Secrétaire (H/F)

CACEL; Porto-Vecchio; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une association à Porto-Vecchio recherche un(e) secrétaire H/F pour gérer l'accueil, le secrétariat et participer à l'organisation d'événements. Le candidat idéal possède un Bac à Bac+2 en secrétariat et a une expérience en milieu associatif. Ce poste en CDD de 8 mois exige une présence lors d'événements le soir et le week-end.

Qualifications

• Expérience similaire ou en milieu associatif/culturel souhaitée.
• Sens de l'accueil et de la communication.
• Rigueur, autonomie, et sens de l'organisation.

Responsabilités

• Accueillir le public et gérer les demandes d'information.
• Assurer la gestion des inscriptions et des paiements.
• Participer à l'organisation des événements scolaires.

Connaissances

Accueil du public

Gestion administrative

Utilisation d'outils bureautiques

Communication

Formation

Bac à Bac+2 en secrétariat, gestion ou communication

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Au sein d'une association située à Porto-Vecchio, vous interviendrez en qualité de secrétaire H/F sous la responsabilité de la direction et du Président de l'association.

Missions principales

• Accueil et secrétariat général:
  • Accueillir le public (élèves, parents, professeurs, visiteurs) physiquement et par téléphone
  • Répondre aux demandes d'information sur les activités de l'école
  • Gérer les emails, le courrier entrant et sortant
  • Réaliser diverses tâches administratives : classement, archivage, mise à jour de documents…
• Gestion des inscriptions:
  • Accueillir et accompagner les familles pour les inscriptions/réinscriptions
  • Saisir et actualiser les données dans le logiciel de gestion
  • Suivre les dossiers administratifs des élèves (documents, paiements, attestations…)
  • Suivi des paiements
• Appui à l'organisation des événements:
  • Être présente sur les événements de l'école (concerts, auditions, spectacles, portes ouvertes.)
  • Aider à la préparation logistique : matériel, salles, signalétique, encadrement des enfants, accueil du public…
  • Participer activement au bon déroulement et au rangement post-événement
• Communication:
  • Relayer les informations auprès des familles et partenaires (affichages, mails, réseaux sociaux selon le profil)
  • Participer à la création ou la mise en page de documents de communication (affiches, programmes…)
  • Rédaction de courrier et dossier

Profil recherché

• Formation : Bac à Bac+2 en secrétariat, gestion ou communication
• Expérience : Expérience similaire ou en milieu associatif/culturel souhaitée
• Qualités requises:
  • Sens de l'accueil et de la communication
  • Rigueur, autonomie et sens de l'organisation, ponctualité
  • Polyvalence, réactivité, esprit d'équipe
  • Disponibilité pour les événements en soirée ou week-end
  • Discrétion et respect de la confidentialité
• Compétences techniques:
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
  • Aisance avec les outils numériques (gestion, communication)
  • La connaissance du milieu artistique (musique/danse) est un plus
• Conditions de travail:
  • Contrat à Durée Déterminée (CDD) jusqu'au 30 juin renouvelable
  • Temps plein – 35h par semaine
  • Horaires : du mardi au vendredi 14h30 à 21h, le samedi 8h30 à 17h30 – Présence requise sur les événements de l'école (en soirée et week-ends)

Type de contrat et salaire

• Type de contrat : CDD – 8 mois
• Durée du travail : 35H/semaine – Travail en journée
• Salaire brut mensuel : 1802.00 Euros sur 12 mois

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Enseignement culturel

Poste à pourvoir

Poste à pourvoir au plus tôt jusqu'au 30 juin 2026 avec possibilité de renouvellement. Travail au sein d'une équipe dynamique et investie dans un environnement artistique et culturel stimulant.

Profil souhaité

• 2 An(s) – Sur le même type de poste (expérience indispensable)

Expérience

• 2 An(s) – Sur le même type de poste (expérience indispensable)

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Classer des documents
• Gestion administrative du courrier
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Savoir‑être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Avoir le sens du service