Secrétaire - Service Santé au Travail F/H

CENTRE; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital de santé publique recherche un Secrétaire pour son Service Santé au Travail. Le candidat idéal devra gérer l'accueil, le secrétariat médico-administratif, et aider à la planification des visites médicales. Les compétences en communication et en organisation sont essentielles. Le poste est à Paris, avec un environnement de travail collaboratif. Des avantages tels que l'accès à des sports et le remboursement du transport sont offerts.

Prestations

Accès au self à tarif réduit

Remboursement du Pass Navigo à hauteur de 75%

Accès à des activités sportives gratuites

Qualifications

• Accueillir et orienter les agents avec écoute et discrétion.
• Maitriser la communication et les relations interpersonnelles.
• Organiser le secrétariat médico-administratif et la planification.
• Gérer les priorités et optimiser le planning de travail.

Responsabilités

• Prendre en charge le secrétariat médico-administratif.
• Accueillir physiquement et téléphoniquement les agents.
• Rédiger et envoyer des convocations aux visites médicales.
• Préparer et organiser les visites médicales.

Connaissances

Qualités relationnelles

Communication

Organisation

Rigueur

Esprit d'initiative

Formation

Titre professionnel d'assistant médico-administratif souhaitable

Outils

WORD

EXCEL

CHIMED

Description du poste

Secrétaire - Service Santé au Travail F/H

Description du poste

Métier

Coordination et administration paramédicale - Secrétariat médical - Assistanat médical

Intitulé du poste

Secrétaire - Service Santé au Travail F/H

Type de contrat

Titulaire ou CDD

Rémunération

Selon votre profil et les grilles de rémunération

Présentation du service

Santé au travail

L’équipe pluridisciplinaire de santé au travail est composée de 5 secteurs d’activités:

Le Service de Santé au Travail chargé de la prévention et du suivi de la santé des agents

Le PRESST (secteur de prévention des risques professionnels) chargé d’élaborer, de mettre en œuvre et de suivre une politique d’hygiène et sécurité commune aux trois sites

Le secteur Handicap chargé de l’insertion et du maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés

Le service social du personnel chargé de l’accompagnement social du personnel

MISSIONS PRINCIPALES ET PERMANENTES

• Prendre en charge le secrétariat médico-administratif, l’accueil et la planification de l’activité des médecins du travail en collaboration avec l’équipe pluridisciplinaire du service santé au travail
• Accueil physique et téléphonique du service. Recueil et transmissions des informations.
• Orientation des agents
• Conseil auprès des agents lors des démarches administratives (fiche de liaison, ouverture de dossiers) …
• Prise des rendez‑vous
• Création du dossier médical de l’agent sur CHIMED et mise à jour à chaque visite ou changement de situation de l’agent
• Organisation et préparation des visites médicales: visites d’embauche, statutaires, à la demande de l’agent…
• Rédaction et envoi des convocations aux visites médicales à l’agent
• Rédaction, saisie et mise en forme des courriers et autres documents administratifs
• Mise en forme du bilan d’activité annuel du service santé au travail
• Classement et archivage des dossiers et documents
• Organisation et planification des consultations
• Gestion des dossiers médicaux: transfert, prêt et fusion des dossiers médicaux
• Assistance auprès du médecin au cours de la visite médicale
• Tenue des agendas du médecin du travail (consultations, tiers temps, réunions)
• Information auprès des agents du déroulement de la visite médicale
• Préparation du dossier médical et des documents nécessaires à la visite médicale
• Transmission des fiches de liaison à la gestion du personnel
• Transmission d’informations au conseil médical
• En l’absence du médecin du travail et de façon coordonnée avec l’infirmier(e), orientation des agents selon les procédures en vigueur

Profil recherché

QUALITES ET COMPETENCES

• Accueillir, orienter les agents. Qualités relationnelles d'écoute : Sens de l'accueil
• Communiquer, s'adapter aux interlocuteurs, dans le respect du secret professionnel : discrétion, confidentialité, disponibilité
• Désamorcer les situations conflictuelles
• Organiser et gérer les priorités
• Adapter, optimiser le planning de travail, de rendez‑vous de visites
• Définir/adapter/utiliser un plan de classement et d'archivage
• Travailler en équipe
• Capacité de communication adaptée avec l'ensemble des acteurs hospitaliers : agents, médecins, représentants syndicaux…
• Sens de l'organisation, rigueur, méthode
• Esprit d'initiative, curiosité, respect des compétences de chacun

CONNAISSANCES REQUISES

• Communication et relations interpersonnelles
• Maitrise des logiciels de bureautique : WORD et EXCEL
• Maitrise du logiciel dédié CHIMED (formation assurée)
• Connaissances spécifiques à la santé du travail : Réglementation, risques professionnels, pathologies professionnelles, mesures de prévention collectives et individuelles (formation possible)
• Classement et archivage
• Connaissance de l'Institution et du fonctionnement interne du GH

DIPLOMES ET OUTILS

Titre professionnel d'assistant médico-administratif souhaitable

Horaires de travail

Quotité : 100% - 7h30 ou 7h36 - Amplitude horaire 8h45-17h00 - Week-end : non - Férié : non

Les avantages de l'AP-HP

• Accès au self au tarif le plus bas, ou, à défaut, de tickets restaurant dans les mêmes conditions que les professionnels éligibles
• Prise en charge du transport : remboursement du Pass Navigo à hauteur de 75 %
• Accès à la plateforme d’offres et de service Hoptisoins
• Espace de détente dédié au personnel «Bulle»: activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, pilâtes, boxe…), salle de repos en libre accès…

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

Ville

Hôpital Cochin - Port-Royal - Paris 14 (GHU Centre)

Service d'affectation

Service Santé au Travail

Entité de rattachement du publieur

Rejoignez le groupe hospitalo-universitaire AP-HP. Centre - Université Paris Cité.

Particulièrement bien desservi par les transports, il couvre le centre‑ouest de Paris et regroupe des hôpitaux emblématiques que sont l'hôpital Cochin – Port Royal, l'hôpital Necker‑Enfants malades, l'hôpital européen Georges‑Pompidou et l'Hôtel‑Dieu.

Il comprend également des hôpitaux largement reconnus sur les spécialités gériatriques, de réadaptation ou de psychiatrie, les hôpitaux Broca‑La Collégiale, Corentin‑Celton et Vaugirard‑Gabriel‑Pallez.

Le GHU abrite par ailleurs le siège du SAMU de Paris.

Nos hôpitaux offrent ainsi à tous les âges de la vie des prises en charge adaptée à toutes les pathologies, des plus simples aux plus complexes et abritent 99 centres de référence maladies rares.

Chaque année, nos 18 000 professionnels prennent en charge plus de 1 800 000 patients.

Rattachées à l'Université Paris Cité, les équipes proposent également une prise en charge de haut‑niveau à la pointe de l'innovation grâce à une très forte synergie entre les unités cliniques, les unités de recherche et nos plateaux techniques de pointe et un très fort engagement dans la la recherche clinique dans laquelle notre groupe hospitalo‑universitaire est un acteur majeur.

La dimension universitaire se traduit également par l'accueil de 1600 internes et étudiants hospitaliers et plus de 3200 étudiants paramédicaux chaque année.

Rejoignez‑nous, nous vous attendons !