Workplace & Onboarding Specialist

Pennylane SAS; Paris; Hybrid; EUR 52,000 - 78,000; Full time

Job summary

Pennylane SAS, siège à Paris et forte culture remote-friendly, recrute un(e) People Experience Specialist. Vous serez référent opérationnel du périmètre: onboarding, HQ, sécurité et projets transverses, avec une forte dimension data et IA.

Vous travaillez en autonomie pour optimiser l'expérience des collaborateurs et l'efficacité des processus, en lien avec les équipes internationales et le management, dans un cadre hybride.

Qualifications

• Anglais professionnel exigé (B2/C1).
• 3 à 5 ans d'expérience en Workplace, Office Management ou Coordination RH dans un environnement structuré.
• Maîtrise des outils digitaux et IA pour analyser et optimiser les processus.

Responsibilities

• Piloter le fonctionnement quotidien du siège et assurer un cadre de travail performant.
• Contribuer à la sécurité et au dialogue social (CSSCT / CSE) et suivre le DUERP et les actions de prévention.
• Garantir une expérience d'accueil fluide et personnalisée lors des onboarding sur site et optimiser les processus logistiques.
• Porter les initiatives internes RH et Projets Transverses (RSE, IA) et suivre les espaces internationaux.

Skills

Anglais professionnel B2/C1

Office Management

Gestion de projets

Utilisation IA / digitalisation

Tools

Notion

Slack

Google Workspace

Workday

DigitEvent

Job description

Vous cherchez un environnement professionnel stimulant basé sur l'autonomie et la confiance?

Pennylane vous offre l'opportunité de grandir au sein d'une entreprise en pleine croissance.

Ici, votre expertise contribuera directement à aider les entrepreneurs à reprendre le contrôle de leurs finances. Découvrez un lieu où vos compétences seront valorisées et où vous pourrez façonner l'avenir de la gestion financière.

Notre vision

Notre ambition est de devenir le logiciel de pilotage financier préféré des PMEs européennes.

Nous aidons les entrepreneurs à se débarrasser des tâches chronophages liées à la comptabilité et à la finance, tout en leur donnant accès à des informations financières clés pour les aider à prendre les meilleures décisions pour leur entreprise.

Parallèlement, nous aidons les cabinets d'expertise-comptable, en leur permettant de passer moins de temps sur des tâches redondantes et répétitives, et plus de temps sur la partie conseil et accompagnement de leurs clients.

À propos de Pennylane

Pennylane est une des FinTech à la plus forte croissance en France, et souhaite bientôt adresser le marché européen.

En 6 ans d'existence, nous sommes parvenus à :

Nous positionner sur le marché comme un éditeur de solution de comptabilité et de gestion financière innovant

Lever un total de 400 millions d'euros, auprès d'investisseurs de renom, dont Sequoïa, le fonds phare de la Silicon Valley, connu pour avoir soutenu Google, Facebook, Airbnb, Stripe, Paypal et bien d'autres à leur début

Passer de 7 cofondateurs à une équipe de 1000 collaborateurs, avec une note moyenne de 4,9/5 sur Glassdoor et 94% des évaluateurs Glassdoor qui recommanderaient PL à leurs proches!

Construire une équipe internationale composée de collaborateurs issus de 25 pays différents, avec une culture du télétravail très flexible

Gagner la confiance de milliers d'utilisateurs et obtenir d'excellents retours

Déjà plus de 1 million de TPE/PME et plus de 8000 cabinets d’expertise-comptable utilisent Pennylane en France !

Pennylane poursuit son développement tout en maintenant un modèle remote-friendly fort. Notre siège à Paris est le point de ralliement de nos équipes (basées en Île-de-France, en région et à l'international) lors des onboardings et des rassemblements d'entreprise.

En tant que People Experience Specialist, tu es le/la référent(e) opérationnel(le) de ton périmètre. Centré(e) sur les besoins des équipes internes, tu analyses les problématiques de A à Z, optimises nos processus de manière structurée et pilotes en autonomie la qualité de vie au siège, le parcours d'intégration ainsi que les initiatives RSE et Hubs internationaux.

Tes objectifs et ton impact

• Pour les collaborateurs : Garantir une expérience d'intégration claire, fluide et personnalisée pour 50 à 90 arrivants par mois, tout en assurant au HQ un cadre de travail performant et accueillant.

