Secrétaire de Direction F/H

Fondation de l'Armée du Salut; Reims; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation caritative recherche un(e) Secrétaire de Direction pour son pôle administratif. Au sein d'un environnement bienveillant, vous gérerez des dossiers de recrutement, organiserez des formations et accueillerez de nouveaux salariés. Vous devrez être rigoureux, organisé et savoir communiquer efficacement. Ce poste est idéal pour ceux qui apprécient un travail en équipe tout en prenant des initiatives. Le contrat est un CDD avec des horaires flexibles.

Prestations

Environnement bienveillant

Possibilité de formation et de développement

Aventure humaine et professionnelle passionnante

Qualifications

• Capacité à gérer rapidement les priorités d'un environnement dynamique.
• Compétences en gestion des dossiers et en organisation.
• Bonne maîtrise du Pack Office.

Responsabilités

• Gestion des dossiers de recrutement, planification des entretiens.
• Accueil des nouveaux salariés et gestion de leurs dossiers.
• Organisation de réunions et de formations.
• Gestion des congés et des absences.
• Traitement de la correspondance et collaboration avec d'autres pôles.

Connaissances

Capacité d’écoute

Discrétion

Rigueur

Organisation

Communication adaptée

Utilisation de l’outil informatique (Pack Office)

Prise d'initiative

Formation

Titulaire d’un BTS, Bac +2

Description du poste

Dans le cadre d'un remplacement arrêt maladie, Le Nouvel Horizon vous propose de rejoindre son pôle administratif en qualité de Secrétaire de Direction en Contrat à Durée Déterminée.

PERMIS B exigé

Gestion des dossiers de recrutement

• Création de dossiers papiers et numériques
• Planification des entretiens d’embauche
• Enregistrement des comptes-rendus

Accueil des nouveaux salariés

• Création du compte intranet
• Prise de rendez-vous à la médecine du travail
• Rédiger les mails pour annoncer l'arrivée du nouveau salarié
• Mettre à jour les tableaux de bord
• Gérer les dossiers d’adhésion mutuelle et de la prévoyance
• Remettre les clefs et/ou téléphone

Organisation de la réunion annuelle d’expression des salariés

• Planification, convocations, suivi des participants
• Diffusion auprès des salariés après réponse de la Direction

Gestion des congés et des absences

• Affichage des congés d’été, diffusion des informations

Organisation des formations

• Réservation des billets de train et hôtel
• Lien avec les aides comptables par suite des confirmations de paiement
• Gestion des tableaux de suivi en lien avec la secrétaire et la RRH
• Distribution des attestations de réalisation

Baux glissants

• Centraliser les dossiers
• Élaborer les contrats de sous-location, rédiger les avenants
• Faire les attestations lors de la remise des clefs
• Créer les conventions tripartites

Gestion des heures de délégations

• Centralisation des fiches, enregistrement, gestion et contrôle sur tableau de suivi
• Archivage

Coordination des réunions CSE/ GRAND CVS

• Convocations, liste d'émargement, préparation des éléments pour la Direction

Organisation des déplacements des membres de la Direction

Gestion de l’agenda de la Directrice

Notes de service et d’information

• Rédaction et mise en forme, affichage, diffusion auprès des salariés
• Tri et réactualisation de toutes les notes de service

Élaboration et gestion de questionnaires satisfaction personnes accompagnées

Organisation des entretiens annuels et professionnels

• Programmation en lien avec les membres de la Direction, convocations, gestion et suivi

Par ailleurs le descriptif de la fonction peut être modifié par la Directrice de l’Établissement si nécessaire, avec notification écrite, tout en respectant l'essence de la fonction et la qualification.

Autres activités

• Traitement de diverses commandes de la Direction
• Gestion du courrier, boîte mail générique
• Collaboration avec les autres pôles et les partenaires extérieurs

Horaire de travail : du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 13h à 17h

Rémunération suivant convention NEXEM - CHRS

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Profil Recherché

• Capacité d’écoute
• Discrétion en toute circonstance
• Rigueur et organisation
• Communication adaptée en fonction de l’interlocuteur
• Utilisation de l’outil informatique (Pack Office)
• Prise d'initiative
• Diplôme : Titulaire d’un BTS, Bac +2

Ces compétences sont votre plus grande force ? Alors ce poste est fait pour vous !

Difficultés et contraintes du poste

• Intégrer les priorités du service et les sollicitations des supérieurs hiérarchiques
• Respecter les procédures mises en place dans l’établissement

Ce Que Nous Vous Offrons

• Travailler dans un environnement bienveillant et solidaire
• Faire partie d'une aventure humaine et professionnelle passionnante
• Possibilité de formation et de développement

Prêt(e) à relever le challenge ! Nous vous attendons.