Stage Assistant Chef de Projet

K.I.T Group France; Paris; Sur place; Confidentiel; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise d'événementiel située à Paris recherche un(e) stagiaire pour un stage de 6 mois à partir de février. Le/la stagiaire sera chargé(e) de la gestion des inscriptions pour les congrès, de la communication avec les participants et participera sur site aux événements. Des compétences en français et en anglais sont essentielles, ainsi qu'une bonne capacité rédactionnelle. L'environnement de travail est dynamique et orienté vers la RSE.

Qualifications

• Français et Anglais écrits et parlés couramment.
• Excellentes compétences rédactionnelles dans ces deux langues.
• Enthousiaste, dynamique, et adaptable.

Responsabilités

• Gestion des inscriptions individuelles et de groupe via notre logiciel REACT.
• Vérification quotidienne des nouvelles inscriptions.
• Communication avec les participants par e-mail et téléphone.
• Participation sur site aux événements, accueil des participants.

Connaissances

Français écrit et parlé

Anglais écrit et parlé

Compétences rédactionnelles

Dynamisme

Outils

Logiciel REACT

Description du poste

Organisateur professionnel de congrès depuis plus de 40 ans, K.I.T. Group est une entreprise dynamique et multiculturelle qui accompagne les associations et sociétés savantes dans l’organisation de leurs événements, en présentiel comme en digital.

Pour accompagner son activité et faire découvrir ses métiers, K.I.T. Group France accueille régulièrement des stagiaires souhaitant se former au domaine de l’événementiel et de l’organisation de congrès.

Nous sommes donc à la recherche d'un ou une stagiaire pour un stage de 6 mois à compter de février.

Vos missions

Les missions :

Le/La stagiaire sera rattaché(e) au sein du département Inscriptions et Hôtellerie. Ce dernier gère l’ensemble des interactions nécessaires à la prise de contact, à l’inscription, à la communication, à l’accréditation des participants à nos congrès. A l’heure où les données sont essentielles dans l’analyse, notre logiciel nous permet à la fois de veiller au respect de l’utilisation des données et à analyser les rapports statistiques dans une démarche d’amélioration continue des services au client.

Chaque participant doit être inscrit à nos événements qui comptent de 150 à 15 000 participants. Votre rôle consiste principalement à communiquer et aider les participants à travers les différents types de procédures d'inscription.

Poste et missions :

Rattaché(e) au(x) responsables inscriptions, vous aurez pour missions principales :

• Gestion des inscriptions individuelles et de groupe via notre logiciel REACT ;
• Vérification quotidienne des nouvelles inscriptions, gérer les nouvelles entrées ;
• Communication avec les participants (répondre aux e-mails et aux appels) ;
• Gestion des boîtes mails des différents projets (plusieurs boites et projets simultanément) ;
• Participation sur site aux évènements : accueil des participants, remise des badges, gestion des paiements, information générale.

En appui à l’hôtellerie, vous participerez à :

• L’aide à la préparation des documents opérationnels hôtellerie (briefs hôtels, listes rooming, tableaux de suivi)
• Mise en place de site internet pour la gestion hôtelière
• La gestion des demandes d’hébergement des participants, intervenants et partenaires (relances, confirmations)

Vos compétences

Votre Profil :

• Français et Anglais écrits et parlés couramment
• Excellentes compétences rédactionnelles dans ces deux langues
• Enthousiaste, dynamique, au sein d’un environnement de travail en constante évolution
• Vous souhaitez vous engager dans une entreprise qui place la démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) au cœur de son action

N'hésitez pas à nous soumettre votre candidature