Secrétaire Qualité F/H

Groupe Vyv; Dijon; Sur place; EUR 21 000 - 22 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle avantageuse

Titres-restaurant

1% logement

CSE actif

Résumé du poste

VYV 3 Bourgogne recherche un chargé/chargée administratif(ve) et qualité pour soutenir le service qualité dans ses activités quotidiennes. Vous assurerez la gestion documentaire, l’archivage, le suivi des actions et la rédaction des comptes rendus

Le poste implique le traitement d’informations sensibles, une connaissance bureautique avancée et une aptitude à travailler avec différents interlocuteurs du service.

Qualifications

• Formation ou expérience dans le domaine administratif ou du secrétariat, idéalement en établissement de santé.
• Maîtrise avancée de Word et Excel.
• Bonne aisance informatique et capacité à prendre rapidement en main de nouveaux logiciels.

Responsabilités

• Gérer la documentation et la qualité; diffusion et suivi des transmissions.
• Rédiger les comptes rendus et préparer les trames de rapports.
• Organiser les réunions: ordres du jour, convocations et logistique.
• Tenir à jour les affichages et supports d’enquêtes et de communication.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Discrétion

Polyvalence

Informatique avancée

Formation

Formation administrative ou secrétariat

Outils

Word

Excel

Description du poste

Description du poste et Missions

Description du poste et Missions

Vous intervenez notamment sur la gestion documentaire, le suivi des instances et réunions, les enquêtes qualité ainsi que la mise en forme et la diffusion des supports de communication.

Vos missions principales :

Gestion documentaire et qualité :

• Assurer la chaîne de gestion documentaire : diffusion, suivi des transmissions, relances, récupération des documents annotés et mise à jour.

• Préparer les documents pour validation avant leur intégration dans Blue Kango.

• Assurer l’archivage physique et numérique des documents selon les règles de conservation.

• Saisir les actions dans le logiciel qualité à la suite de leur définition et validation par les instances.

• Préparer les trames de rapports à partir des données fournies.

Instances, enquêtes et communication :

• Préparer les ordres du jour, convocations et éléments logistiques nécessaires aux réunions.

• Rédiger les comptes rendus de réunions.

• Réceptionner et trier les questionnaires de satisfaction.

• Créer et mettre en forme les supports liés aux enquêtes et questionnaires.

• Mettre en forme et diffuser les supports de communication du service : affiches, notes d’information...

• Tenir à jour les affichages réglementaires, notamment concernant les droits des patients et les résultats d’enquêtes.

Organisation du service :

• Organiser les agendas et contribuer à structurer les priorités du service.

• Apporter un soutien administratif quotidien au Responsable Qualité, à la Technicienne Qualité et aux différents interlocuteurs du service.

Contexte du poste

L’HAD VYV 3 Bourgogne est engagée dans un contexte de regroupement de deux structures réalisé en 2025, avec un travail d’harmonisation des pratiques et des processus en vue de la certification prévue en mai 2027.

• Vous intégrez un service qualité actif, au cœur de cette démarche d’harmonisation et de préparation à la certification.

• Vous travaillez en lien avec le Responsable Qualité, la Technicienne Qualité et les personnes ressources de l’établissement : responsables de secteur, référents qualité, pharmacien, etc.

• Vous participez au fonctionnement quotidien du service en apportant un soutien administratif concret et structurant.

• Une connaissance du domaine de la qualité en établissement de santé n’est pas nécessaire à la prise de poste.

Ce que nous vous offrons

• Un CDD de 6 mois à 80 ou 100%, à pourvoir dès que possible.

• Un environnement de travail permettant de développer vos compétences dans le domaine de la qualité et de la gestion documentaire.

• Une rémunération transparente :

  • entre 1 867€ et 1 955€ (selon profil et reprise d’ancienneté).

  • Des primes complémentaires : prime Ségur (240 € brut / mois), 13ème mois, prime vacances.

• Des avantages concrets : mutuelle avantageuse, titres-restaurant, accès au dispositif 1 % logement (aide à la recherche et à l’installation), CSE actif (chèques vacances, sorties, voyages, adhésions clubs, chèques cadeaux...).

Profil recherché

Ce poste est fait pour vous si…

• Vous aimez les missions administratives variées et le travail structuré.

• Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et appréciez apprendre de nouveaux logiciels.

• Vous savez vous organiser dans un environnement où les priorités peuvent évoluer.

• Vous appréciez travailler avec différents interlocuteurs et apporter un soutien concret à une équipe.

…mais il ne vous conviendra pas si :

• Vous recherchez un poste exclusivement centré sur une seule activité administrative.

• Vous n’aimez pas travailler sur plusieurs sujets en parallèle.

• Vous préférez un environnement avec des priorités et des tâches totalement figées.

Profil recherché

• Formation ou expérience dans le domaine administratif ou du secrétariat, idéalement en établissement de santé.

• Maîtrise avancée de Word et Excel.

• Bonne aisance informatique et capacité à prendre rapidement en main de nouveaux logiciels.

• Excellente maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe.

• Discrétion et bon relationnel.

• Rigueur, organisation et capacité à gérer des priorités évolutives.

Votre rigueur, votre aisance avec les outils bureautiques, votre sens du contact et votre capacité à vous organiser feront la différence.

Pourquoi nous rejoindre ?

En intégrant VYV 3 Bourgogne, vous rejoignez un acteur engagé de l’économie sociale et solidaire qui place l’humain et la qualité des accompagnements au cœur de son action.

Au sein de l’HAD, vous contribuerez directement au fonctionnement du service qualité et à la préparation d’une étape importante pour l’établissement avec la certification de mai 2027.

Vous souhaitez mettre vos compétences administratives au service d’une démarche qualité concrète et porteuse de sens ? Rejoignez-nous !

Profil recherché

Ce poste est fait pour vous si…

• Vous aimez les missions administratives variées et le travail structuré.

• Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et appréciez apprendre de nouveaux logiciels.

• Vous savez vous organiser dans un environnement où les priorités peuvent évoluer.

• Vous appréciez travailler avec différents interlocuteurs et apporter un soutien concret à une équipe.

…mais il ne vous conviendra pas si :

• Vous recherchez un poste exclusivement centré sur une seule activité administrative.

• Vous n’aimez pas travailler sur plusieurs sujets en parallèle.

• Vous préférez un environnement avec des priorités et des tâches totalement figées.

Profil recherché

• Formation ou expérience dans le domaine administratif ou du secrétariat, idéalement en établissement de santé.

• Maîtrise avancée de Word et Excel.

• Bonne aisance informatique et capacité à prendre rapidement en main de nouveaux logiciels.

• Excellente maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe.

• Discrétion et bon relationnel.

• Rigueur, organisation et capacité à gérer des priorités évolutives.

Votre rigueur, votre aisance avec les outils bureautiques, votre sens du contact et votre capacité à vous organiser feront la différence.

Pourquoi nous rejoindre ?

En intégrant VYV 3 Bourgogne, vous rejoignez un acteur engagé de l’économie sociale et solidaire qui place l’humain et la qualité des accompagnements au cœur de son action.

Au sein de l’HAD, vous contribuerez directement au fonctionnement du service qualité et à la préparation d’une étape importante pour l’établissement avec la certification de mai 2027.

Vous souhaitez mettre vos compétences administratives au service d’une démarche qualité concrète et porteuse de sens ? Rejoignez-nous !