Stage Structuration et Gestion de l'Information et du Document

SETEC; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise d'ingénierie recherche un(e) stagiaire de fin d'études en finance durable et RSE pour réorganiser son serveur interne. Vous serez intégré(e) à la direction QPE-RSE et devrez analyser les besoins des parties prenantes et auditer les systèmes existants. Ce poste nécessite des compétences en gestion de l’information, une bonne connaissance des outils numériques comme MFiles et SharePoint, ainsi qu'une capacité à travailler en équipe. Des déplacements ponctuels en France sont possibles.

Qualifications

• Étudiant(e) en Master ou Licence professionnelle en Documentation, Gestion de l'information ou Systèmes d'information.
• Bonne connaissance des outils numériques et des systèmes de gestion documentaire.
• Capacité d'analyse, rigueur et sens de l'organisation.

Responsabilités

• Analyser les besoins des parties prenantes internes.
• Réaliser un audit des systèmes d'organisation de la documentation.
• Proposer une organisation logique et ergonomique des documents.

Connaissances

Connaissance des outils numériques

Capacité d'analyse et de synthèse

Rigueur

Bon relationnel

Maîtrise du Pack Office

Formation

Bac +5 ou Licence professionnelle en Documentation, Gestion de l'information, Systèmes d'information

Outils

MFiles

SharePoint

Description du poste

setec est un groupe d'ingénierie français, indépendant et pluridisciplinaire, reconnu pour la réalisation de projets complexes et innovants à travers le monde. Animés par l’esprit "Ingénieurs et Citoyens", passionnés par la technique, nos 4 000 collaboratrices et collaborateurs mobilisent chaque jour leurs compétences qu’ils mettent au service des clients et des projets.

En tant qu’ingénierie créée en 1972, setec international conçoit et suit les réalisations de projets de grande envergure dans le domaine des infrastructures de transport, au service des populations et des territoires. Notre culture, marquée par le collectif et la diversité nous permet d’accueillir aujourd’hui plus de 20 nationalités différentes et des profils mixtes. Nous comptons aujourd’hui près de 400 collaborateurs basés principalement sur cinq sites en France (Vitrolles, Paris, Bordeaux, Lyon et La Réunion).

Animés par la passion de nos métiers, nous avons à cœur la transmission de nos savoirs non seulement avec une politique de formation interne mais aussi en participant aux parcours académiques proposés par nos écoles partenaires.
Libres d’oser, nous pouvons créer nos trajectoires de carrière adaptées. Engagés à la fois pour le bien-être de nos collaborateurs et pour le respect de l’environnement, nous veillons à proposer un cadre de travail stimulant, bienveillant, équitable et éco-responsable.
Nous choisissons de redistribuer la valeur produite au bénéfice de nos collaborateurs.
Notre ouverture nous amène au-delà des frontières avec plus de la moitié de notre chiffre d’affaires réalisée à l’international.

Pour apporter des réponses aux transitions écologiques, sociétales et numériques en cours, nous avons élaboré, ensemble, notre plan stratégique en 2022 pour définir nos enjeux et notre plan d’actions à l'horizon 2026.
La première brique de ce projet d'entreprise a été l'écriture de notre raison d'être, rédigée à l'issue d'une démarche collective et collaborative impliquant l'ensemble de l'entreprise. Elle constitue un socle fédérateur et s'exprime en ces termes : Portés par notre esprit d’équipe, la diversité de nos compétences et le défi des grandes transitions, nous imaginons, expertises et concevons avec exigence des aménagements au service des populations et territoires.

Choisir setec international c’est participer à une aventure humaine, responsable pour des projets vertueux !

setec est engagée en faveur de la Diversité et de l’Inclusion. Nous recrutons et reconnaissons tous les talents.

Dans le cadre de l’amélioration continue de ses processus internes, setec international souhaite réorganiser son serveur interne pour améliorer l’accessibilité, la cohérence et la sécurité des informations. setec international recrute un.e stagiaire de fin d‘études, profil bac +5, orientation finance durable et RSE.

Integré.e à la direction QPE-RSE, le.la stagiaire travaillera en étroite collaboration avec le pôle numérique afin de structurer et harmoniser les référentiels documentaires.

Phase 1 : Analyse et diagnostic

• Analyser les besoins des parties prenantes internes (Direction générale, QSE-RSE, pôles métiers)
• Réaliser un audit des systèmes d’organisation de la documentation existants (cartographie, analyse des doublons, outils utilisés au sein des différents pôle)
• Réaliser un benchmark des pratiques dans le sector de l’ingénierie et du conseil
• Identifer les leviers l'organisation (organisation, SI, culture managériale)

Phase 2 : Recommandations et déploiement des actions

• Proposer une organisation logique et ergonomique des documents (classification, arborescence)
• Mettre en place des outils collaboratifs et des bonnes pratiques pour la gestion documentaire (via une GED ou un espace SharePoint)
• Harmoniser les formats et référentiels en lien avec les exigences QPE-RSE
• Accompagner les pôles dans la réorganisation des documents présents dans le serveur
• Former et accompagner les équipes à l’utilisation des nouveaux outils et au respect des procédures (présentations et supports de sensibilisations à concevoir)

• Étudiant.e en Master ou Licence professionnelle (Documentation, Gestion de l’information, Systèmes d’information)
• Bonne connaissance des outils numériques et des systèmes de gestion documentaire (GED type MFiles, SharePoint)
• Capacité d’analyse et de synthèse, rigueur et sens de l’organisation
• Bon relationnel, sens de l’écoute et aptitude à travailler en équipe
• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Déplacements ponctuels possibles, en France. En plus de son siège parisien, setec international a des sites à Vitrolles, Bordeaux, Lyon, Nantes).

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