Secrétaire de Direction H/F

Centre hospitalier Gérard Marchant; Toulouse; Sur place; EUR 19 000 - 23 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restaurant du personnel sur place

Aides CGOS et prestations sociales

Remboursement partiel des frais de TIS

Résumé du poste

Le Centre Hospitalier Gérard Marchant à Toulouse recrute une secrétaire de Direction affectée à la Direction générale, poste mutualisé entre les affaires générales et les parcours-opérations.

Vous assurerez l’accueil, la gestion des agendas, le courrier et la rédaction de comptes rendus, en veillant à la confidentialité et à la bonne circulation de l’information au sein de l’établissement.

Qualifications

• Diplôme de niveau III minimum (Bac + 2), idéalement en secrétariat et gestion administrative.
• Expérience nécessaire dans un contexte hospitalier ou médico-social.
• Connaissance du fonctionnement interne d’un hôpital et de l’environnement sanitaire.
• Rigueur, discrétion et capacité à prioriser les tâches.
• Bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles.
• Maîtrise des outils informatiques courants.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique
• Gestion des agendas du directeur adjoint des affaires générales et parcours/opérations
• Gestion du courrier
• Gestion documentaire : classement, diffusion et archivage
• Préparation des rapports et supports de présentation
• Organisation de réunions, réservation de salles et rédaction de comptes rendus
• Appui aux procédures de gestion des projets
• Rédaction et diffusion des comptes rendus
• Suivi des dossiers pour les deux directeurs adjoints
• Courriers administratifs

Connaissances

Bac+2

Rigueur

Discrétion

Organisation

Gestion des priorités

Qualités rédactionnelles

Qualités relationnelles

Maîtrise informatique

Formation

Bac+2

Description du poste

À propos de nous

Au sein du département de la Haute-Garonne, territoire en constante évolution démographique, le CH Gérard Marchant se présente comme l’établissement de référence dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. En ce sens, ses équipes participent chaque jour au rétablissement des personnes grâce à une prise en charge continue et de qualité au sein d’un réseau de centres de soins à Toulouse et en Haute-Garonne.

Membre de la Communauté Psychiatrique de Territoire et du Groupement Hospitalier de Territoire de la Haute-Garonne et du Tarn Ouest, son organisation en secteurs s’articule en lien avec d’autres établissements. Pour la psychiatrie adulte, il existe 8 secteurs partagés entre le CH Gérard Marchant (7) et le CHU de Toulouse (1). Pour la psychiatrie enfants et adolescents, 3 secteurs sont portés par le CH Gérard Marchant, le CHU de Toulouse et l’association ARSEAA. Le CH Gérard Marchant détient donc une réelle responsabilité populationnelle pour laquelle il a su trouver une organisation lui permettant de cibler l’ensemble de la population, du plus jeune au plus âgé et de prendre en charge des publics vulnérables, tels que les détenus, les étudiants et les personnes en situation de handicap. Il prend en charge plus de 11 500 patients en ambulatoire et plus de 1 950 en hospitalisation par an. Sa capacité d’accueil étant de 605 lits et places. Il se compose à ce jour de 7 pôles médicaux et de 6 directions fonctionnelles représentant plus de 1 500 agents au service de la santé mentale et animés par une vision humaniste de la psychiatrie. Les opportunités professionnelles qu’il propose sont nombreuses et variées. Nous rejoindre c’est participer au développement de projets innovants, favoriser les liens avec la cité, dé-stigmatiser la psychiatrie et améliorer la qualité de l’offre de soins.

Mission

Le CH Gérard Marchant de TOULOUSE recrute un(e) secrétaire de Direction affectée à la Direction générale. Ce poste est mutualisé entre la direction des affaires générales et la direction des parcours-opérations.

Missions

La secrétaire de direction organise le traitement et la circulation de l’information, des documents dans les domaines d’intervention de la direction générale.

• Accueil physique et téléphonique
• Gestion des agendas du directeur adjoint des affaires générales et parcours/opérations,
• Gestion du courrier,
• Gestion documentaire : classement, diffusion et archivage des documents,
• Préparation des rapports, documents et supports de présentation,
• Organisation de réunions, réservation de salles, rédaction de comptes rendus.
• Appui de la nouvelle procédure de gestion des projets,
• Préparation des réunions, prise de note et rédaction des comptes rendus, diffusion des CR.
• Suivi des dossiers pour les deux directeurs adjoints,
• Courriers administratifs,

Compétences Et Qualités Requises

• Diplôme de niveau III minimum (Bac + 2), idéalement en secrétariat et gestion administrative,
• Expérience nécessaire
• Connaissance de l’environnement sanitaire, social et médico-social,
• Connaissance du fonctionnement interne d’un hôpital
• Rigueur, discrétion, organisation, gestion des priorités
• Qualités rédactionnelles
• Qualités relationnelles et de communication
• Maitre des outils informatiques.

Modalités De Recrutement

• Grade d’adjoint administratif.
• CDD de 6 mois renouvelable, éligible CDI
• Temps de travail : 100% (37h30 par semaine)
• Lieu d’exercice : Centre Hospitalier Gérard Marchant (134, Route d’Espagne)
• Rémunération selon grille de la fonction publique hospitalière.
• Prise en charge de 75% des frais des abonnements Tisséo, Sncf et VélÔToulouse.
• CGOS (CE) : prestations sociales, aides remboursables logement, CESU, chèques vacances, voyages, chèques culture.
• Restaurant du personnel sur place (Cuisine centrale).
• Congés annuels : 25 CA + 3 CA soumis à conditions et RTT (entre 14 & 19 jours selon la catégorie professionnelle).
• Dispositif d’accompagnement personnalisé à l’installation pour les nouveaux arrivants sur la région toulousaine (logement, démarches administratives, intégration professionnelle et familiale et découverte de la nouvelle ville).

https://www.ch-marchant.fr/web/Gerard_Marchant/214-travailler-au-chgm.php Référence de l'offre : axu1nbzdpi