Secrétaire de Formation (H/F)

AFEPT; Marmande; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une entreprise de formation continue recherche un secrétaire de formation à temps partiel pour assurer le bon fonctionnement administratif des actions de formation. Le candidat idéal doit avoir au moins un Bac avec 2 ans d'expérience. Ce poste propose un salaire brut de 1900 à 1993 euros par mois, avec une prise de poste prévue le 5 janvier 2026. Les candidats doivent être rigoureux, empathiques et avoir un bon esprit d'équipe.

Prestations

Complémentaire santé

CSE

Qualifications

• Experience minimum de 2 ans requise.
• Bac ou équivalent demandé.

Responsabilités

• Assurer le fonctionnement administratif pédagogique.
• Compléter les outils de suivi et reporting internes.
• Assurer la communication auprès des partenaires.
• Préparer les éléments nécessaires aux suivis et bilans.
• Apporter des services aux apprenants.

Formation

Bac ou BAC Professionnel

Bac+2 ou équivalents

Description du poste

Offre n° 201MKWP
Secrétaire de Formation (H/F)

L'AFEPT recherche un.e Secrétaire de Formation. Le poste est à pourvoir au plus tôt et sera basé dans le Lot-et-Garonne (47). Sous la responsabilité hiérarchique du responsable de Pôle, le/la secrétaire de formation aura pour rôle principal d'assurer le fonctionnement administratif pédagogique de l'action de formation de l'AFEPT en liaison avec toutes les personnes concernées : stagiaires, équipe pédagogique, services centraux, partenaires, commanditaires ou personnes externes à l'établissement.

Vos missions :

• Réguler le bon fonctionnement des actions et apporter un support administratif : accueil physique et téléphonique, délivrer les informations nécessaires ou réorienter vers les personnes concernées.
• Compléter les outils de suivi et le reporting internes (SCFORM, systèmes d'informations dédiés au dispositif).
• Assurer une bonne communication auprès des partenaires et veiller à la complétude régulière des tableaux de bord de suivi des actions et des parcours.
• Effectuer un rapprochement entre les éléments de justification (émargements, livrables) et les données saisies dans les outils, puis transmettre les états de réalisation dans les systèmes d'information des partenaires (EOS, KAIROS, AROFE, PREST@PPLI, ROMEO, CERES, EDENRED, etc.).
• Assurer la validation des temps de formation stagiaires.
• Préparer, en lien avec le coordonnateur et l'équipe de formateurs, les éléments nécessaires aux suivis, bilans et/ou à la facturation des actions.
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs en vigueur.
• Apporter des services aux apprenants : gestion des prescriptions, centralisation des émargements et motifs d'absences, constitution du dossier de prise en charge et/ou de rémunération, remontées d'information dans les délais pour le traitement de la rémunération, réponse aux sollicitations des stagiaires sur les questions de rémunération et des services annexes.
• Assurer la circulation de l'information et la qualité des suivis administratifs des stagiaires : transmission des éléments contractuels, commandes de tickets service, renseignement des usagers sur le fonctionnement des dispositifs, prise de messages et transmission à l'équipe, audits/contrôles des commanditaires en lien avec les partenaires.
• Dans le cadre du système qualité, contacter les apprenants et traiter les retours pour un suivi post-formation.

Profil

Minimum Bac ou BAC Professionnel en apprentissage

Expérience minimum de 2 ans requise (même en apprentissage).

Contrat CDD à temps partiel de 28h/semaine (lundi, mardi, jeudi et vendredi). Prise de poste le 05 janvier 2026.

Salaire

• Salaire brut : mensuel de 1900,00 Euros à 1993,00 Euros sur 12 mois
• Complémentaire santé
• CSE

Déplacements : Jamais

Profil souhaité

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Cette formation est indispensable

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Employeur

20 à 49 salariés

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