• Pour l'équipe PeX & le Management : Piloter votre périmètre en autonomie, gérer les situations complexes avec pragmatisme et proposer des améliorations basées sur la donnée et les retours utilisateurs.

• Pour l'organisation : Améliorer continuellement nos méthodes de travail via la digitalisation et l'usage de l'IA, tout en participant à la vision future de nos besoins en terme de bureaux.

Tes missions au quotidien

1. Office, Workplace & HQ (30 %) : Piloter en autonomie le fonctionnement quotidien du siège parisien, garantir un cadre de travail performant et accueillant pour les équipes, et gérer la relation ainsi que la qualité de service des prestataires externes.

• Sécurité, Santé & Dialogue Social (CSSCT / CSE) (30 %): Tu sièges à la commission SSCT et travailles en étroite collaboration avec le CSE en tant que référent(e) interne pour le suivi du DUERP, l'élaboration du Papripact et la mise en œuvre des actions de prévention et de santé au travail.

• Onboarding & Parcours d'intégration (20 %) : Garantir une expérience d'accueil sur site claire, fluide et personnalisée pour chaque promotion de nouveaux arrivants, tout en optimisant continuellement les processus logistiques.

• Hubs Internationaux, RSE Sociale & Projets Transverses (20 %) : Auditer les espaces de co-working hors-HQ, porter les initiatives sociales et d'inclusivité au bureau (ED&I, accessibilité/handicap, QVCT), et faire évoluer nos méthodes de travail grâce à la digitalisation et l'usage de l'IA.

KPIs

• Satisfaction Onboarding : ≥ 90 % de satisfaction globale sur les 30 premiers jours d'intégration.

• Satisfaction HQ : Évaluation positive des collaborateurs sur l'environnement de travail et la vie au bureau à Paris.

• Fiabilité Opérationnelle : Conformité et exactitude dans la préparation logistique de l'accueil des nouveaux arrivants.

• Optimisation des Processus : Amélioration mesurable de l'efficacité opérationnelle sur les tâches administratives récurrentes.

Profil recherché

Compétences & Expérience

• Anglais professionnel (B2/C1) : Nécessaire pour échanger avec les équipes internationales et gérer les sujets liés aux Hubs européens.

• 3 à 5 ans d'expérience en Workplace, Office Management, Coordination RH ou Logistique/Événementiel dans un environnement structuré et dynamique.

• Gestion de projets et processus : Capacité démontrée à piloter des projets opérationnels, simplifier des flux de travail et structurer des actions concrètes.

• Usage des outils digitaux & IA : Aisance avec les outils informatiques récents (tableurs, SaaS) et utilisation pratique des outils d’IA générative pour l'analyse de données et la rédaction.

• Sens du service interne : Souci de la satisfaction des collaborateurs, posture réactive et orientation solution.

• Communication & Relationnel : Capacité à interagir efficacement avec des interlocuteurs variés (collaborateurs, directions, prestataires) et aisance à l'oral.

Compétences appréciées

• Expérience préalable dans le suivi de contrats et la relation avec des prestataires RH ou Workplace.

• Première sensibilité aux démarches RSE axées sur les volets sociaux : diversité et inclusion (ED&I), accessibilité/handicap et qualité de vie au travail (QVCT).

• Pratique fluide des outils SaaS modernes et collaboratifs (Notion, Slack, Google Workspace, Workday, DigitEvent).

Soft Skills & Posture

• Rigueur et organisation : Suivi méthodique des dossiers et gestion efficace des priorités.

• Autonomie et transparence : Capacité à travailler en autonomie, à rendre compte régulièrement et à partager des retours constructifs.

• Adaptabilité et esprit d'équipe : Flexibilité face aux imprévus, pragmatisme et volonté d'entraide au sein de l'équipe.

Données personnelles

Pennylane traite vos données pour gérer votre candidature et évaluer votre adéquation au poste. Si votre candidature n’aboutit pas, vos données peuvent être conservées 2 ans à compter de notre dernier échange ou de la clôture du recrutement afin de constituer & gérer un vivier de candidats. Vous pouvez vous opposer à tout moment et demander la suppression de vos données en écrivant à : Notre data policy Personal Data

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