Admin & Automation Executive

Solid Company; Leicester; On-site; GBP 22,000 - 32,000; Full time

Job summary

Solid Company w Leicester poszukuje osoby do wsparcia administracyjnego w agencji marketingowej. Będziesz zarządzać codziennymi zadaniami administracyjnymi, obsługą inbox, onboardingiem klientów i aktualizacją systemów PM i wsparcia.

Do zadań należeć będzie prowadzenie czatu na żywo dla klientów, tworzenie i utrzymanie baz wiedzy, wsparcie zespołu marketingu oraz przygotowywanie raportów z analityki i kampanii. Wymagana dobra znajomość języka angielskiego i organizacja.

Qualifications

• Doświadczenie w administracji marketingowej w agencji.
• Silna znajomość języka angielskiego w piśmie.
• Umiejętność zarządzania wieloma klientami i terminami.

Responsibilities

• Zarządzanie codziennymi zadaniami administracyjnymi, skrzynką odbiorczą, harmonogramem, onboardingiem klientów i aktualizacją systemów PM i wsparcia.
• Prowadzenie czatu na żywo dla klientów, korzystając z baz wiedzy klienta.
• Budowa i utrzymanie baz wiedzy klientów oraz biblioteki odpowiedzi gotowych.
• Wspieranie zespołu marketingu w planowaniu treści, zarządzaniu mediami społecznościowymi, kampaniami i raportowaniem.
• Pisanie i korekta maili, raportów, propozycji, materiałów marketingowych.
• Przygotowywanie miesięcznych raportów dla klientów z analityki i platform marketingowych.
• Monitorowanie logów czasu i aktualizacji zadań oraz uzupełnianie brakujących informacji.
• Aktualizacja dokumentacji wewnętrznej, SOP i wiki zespołu.
• Dokumentowanie procesów administracyjnych i identyfikowanie powtarzających się czynności do automatyzacji.
• Tworzenie automatyzacji za pomocą Make, Zapier i asyst AI.
• Śledzenie zaoszczędzonego czasu dzięki automatyzacji i raportowanie postępów do zarządu.
• Wsparcie zespołu w różnorodnych obowiązkach administracyjnych.

Skills

Excellent English

Marketing background

Organisational skills

Google Workspace

Project management

Automation tools

AI tools

Live chat

SEO knowledge

Tools

Make

Zapier

Job description

Kogo poszukujemy?

• Manage the day-to-day admin of the agency, including inbox management, scheduling, client onboarding and keeping our project management and support systems up to date
• Operate live chat on behalf of a wide range of client businesses, using each client's knowledge base to respond accurately
• Build and maintain client knowledge bases, and manage a library of canned responses for each client
• Support the marketing team with content scheduling, social media admin, campaign set-up and client reporting
• Write and proofread client emails, reports, proposals, website copy and marketing materials to a high standard
• Prepare monthly client reports, pulling data from analytics and marketing platforms
• Monitor time logs and task updates across the team, and follow up where information is missing
• Keep internal documentation, SOPs and the team wiki up to date
• Document each admin process as you learn it, and identify repetitive steps that can be automated
• Build and maintain automations using tools such as Make, Zapier and AI assistants
• Track the time saved through automation and report on progress to management
• Assisting the team with various admin duties

• Excellent written English, with strong attention to spelling, grammar and tone
• A background in marketing, ideally within an agency
• Strong organisational skills and the ability to manage multiple clients and deadlines
• Confident using Google Workspace, project management tools and marketing platforms (e.g. Meta Business Suite, Google Analytics, Mailchimp)
• A logical, process-driven mindset, with the ability to spot work that is repeated and find a better way to do it
• Interest in, or experience with, automation tools (e.g. Make, Zapier) and AI tools such as ChatGPT or Claude
• Able to learn new software quickly
• Experience with live chat or customer support is a plus
• Understanding of SEO and content best practices