Un assistant administratif ou assistante administrative Guichet Unique Evènementiel

Ville de Toulouse; Toulouse; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une ville dynamique recherche un assistant administratif pour rejoindre le service événementiel. Vous aurez pour rôle d'accueillir et d'accompagner les organisateurs d'évènements en gérant leurs demandes administratives. Ce poste exige des capacités d'organisation, de gestion du stress et de concentration, ainsi qu'une maîtrise des outils bureautiques. Un environnement de travail dynamique et des missions variées vous attendent.

Prestations

Statutaire + régime indemnitaire

Horaire fixe du lundi au vendredi

Qualifications

• Maitrise parfaite des outils bureautiques et collaboratifs.
• Capacité d'instruire administrativement des dossiers.
• Compétences en recherche et partage d'informations.

Responsabilités

• Accueil téléphonique et gestion des courriels des organisateurs.
• Traitement des demandes d'organisation d'évènements.
• Instruction des évènements de proximité.

Connaissances

Capacités organisationnelles

Gestion du stress

Capacité de concentration

Agilité au travail

Travail en équipe

Outils

MS 365

Outlook

Excel

Word

Teams

Description du poste

Un assistant administratif ou assistante administrative Guichet Unique Evènementiel

• Cadre d’emploi : adjoint administratif territorial

Placé au sein du service appui administratif et financier et dans le cadre de l'activité du Guichet Unique Evènementiel, vos missions principales sont les suivantes :

• Accueil téléphonique et gestion des courriels des organisateurs : informer, conseiller et accompagner les organisateurs dans leurs demandes
• Traitement des demandes d'organisation d'évènements téléversées et saisie des demandes transmises par mail, en assurer le suivi : vérification de la disponibilité des sites, demandes avis élus, prise en compte des modifications
• Instruction des évènements de proximité (vide-greniers, repas de rue, évènements des écoles publiques et privées, prêt de matériel)

Les contraintes du poste sont les suivantes :

• Traiter les demandes dans un délai de 3 jours après la déclaration (réceptionner, vérifier la disponibilité site/date, demander avis des élus)
• Finaliser l'instruction d'un évènement à minima 1 mois avant son déroulement pour permettre la délivrance des arrêtés municipaux inhérents et de l'autorisation d'occupation de l'espace public.
  

Vous maitrisez parfaitement les outils bureautiques (MS 365 : Outlook, Excel, Word) et outils collaboratifs (Teams), et êtes en capacité d’instruire administrativement des dossiers, de rechercher et partager l’information et d’accompagner les organisateurs/usagers.
Pour faire face au travail fragmenté (multiplicité des tâches et interruptions fréquentes), à la surcharge cognitive (plusieurs périodes chargées en déclarations et en évènements, contexte de changements d'outils et procédures) et aux aléas des évènements (dernière minute, modification, annulation), les qualités essentielles requises pour occuper ce poste sont les suivantes :

• capacité d’organisation et de priorisation : savoir structurer son activité et hiérarchiser ses tâches malgré les sollicitations multiples.
• gestion du stress : conserver son calme face aux contraintes.
• capacité de concentration : limiter l’impact des interruptions et éviter la dispersion.
• l'agilité au travail : intégrer rapidement de nouvelles informations.
• capacité à travailler en équipe : communiquer les informations et savoir interroger ses pairs pour fluidifier le travail en équipe.

Employeur

La Direction de l'Événementiel pilote, coordonne et accompagne plus de 2000 évènements sur le territoire toulousain chaque année. Ces évènements sont portés par la ville de Toulouse et Toulouse Métropole : évènements à rayonnement international et des évènements de proximité (fêtes de quartier, vide-greniers, kermesse..). Elle veille également à la mise en œuvre des dispositifs de sécurité et de sûreté.

Informations complémentaires

• Eléments de rémunération : Statutaire + régime indemnitaire
• Lieu de travail : Arche marengo - 31000 Toulouse
• Temps de travail : 38h10 hebdomadaire du lundi au vendredi
• + d'infos : Isabelle MARTIN, cheffe du Service d'Appui Administratif et Financier par mail [e-mail] ou tel [phone]