Un assistant ou une assistante 57-25

cdg69; Île-de-France; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution régionale cherche un Adjoint administratif pour assurer le suivi des activités, gérer le calendrier des instances et organiser la logistique des déplacements. Le candidat doit maîtriser le pack office 365 et posséder des compétences en organisation et communication. Ce poste est un contrat à temps complet à pourvoir en Île-de-France.

Qualifications

• Excellente maîtrise du pack office 365.
• Capacité de reporting ainsi que d'organisation.
• Aisance à l'oral et à l'écrit.

Responsabilités

• Organiser et suivre l'activité des conseillers.
• Gérer le calendrier des instances.
• Organiser logistique des déplacements des commissions.

Connaissances

Maîtrise du pack office 365

Capacité de reporting

Organisation et anticipation

Écoute et expression claire

Travail en équipe

Qualités rédactionnelles

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet

Descriptif de l'emploi Le CESER est la deuxième assemblée régionale, il regroupe 190 représentants de désignés par le préfet de Région pour un mandat de 6 ans.

Le CESER est saisi régulièrement par le Conseil régional pour formuler un certain nombre d’«avis» sur ses principaux schémas d’orientation. Véritable laboratoire d’idées, il offre une voix et un visage à la société civile d’Île-de-France et alimente également le Conseil régional de ses propres réflexions prospectives et de ses propositions.

Sous l'autorité du secrétaire général, l’assistant ou l’assistante doit faire preuve de polyvalence afin d’assurer la suppléance sur l’ensemble des missions administrative et de gestion de l’équipe du secrétariat général du Ceser.

Missions / conditions d'exercice

MISSION 1 : Participer à l’organisation et suivi de l’activité des conseillers

• Préparer, mettre à jour et transmettre les mailing List des commissions aux chargé.es de mission en coordination avec les autres membres de l’équipe du secrétariat général
• Réserver les salles des commissions et demander l’appui d’un technicien informatique afin de s’assurer, avant et pendant la commission si nécessaire, des bonnes conditions techniques de la visioconférence
• Participer à l’alimentation des tableaux d’assiduité des conseillers aux différentes instances du Ceser
• Contribuer au suivi des inscriptions aux formations
• Archiver tous les documents dans les dossiers partagés avec l’ensemble de l’équipe

MISSION 2 : Contribuer à la gestion du calendrier des instances

• Alimenter et mettre à jour le calendrier partagé (Assemblée plénière, Bureau, réunions des vice-présidents du Ceser, réunion des présidents, commissions etc.) en coordination avec les autres membres de l’équipe du secrétariat général
• Lier les ordres du jour, les convocations et autres documents des différentes instances aux dates retenues en coordination avec les autres membres de l’équipe du secrétariat général
• Archiver tous les documents dans les dossiers partagés avec l’ensemble de l’équipe

MISSION 3 : Prendre part à l’organisation logistique des déplacements des commissions en binôme avec le ou la chargée de mission

• Créer un dossier numérique du déplacement.
• Suivre les inscriptions et préparation d’une feuille de présence.
• Relancer les conseillers.
• Être l’interlocuteur de l’organisme accueillant sur les aspects logistiques du déplacement (transmission de la liste des participants, réservation de parking sur site, détermination d’un point de rencontre, etc.).
• S’assurer de la disponibilité des supports nécessaires (chevalets, feuille de présence, trombinoscope, rapports etc.).
• Transmettre aux conseillers les informations nécessaires à leur déplacement.
• Assurer un reporting régulier au chargé de mission.

Profils recherchés

• Excellente maîtrise du pack office 365 (Word, Excel, Powerpoint, Teams, Outlook, Sharepoint).
• Capacité de reporting, d'organisation et d'anticipation.
• Écoute des interlocuteurs, expression claire, courtoisie face à tout type d’interlocuteurs.
• Aime travailler en équipe, souple, adaptable, a le sens du collectif.
• Connaissance de l’environnement administratif et institutionnel de la Région.
• Qualités rédactionnelles, aisance à l’oral.