiers de voyages scolaires
• Suivi des budgets (dépenses et recettes) en lien avec le Directeur Administratif et Financier et son adjoint
• Réception et traitement des factures (DP) et facturation (recettes)
• Elaboration et présentation du bilan financier des voyages scolaires

Gestion des dépenses payées avant ordonnancement (DAO) :

• Saisie des écritures budgétaires relatives à l’ensemble des dépenses payées avant ordonnancement, avances sur menues dépenses, régies, …
• Préparation des données nécessaires à la clôture comptable (CCA, CAPAC, PCA, …)
• Maîtrise de l’outil informatique (logiciel Word, Excel, Internet, bases de données …)
• Expérience dans les missions confiées
• Rigueur, organisation, autonomie, flexibilité du temps de travail
• Bonne connaissance de la comptabilité
• Maîtrise de la langue anglaise indispensable
• Aptitude avérée au travail en équipe
• Connaissance du fonctionnement administratif et financier d’un établissement scolaire à l’étranger appréciée

Quotité hebdomadaire: 40h par semaine / 40 semaines par année (1600h par an)

Salaire brut mensuel et bénéfices:

• £2,796.24 à confirmer selon quotité brut par mois toutes primes incluses
• Contribution de l’employeur à une mutuelle privée
• 15% de contribution patronale à une caisse de retraite complémentaire
• 60 jours de vacances par an

Le Lycée s'engage à préserver et à promouvoir le bien-être des enfants et des jeunes et attend de tous ses personnels et bénévoles qu'ils partagent cet engagement. Tous les titulaires de poste sont soumis à une vérification DBS (Disclosure and Barring Service) avancé, procédure est prise en charge par le Lycée.De plus, toute personne ayant résidé en dehors du Royaume-Uni devra fournir un casier judiciaire de ses anciens pays de residence.Vous devrez, par ailleurs, fournir la preuve de votre droit de travailler au Royaume-Uni.