Secrétaire Générale / Office Manager

Atom; Asnières-sur-Seine; Sur place; Confidentiel; Plein temps

Résumé du poste

Une conciergerie en pleine croissance recrute un(e) Secrétaire Générale / Office Manager pour gérer et structurer l'organisation. Dans un rôle central, vous coordonnerez les opérations, l'administration, et aurez des responsabilités clés dans la facturation et le support direct aux fondateurs. Votre maîtrise de l'anglais et votre expérience en conciergerie sont indispensables pour réussir. Ce poste offre une opportunité de développement au sein d'une entreprise dynamique en pleine expansion.

Prestations

Formation initiale aux outils internes

Accès aux plateformes professionnelles

Téléphone et ordinateur fournis

Participation au développement de l’entreprise

Qualifications

• Expérience de 3 à 5 ans en tant qu'office manager ou gestionnaire de conciergerie.
• Expérience souhaitée en conciergerie ou location saisonnière.
• Aise à structurer et organiser une jeune entreprise.

Responsabilités

• Coordonner les opérations administratives et de facturation.
• Gérer les réservations et l'optimisation des ménages.
• Mettre en place la structure organisationnelle interne.

Connaissances

Maîtrise de l’anglais écrit et oral

Organisation et gestion des priorités

Aisance sur outils digitaux

Capacité à gérer plusieurs sujets

Compréhension de la location courte durée

Outils

Lodgify

Turno

Google Workspace

Description du poste

Nous sommes une conciergerie en pleine croissance, spécialisée dans la gestion d’appartements en location courte durée.

Nous recherchons une Secrétaire Générale / Office Manager capable de gérer le quotidien et de structurer l’organisation future.

Le poste est central : coordination des opérations, administration, outils, process, facturation et support direct aux fondateurs.

L'objectif : mettre en place une gestion fiable et scalable.

Vos missions

Opérations – Lodgify

• Vérifier les réservations et formulaires d’invités.
• Gérer les arrivées / départs et optimiser la planification des ménages.
• Répondre aux commentaires et messages voyageurs.
• Gérer les réservations en direct (devis, paiements, modifications).

Gestion des ménages – Turno

• Vérifier qu’un agent est assigné à chaque ménage.
• Suivre confirmations, absences et urgences.

Linge & logistique

• Programmer réassorts, enlèvements et préparation des lits (France Linge / Loftely).
• Suivre la cohérence planning vs séjours.

Stock et inventaire

• Suivre consommables, produits d’entretien, vaisselle et linge.
• Mettre à jour les inventaires par appartement.
• Déclencher les commandes.

Facturation

• Facturation mensuelle des propriétaires.
• Factures voyageurs.
• Suivi des dépenses par appartement pour refacturation.

Administration

• Rédaction des contrats propriétaires.
• Création des guides d’arrivée (Gamma).
• Mise à jour des affiches dans les appartements.
• Gestion des accès (Tuya / Igloohome).
• Analyses Airdna pour prospection propriétaires.

Structuration interne

• Créer et formaliser les process.
• Mettre en place la base de connaissances interne.
• Mettre en place les tableaux de suivi et reporting.
• Préparer l’arrivée future d’une équipe (définition des besoins, fiches de poste).

Vos compétences

Compétences

• Maîtrise obligatoire de l’anglais écrit et oral.
• Très bonne organisation et gestion des priorités.
• Aisance sur outils digitaux : Lodgify, Turno, Google Workspace, plateformes d’accès.
• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.
• Compréhension du fonctionnement de la location courte durée.

Expérience

• 3 à 5 ans sur un poste structurant : office manager, gestionnaire conciergerie, assistante de direction.
• Expérience en conciergerie ou location saisonnière fortement appréciée.
• À l’aise pour créer et structurer une organisation encore jeune.

Qualités

• Rigueur, autonomie, fiabilité.
• Esprit solution et adaptabilité.
• Excellente communication écrite.
• Sens du service et du détail.

Avantages

Formation initiale aux outils internes.

Accès aux plateformes professionnelles (Lodgify, Turno, Airdna, Tuya, Igloohome).

Téléphone, ordinateur, outils de travail fournis.

Participation directe au développement de l’entreprise.

Ce poste s’adresse à une personne capable d’être opérationnelle dès le départ, tout en construisant l’organisation qui accompagnera notre croissance.

Si tu souhaites prendre un rôle clé, structurer, organiser et avoir un impact direct sur le développement d’une conciergerie ambitieuse, ce poste est fait pour toi.